Để đạt được mục tiêu trong công việc, bạn cần phải thực hiện công việc mỗi ngày một cách năng suất nhất. Nếu bạn đang có thái độ trì hoãn làm ảnh hưởng đến tiến độ thì hãy tham khảo những bí quyết nâng cao hiệu suất công việc mà Box.edu chia sẻ dưới đây để làm việc hiệu quả hơn.
👉 Xem thêm: 8 Cách sắp xếp công việc hiệu quả giúp bạn gia tăng hiệu suất
👉 Xem thêm: 15 Phần mềm nhắc nhở công việc hữu ích nhất năm 2022
Mục lục bài viết
Hiệu suất công việc là gì?
Hiệu suất công việc là khái niệm được dùng để đánh giá hiệu quả công việc trong ngày, tuần, tháng hoặc năm. Hiệu suất có thể được đánh giá dựa trên KPI, khối lượng và thời gian hoàn thành công việc.
Hiệu suất công việc là gì?
Bí quyết nâng cao hiệu suất công việc
Lên kế hoạch làm việc khoa học
Muốn làm việc hiệu quả và đạt năng suất cao, việc đầu tiên và quan trọng nhất là bạn phải lên kế hoạch cho những việc cần làm trong một ngày. Nếu có thời gian, bạn có thể lên kế hoạch theo tuần, quý và năm. Sau cùng là xác định những mục tiêu dài hạn mà bạn muốn đạt được trong sự nghiệp của mình.
Với cách lên kế hoạch làm việc khoa học, bạn có thể chia nhỏ khối lượng công việc của mình, xác định những nhiệm vụ quan trọng ưu tiên cần làm trước và dự kiến về khoảng thời gian hoàn thành nó. Như vậy sẽ giúp bạn đạt được năng suất tối đã và xử lý các công việc liên quan một cách dễ dàng.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Bí quyết để nâng cao hiệu suất công việc là sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên. Tâm lý chung của nhiều người là việc dễ làm trước, còn việc khó giải quyết sau. Tuy nhiên, người thành công luôn biết tập trung vào những công việc mang lại cho họ giá trị cao nhất. Do vậy, chúng luôn được ưu tiên hàng đầu.
Tùy theo thứ tự ưu tiên công việc và mức độ quan trọng, bạn có thể phân chia thành 4 cấp độ như sau:
- Khẩn cấp và quan trọng: Đây là những công việc cần hoàn thành đầu tiên vì chúng mang tính cấp thiết.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Sắp xếp trước thời gian cho những công việc này để chuẩn bị thực hiện chúng.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Có thể giao cho cho người khác
- Không khẩn cấp và không quan trọng: Loại bỏ ra khỏi danh sách công việc của bạn để tránh gây phiền nhiễu hoặc ảnh hưởng đến công việc khác.
Với cách phân chia như vậy, bạn có thể phân bổ thời gian phù hợp cho những công việc cần mức độ ưu tiên cao hơn so với những công việc có mức độ ưu tiên thấp. Bạn luôn là người chủ động và có quyền tự do lựa chọn. Vì vậy, hãy quyết định thực hiện các công việc theo mức độ khác nhau một cách thông minh để nâng cao hiệu suất làm việc của mình nhé!
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Quyết đoán và hành động nhanh chóng
Sự trì hoãn chính là kẻ thù lớn nhất của thời gian. Vì thế hãy nỗ lực và quyết đoán trong công việc. Bởi bất cứ sự chần chừ và trì hoãn nào cũng sẽ đánh cắp đi thời gian quý báu và cơ hội ngay trước mắt bạn. Chính vì thế, hãy loại bỏ suy nghĩ “để ngày mai làm cũng được” ra khỏi đầu của bạn. Nếu công việc không được giải quyết kịp thời, bạn có thể bị quá tải vào những ngày hôm sau.
Do vậy, sự quyết đoán và thực hiện công việc một cách nhanh chóng sẽ giúp bạn làm thiểu thời gian chết và nâng cao hiệu suất làm việc của mình.
Không để bản thân dễ bị chi phối bởi những người xung quanh
Bí quyết nâng cao hiệu suất công việc là không để bản thân dễ bị chi phối bởi những yếu tố xung quanh, đặc biệt là công người. Bởi khi bị chi phối từ những yếu tố bên ngoài, bạn sẽ không thể tập trung và làm việc một cách hiệu quả.
Hãy thử tưởng tượng xem, trung bình mỗi ngày bạn có 8-10 tiếng để làm thế. Thế nhưng thật là lãng phí thời gian nếu cứ 5 phút bạn lại quay sang nói chuyện với đồng nghiệp của mình hoặc dùng Internet để lướt Facebook, zalo.
