Tổng hợp các hàm Excel trong quản lý kho thường dùng

Bạn thường xuyên phải làm việc với những con số, tính toán hàng hoá trong kho hàng của công ty. Bạn muốn công việc của mình được “nhẹ nhàng” hơn nhờ các hàm Excel trong quản lý kho hỗ trợ tính toán. Nếu như vậy chắc chắn không thể thiếu được các hàm Excel sẽ là “vũ khí” đắc lực giúp bạn xử lý những số liệu hàng hoá khổng lồ trong kho hàng của mình. Mời bạn cùng Box.edu tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Xem thêm: 3 Cách tính điểm trung bình trong Excel siêu đơn giản, chính xác

Xem thêm: Hướng dẫn 4 cách tính đơn giá trong Excel siêu đơn giản

Mục lục bài viết

Ưu – nhược điểm sử dụng các hàm Excel trong quản lý kho 

Ưu điểm

  • Excel là một công cụ “toàn năng” hỗ trợ đắc lực hoàn toàn miễn phí
  • Bạn có thể dễ dàng linh hoạt chỉnh sửa như: thêm hàng, thêm cột theo cách thủ công để dễ dàng quản lý
  • Đáp ứng quản lý theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp cần
  • Có thể lưu trữ đám mây dễ dàng trên OneDrive hoặc Google Drive
  • Lưu trữ đám mây dễ dàng cho nhiều người chỉnh sửa hoặc có thể tự động cập nhập các thay đổi phù hợp
  • Sử dụng được nhiều các công thức và hàm tính toán trên trang tính
  • Các hàm Excel trong quản lý kho giúp người dùng có cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh của công ty
  • Thống kê dễ dàng hàng hoá đã xuất, còn tồn đọng, doanh thu,… trong kho hàng của mình

Nhược điểm

  • Nếu có nhiều chi nhánh, đại lý với nhiều khi hàng thì không thể quản lý đồng bộ nhiều kho hàng cùng lúc.
  • Để tìm kiếm sản phẩm một cách nhanh chóng thì sẽ rất khó khăn
  • Không thể quản lý được lượng dữ liệu lớn trong kho hàng của mình
  • Chủ sở hữu không được phép phân quyền cho các nhân viên khác thao tác trên tệp dữ liệu của mình
  • Tính bảo mật thông tin không đạt tiêu chuẩn cao tuyệt đối

Tổng hợp các hàm Excel trong quản lý kho thường dùng 

Hàm tìm kiếm 

Hàm tìm kiếm được sử dụng phổ biến trong công việc kế toán kho. Hàm này sẽ trả về các giá trị dò tìm theo các cột từ bảng tham chiếu đến với bảng cơ sở dữ liệu. Kết quả này sẽ trả về đùng với giá trị cần tìm của hàm.

Trong kế toán, hàm tìm kiếm VLOOKUP và HLOOKUP được sử dụng với mục đích:

  • Tìm kiếm và trả về tên sản phẩm
  • Tìm ra đơn vị tính
  • Mã hàng
  • Giá bán
  • Các thông sô với khách hàng và người mua

Hàm VLOOKUP

Định nghĩa

Hàm VLOOKUP là hàm được sử dụng để tìm kiếm giá trị tương ứng ngay trên ô đầu tiên của bảng dữ liệu tham chiếu. Hàm cho kết quả tương ứng hiển thị ở cột chỉ định.

Cú pháp

VLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Col_index_Num,Range_lookup)

Trong đó:

  • Lookup_value: Là giá trị điếu chiểu. Giá trị này nằm ở vị trí đầu tiên trong bảng tham chiếu để lấy giá trị cần tìm
  • Table_ array: Là địa chỉ tuyệt đối (Không được lấy dòng tiêu đề)
  • Col_index_Num: Là số thứ tự nằm trong cột chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu. Có thể tính từ trái qua phải và bắt đầu từ số 1
  • Range_lookup: Có 2 giá trị: 0 là cột đầu tiên của bảng tham chiếu chưa được sắp xếp. Số 1 là cột đầu tiên trong bảng tham chiếu đã được sắp xếp theo chiều tăng dần

Ví dụ minh hoạ

Tìm kiếm giá trị mức thưởng nhận được dựa vào bảng dữ liệu kết quả Học Bổng tương ứng với từng bạn sinh viên.

Nhập công thức sau:

=VLOOKUP(K6;$A$12:$B$14;2;0)

ham-tim-kiem
Tìm kiếm giá trị mức thưởng nhận được dựa vào bảng dữ liệu kết quả Học Bổng

Kết quả hiển thị như sau:

ham-tim-kiem-1
Kết quả hiển thị

Hàm HLOOKUP

Định nghĩa

Hàm HLOOKUP là hàm tìm kiếm một giá trị ở trong dòng đầu tiên của bảng tham chiếu. Sau đó trả về kết quả hiển thị trong dòng chỉ định tương ứng.

