Trong quá trình làm việc với bảng tính Excel việc phân loại hay sắp xếp các dữ liệu theo một các logic mang lại rất nhiều hữu ích cho người dùng đặc biệt trong việc tìm kiếm dữ liệu. Vậy có cách nào để bóc tách các dữ liệu và phân loại, đừng lo lắng cùng Box.edu đi tìm hiểu cách chia cột trong Excel chi tiết trong bài viết dưới đây.
Xem thêm: Hướng dẫn cách kẻ chéo ô trong Excel nhanh chóng, đẹp mắt
Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo bảng trong Excel đơn giản nhất
Mục lục bài viết
Trường hợp nào cần chia cột trong Excel? Lợi ích
Trong quá trình làm việc cũng như sử dụng công cụ tin học văn phòng như Word, Excel việc sử dụng các bảng để trình bày dữ liệu sẽ mang lại hiệu quả hơn so với việc viết một đoạn text. Có lúc bạn sẽ gặp phải trường hợp chia cột với các dữ liệu quá dài hoặc dữ liệu với các tiêu đề khác nhau nhưng lại hiển thị chỉ ở 1 ô.
Việc chia cột để sắp xếp dữ liêụ sẽ tốn nhiều thời gian và công sức. Những trường hợp bạn nên thực hiện chia cột trong học Excel online.
Trường hợp dữ liệu bị ngăn cách bởi các dấu câu, dấu phân tách
Đây là trường hợp xảy ra thường xuyên khi bạn thực hiện nhập dữ liệu trên Excel. Với trường hợp này thường do dữ liệu được xuất từ các file như Word, Access,… sang Excel và thường các chuỗi ký tự sẽ được ngăn cách bởi các dấu câu như dấu phẩy “,” hoặc dấu ngoặc đơn “()”, dấu gạch nối “-“,…
Trường hợp dữ liệu quá dài và từng chuỗi ký tự có số lượng như nhau
Trường hợp này thì bạn sẽ ít gặp hơn nhưng có một vài trường hợp khi bạn nhập các dữ liệu mã code, mã khách hàng, mã hàng hoá,… thì số lượng các ký tự sẽ bằng nhau và có thể giải quyết được chúng dễ dàng bằng cách chia cột.
Cách chia cột trong Excel cơ bản
Cách chia cột trong Excel theo dấu phân tách
Với cách chia cột trong Excel theo dấu phân tách sẽ có những ưu – nhược điểm có thể kể đến như:
- Ưu điểm: Dễ dàng thực hiện, nhanh, người dùng có thể chia cột trực tiếp khi bạn đang nhập dữ liệu.
- Nhược điểm: Không có nhiều lựa chọn để chia cột.
Cùng tìm hiểu ví dụ sau, yêu cầu chia cột trong Excel theo dấu phân tách.
Ví dụ chia cột trong Excel theo dấu phân tách
Bước 1:
Tiến hành bôi đen bảng Excel
Bước 2: Nhấn chọn thẻ Data >> Chọn Text to columns.
Nhấn chọn thẻ Text to Columns
Bước 3: Tại cửa sổ Convert Text to Columns Wizard hiện lên
Trong đó:
– Delimited: là chia cột theo các ký tự ngăn cách (dấu câu) giữa 2 phần dữ liệu như dấy phẩy, gạch ngang, khoảng trắng,…
– Fixed width: Chia cột theo chiều rộng của dữ liệu.
Nhấn chọn vào cửa sổ
Bước 4: Tích chọn ô Delimited >> Nhấn chọn Next.
Chọn Next
Bước 5: Bạn nhấn chọn điều kiện tách trong hộp thoại Delimited.
Sau khi đã chọn bạn còn có thể xem trước định dạng trong phần Data Preview.
Nhấn chọn điều kiện trong hộp thoại Delimited
Trong đó:
– Tab: Dữ liệu được phân tách bằng một khoảng trắng lớn.
– Semicolon: Dữ liệu được phân tách với nhau bằng dấu chấm phẩy.
– Comma: Dữ liệu được phân tách với nhau bằng dấu phẩy.
– Space: Dữ liệu được phân tách bằng khoảng trắng.
– Other: Dữ liệu được phân tách bằng ký tự khác mà bạn có thể tuỳ chỉnh. Trong ví dụ này mình sẽ sử dụng dấu gạch ngang “-“.