Những người thành công là những người luôn biết tận dụng thời gian mọi lúc mọi nơi. Và họ hạn chế buôn dưa lê trong giờ làm việc. Do vậy, nếu bạn muốn cải thiện năng suất làm việc của mình thì hãy tập trung toàn bộ sức lực và tâm trí cho công việc. Điều này không chỉ giúp bạn mang lại kết quả cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được nhiều khoảng thời gian quý báu trong một ngày.
Bỏ qua những Email không cần thiết
Bỏ qua những Email không cần thiết là một trong những việc bạn cần làm nếu muốn tập trung cho công việc.
Một vài nghiên cứu đã thực hiện và cho thấy, có đến 80% Email trong hộp thư của bạn là những Email không quan trọng. Đó có thể là thư rác hoặc những Email giới thiệu, quảng bá sản phẩm đến từ nhiều đơn vị khác nhau. Vì vậy, thay vì dành quá nhiều thời gian buổi sáng để đọc hết nội dung các Email, bạn chỉ nên nhìn lướt qua và xem nội dung Email nào là quan trọng và cần được giải quyết. Thời gian còn lại, bạn nên tập trung vào giải quyết các công việc trong ngày một cách hiệu quả nhất.
Với cách này, bạn không những không lo bị bỏ sót những Email quan trọng liên quan đến công việc mà nó còn giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian trong buổi sáng làm việc.
Nói ít hơn và lắng nghe nhiều hơn
Bí quyết nâng cao hiệu suất công việc là lắng nghe tích cực. Lắng nghe là kỹ năng quan trọng giúp bạn chắt lọc thông, từ đó đưa ra những phản hồi mang tính tích cực. Nhờ kỹ năng này mà bạn sẽ tạo dựng được những mối quan hệ bền lâu để nâng cao hiệu suất làm việc.
Khi biết cách lắng nghe, bạn sẽ được nghe những góp ý chân thành từ cấp trên hoặc đồng nghiệp, từ đó sửa chữa những điểm thiếu sót giúp hoàn thiện và phát triển bản thân, nâng cao hiệu suất làm việc.
Do vậy, thay vì cố gắng bày tỏ ý kiến của mình hoặc phớt lờ sự góp ý của người khác, hãy tập trung lắng nghe để giải quyết công việc một cách tốt nhất. Chất lượng công việc được phản ánh qua kết quả mà bạn thể hiện chứ không phải là cách bạn nói hay ra sao.
Tự đánh giá và ghi nhận thành quả của bản thân
Hiệu suất công việc được tính toán theo cách phân bổ thời gian phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ được giao chứ không phải dựa vào việc một người tốn bao nhiêu thời gian để hoàn thành việc đó.
Chính vì vậy, sau khi hoàn thành bất cứ công việc gì, dù kết qua ra sao thì bạn cũng nên tự mình đánh giá về những điều mình đã làm được, những mặt hạn chế còn thiếu sót. Đồng thời không quên tự thưởng cho bản thân những phần quà ý nghĩa sau những cố gắng, nỗ lực giúp bạn đạt đến thành công. Việc ghi nhận thành công sẽ giúp bạn tự tin hơn. Và nó cũng tạo ra động lực to lớn để bạn sẵn sàng gặt hái được những thành công lớn hơn nữa trong tương lai.
Dành thời gian nghỉ ngơi
Nghe có vẻ vô lý nhưng dành thời gian nghỉ ngơi chính là bí quyết nâng cao hiệu suất công việc mà bạn cần ghi nhớ. Bởi khi làm việc miệt mài, quá sức, cả sức lực và tâm trí của bạn sẽ trở nên mệt mỏi, mất tập trung, dẫn đến kết quả bị giảm sút. Chính vì vậy, khi cảm thấy quá mệt mỏi, stress, bạn có thể nghỉ ngơi trong quảng ngắn để bộ não được nghỉ ngơi, từ đó tăng khả năng ghi nhớ và nâng cao sự tập trung tốt hơn.
Tranh thủ thời gian nghỉ ngơi vào buổi trưa sẽ rất tốt cho sức khỏe của bạn và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Dành thời gian nghỉ ngơi sẽ giúp bạn tăng cường sự tập trung để làm việc hiệu quả
Tổng kết
Với những bí quyết nâng cao hiệu suất công việc mà Box.edu đã chia sẻ, hy vọng bạn có thể áp dụng chúng ngay hôm nay để có thể làm việc một cách hiệu quả nhất.
Cảm ơn và chúc các bạn thành công!