Cú pháp

HLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Row_index_Num,Range_lookup)

Trong đó:

  • Lookup_value: Là giá trị điếu chiểu. Giá trị này nằm ở vị trí đầu tiên trong bảng tham chiếu để lấy giá trị cần tìm
  • Table_ array: Là địa chỉ tuyệt đối (Không được lấy dòng tiêu đề)
  • Row_index_Num: Là số thứ tự nằm trong cột chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu. Có thể tính từ trái qua phải và bắt đầu từ số 1
  • Range_lookup: Có 2 giá trị: 0 là cột đầu tiên của bảng tham chiếu chưa được sắp xếp. Số 1 là cột đầu tiên trong bảng tham chiếu đã được sắp xếp theo chiều tăng dần

Ví dụ minh hoạ

Sử dụng hàm HLOOKUP để tìm kiếm giá trị mã đơn vị trong bảng dữ liệu dưới đây. Hiển thị kết quả đơn vị tương ứng với mức thưởng được định mức trong bảng dữ liệu.

Nhập công thức sau:

=HLOOKUP(A2:A4;$A$6:$D$7;2;1)

ham-tim-kiem-3
Sử dụng hàm HLOOKUP để tìm kiếm giá trị mã đơn vị

Kết quả hiển thị như sau:

ham-tim-kiem-4
Kết quả hiển thị

Hàm SUMIF – Tính tổng có điều kiện 

Định nghĩa

Hàm SUMIF là hàm được sử dụng để tính tổng các giá trị thoả mãn điều kiện cho trước.

Cú pháp

=SUMIF(range; criteria; sum_range)

Trong đó:

  • Range: Vùng dữ liệu chưa các ô có điều kiện
  • Criteria: Điều kiện hàm
  • Sum_range: Vùng chứa số liệu cần tính tổng.

Ví dụ minh hoạ

Sử dụng hàm SUMIF để thực hiện tính tổng tiền của các hoá chất có số lượng trên 200 dựa theo bảng số liệu dưới đây.

Nhập công thức sau:

=SUMIF(D2:D10; “>200”; E2:E10)

ham-sumif-tinh-tong-co-dieu-kien-1
Sử dụng hàm SUMIF để thực hiện tính tổng tiền của các hoá chất có số lượng trên 200

Kết quả hiển thị như sau:

ham-sumif-tinh-tong-co-dieu-kien-2
Kết quả hiển thị

Hàm Subtotal 

Định nghĩa

Hàm SUBTOTAL được sử dụng trong nhiều trường hợp:

  • Tính tổng
  • Tính trung bình cộng
  • Đếm số ô
  • Tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của các dữ liệu
  • Đánh số tự động
  • ….

Cú pháp

=SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2,…)

Trong đó:

  • Function_num: Nếu function_num nằm trong khoảng từ 1 – 11 sẽ thực hiện tính toán các giá trị ẩn trong vùng dữ liệu đó. Nếu function_num nằm trong khoảng từ 101 – 111 thì hàm SUBTOTAL sẽ không thực hiện tính các giá trị ở hàng ẩn.
  • Ref1, Ref2,…: Là 1 hoặc nhiều ô (dãy ô) thực hiện tính tổng phụ, tối đa 254.

Bảng mã số của Function_num:

Function_num

Bao gồm giá trị ẩn

Function_num

Bỏ qua giá trị ẩn

Tương đương hàm
1 101 AVERAGE
2 102 COUNT
3 103 COUNTA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCT
7 107 STDEV
8 108 STDEVP
9 109 SUM
10 110 VAR
11 111 VARP

 

Lưu ý:

Hàm SUBTOTAL sử dụng cho các cột có số liệu trên cột dọc

Với các trường hợp ref1, ref2,… có chứa hàm SUBTOTAL sẽ được tự động bỏ qua để tránh trùng 2 lần

Hàm SUBTOTAL sẽ tự động bỏ qua các phần dữ liệu đã bị ẩn bởi Filter

Phân biệt rõ ràng các giá trị ẩn và các giá trị không thoả mãn điều kiện bộ lọc

Ví dụ minh hoạ

Sử dụng hàm SUBTOTAL tính tổng KPIs tháng của 3 thành viên trong đội A

Nhập công thức sau:

=SUBTOTAL(9,D2:D11)

Kết quả hiển thị như sau:

ham-subtotal
Sử dụng hàm SUBTOTAL tính tổng KPIs tháng của 3 thành viên trong đội A

Hàm IF 

Định nghĩa

Hàm IF được sử dụng để thực hiện kiểm tra các dữ liệu thoả mãn điều kiện mà người dùng đặt ra. Sau đó trả về kết quả hiển thị theo công thức Logic đúng hoặc sai.

Cú pháp

=IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)

Trong đó:

  • Logical_test: Điều kiện hàm
  • Value_if_true: Nếu thoả mãn điều kiện kết quả trả về giá trị TRUE
  • Value_if_false: Nếu không thoả mãn điều kiện kết quả trả về giá trị False

Ví dụ minh hoạ

Sử dụng hàm IF để lọc ra các bạn học sinh trong lớp không qua môn dựa theo điều kiện:

  • Điểm số từ 7 trở lên học sinh được xếp loại Đạt
  • Điểm số thấp hơn 7 học sinh xếp loại Không đạt

Nhập công thức sau:

=IF(C2>=7,”Đạt”,”Không Đạt”)

ham-if-1
Sử dụng hàm IF để lọc ra các bạn học sinh trong lớp không qua môn dựa theo điều kiện

Kết quả hiển thị như sau:

ham-if-2
Kết quả hiển thị

Hàm LEFT 

Định nghĩa

Trong các hàm Excel trong quản lý kho hàm LEFT được sử dụng để lấy ra những ký tự muốn cắt khỏi chuỗi ký tự dài hoặc trên nhiều chuỗi dữ liệu.