Nhấn chọn Other và điền vào dấu gạch ngang
Bước 6: Tiếp theo chọn định dạng cho cột ở phần Column data format và vị trí cột sẽ xuất hiện ở phần Destination.
Chọn Columns data format
Trong đó:
– General: Không có định dạng.
– Text: Kiểu băn bản.
– Date: Kiểu ngày tháng.
– Do not import column (Skip): Tại cột này bạn chọn sẽ không hiển thị trong kết quả, mình sẽ tích chọn General với Destination là ô A1.
Bước 7: Nhấn chọn Finish để hoàn tất việc chia cột trong Excel
Nhấn Finish để hoàn thành
Kết quả sau khi hoàn thành.
Kết quả khi đã hoàn thành
Cách chia cột theo vị trí của ký tự
Đối với cách chia này sẽ giúp bạn giải quyết được trường hợp dữ liệu dài và có số lượng ký tự bằng nhau.
Để có thể chia cột thì bạn cần phải có sẵn 1 file dữ liệu và thực hiện trên 1 file Excel mới.
– Ưu điểm: Người dùng có nhiều lựa chọn để chia cột, có thể chia cột trên các file khác ngoài Excel.
– Nhược điểm: Thực hiện nhiều bước và khó.
Cùng tìm hiểu ví dụ dưới đây: Cho bảng màu chưa được sắp xếp. Yêu cầu tách các dòng mã ra thành từng cột riêng (mỗi dòng mã có 7 ký tự) với cú pháp #DDDDDD, #888888,…
Ví dụ cách chia cột theo vị trí của ký tự
Bước 1: Thực hiện mở file Excel mới >> Nhấn chọn Data >> Chọn New Query.
Mở file Excel mới nhất
Bước 2: Nhấn chọn From File >> Chọn From Workbook.
Ở ví dụ này mình chon From Workbook vì do mình đã chuẩn bị sẵn file dữ liệu trong 1 file Excel khác. Bên cạnh đó bạn cũng có thể chọn những loại tệp như: CVS, XML, Text, Folder.
Nhấn chọn From Workbook
Bước 3: Nhấn chọn file chưa dữ liệu cần chia cột >> Nhấn Import.
Chọn file Excel >> Chọn Import
Bước 4: Nhấn Sheet dữ liệu >> Nhấn Transform Data.
Nhấn Transform Data
Bước 5: Chọn Split Column >> Chọn các điều kiện muốn chia cột.
Trong đó:
– By Delimiter: Chia cột bởi dấu phân cách.
– By Number of Characters: Chia cột bởi số lượng ký tự.
– By Positions: Chia cột bởi vị trí theo số thứ tự.
– By Lowercase to Uppercase: Chia cột từ chữ viết thường đến viết hoa.
– By Uppercase to Lowercase: Chia cột từ chữ viết hoa đến viết thường.
– By Digit to Non-Digit: Chia cột từ dữ liệu có chữ số đến không có chữ số.
– By Non-Digit to Digit: Chia cột từ dữ liệu không phải chữ số đến có chữ số.
Nhấn chọn các điều kiện để chia cột
Bước 6: Chọn Number of Characters.
Chọn Number of Characters
Bước 7: Khi hộp thoại hiện lên >> Nhấn chọn Split >> Chọn Repeatedly >> Điền số 7 tại phần Number of Characters.
Điền số 7 tại Number of Characters.
Bước 8: Nhấn chọn Advanced option >> Chọn kiểu cột hoặc dòng >> Nhấn OK.
Tại bước này bạn cũng có thể xem trước số hàng hoặc cột sẽ được chia trong phần Number of Columns to split into.
Chọn kiểu dòng hoặc kiểu cột
Bước 9: Bạn chỉnh sửa lại dữ liệu.
Nếu dữ liệu sau khi chia không như mong muốn thì bạn có thể xoá định dạng cột đã chia làm ở phần Query Settings và thực hiện lại các thao tác từ bước 1.
Chỉnh lại dữ liệu
Bước 10: Nhấn vào mũi tên hướng xuống tại mục Close & Load >> Chọn Close & Load là bạn đã hoàn thành việc chia cột theo số lượng trong Excel.
Kết quả khi thực hiện chia ô trong Excel
Tổng kết
Trên đây Box.edu đã chia sẻ tất cả thông tin về cách chia cột trong Excel cực kỳ đơn giản. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hãy để lại bình luận ở cuối bài, chúng tôi sẽ giải đáp.
Chúc các bạn thành công!