Cú pháp

=LEFT(text;[num_chars])

Trong đó:

  • Text: Chuỗi văn bản bắt buộc hoặc tham chiếu ô có chứa các ký tự muốn trích xuất
  • Num_chars: Đối số tùy chọn muốn hàm LEFT bắt đầu tìm kiếm tính từ trái sang phải
  • Num_chars: Có giá trị (Bắt buộc) phải lớn hơn hoặc bằng không. Nếu num_chars < 0 thì sẽ báo lỗi #VALUE!
  • Num_chars: Có giá trị lớn hơn độ dài của văn bản thì hàm LEFT thì kết quả sẽ trả về toàn bộ văn bản
  • Nếu không có num_chars thì mặc định num_chars = 1

Ví dụ minh hoạ

Sử dụng hàm LEFT để tìm 3 ký tự đầu tiên ngay tại ô B2

ham-left-1
Sử dụng hàm LEFT để tìm 3 ký tự đầu tiên ngay tại ô B2

Nhập công thức sau:

=LEFT(B2,3)

ham-left-2
Nhập công thức

Kết quả hiển thị như sau:

ham-left-3
Kết quả hiển thị

Hàm LEN

Định nghĩa

Hàm LEN được sử dụng để đếm tất cả các ký tự có trong ô tính. Gồm:

  • Chữ cái
  • Chữ số
  • Ký tự đặc biệt
  • Tất cả các khoảng trống

Cú pháp

=LEN(Text)

Trong đó:

Text là chuỗi ký tự hoặc ô chứa ký tự cần đếm

Ví dụ minh hoạ

Sử dụng hàm LEN để đếm các số ký tự trong cột Họ và Tên

ham-len-1
Sử dụng hàm LEN để đếm các số ký tự trong cột Họ và Tên.

Nhập công thức:

=LEN(C2)

ham-len-2
Nhập công thức

Kết quả hiển thị như sau:

ham-len-3
Kết quả hiển thị

Một số lưu ý khi sử dụng hàm Excel trong quản lý kho 

Đối với các nhân viên kế toán kho không thể tự làm việc trên Excel mà không sử dụng đến các hàm tính trong Excel. Với số lượng hàm tính khổng lồ (Bao gồm các hàm lồng ghép nhau) sẽ có một số hàm được sử dụng thường xuyên.

Các hàm tính được sử dụng nhiều trong tính toán kho đôi khi cũng mắc phải một số lỗi dữ liệu khiến hàm không thực hiện được trên trang tính của bạn. Vì thế bạn cần phải áp dụng công thức đúng trường hợp, viết chuẩn cú pháp để có kết quả chính xác nhất.

Nhiều người dùng cần chú ý bám sát vào công thức. Đôi khi chỉ vì một lỗi nhỏ (Sai một ký tự) cũng khiển cho hàm bị báo lỗi. Hãy dành thêm thời gian cho việc kiểm tra lại công thức, kết quả và soát lại số liệu của mình. Tuy tốn thời gian những đảm bảo cho bảng số liệu của bạn được chính xác tuyệt đối.

Trong Excel có tính năng gợi ý công thức. Vì thế nếu bạn không nhớ công thức, cú pháp có thể sử dụng tính năng này để sử dụng chính xác công thức. Bạn chỉ cần nhập 1 chữ cái đầu tiên của hàm (Bên trái) thì Excel sẽ gợi ý cho bạn toàn bộ công thức bắt đầu bằng chữ cái này. Kèm theo là cú pháp hàm chuẩn xác.

Để đảm bảo những công thức tính được chính xác đòi hỏi người làm quản lý kho phải nắm rõ các hàm, công thức tính trong Excel tránh nhầm lẫn không đánh có xảy ra. Nếu bạn muốn nâng cao kiến thức cũng như kỹ năng sử dụng Excel thành thạo hơn hãy tham khảo khoá học Excel của Box, các bài giảng được thiết kế chi tiết dễ hiểu cũng như luôn cập nhật những kiến thức mới nhất cho người học.

Tổng kết 

Hy vọng với những chia sẻ vừa rồi về các hàm Excel trong quản lý kho đã giúp bạn dễ dàng quản lý số liệu và tính toán chính xác hơn. Bạn cần ghi nhớ công thức hàm và những lưu ý quan trọng để tránh xảy ra lỗi trong quá trình sử dụng. Chúc bạn thành công!

5/5 - (5 bình chọn)
Xin chào các bạn! Mình là Hà Nguyên Phương Hiện đang là tác giả của Box.edu.vn website nổi tiếng chuyên review, đánh giá, giới thiệu các khóa học hay nhất hiện nay.