Nếu bạn là một người thường xuyên sử dụng Excel thì chắc chắn không thể không biết đến hàm IF. Tuy nhiên để biết hết về cách dùng hàm IF trong Excel thì chắc hẳn nhiều bạn còn chưa biết hết. Bài viết dưới đây Box.edu sẽ chia sẻ đến bạn toàn bộ những cách dùng hàm IF và các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF. Tìm hiểu ngay thôi nào!
Xem thêm: Bật mí cách sử dụng hàm Filter trong Excel chuyên nghiệp
Xem thêm: Cách sử dụng hàm AND trong Excel và ví dụ cụ thể
Mục lục bài viết
Hàm IF trong Excel là gì? Công thức hàm IF trong Excel
Trong Excel, hàm IF được sử dụng để kiểm tra toàn bộ các dữ liệu đáp ứng điều kiện của người sử dụng Excel đè ra hay không. Và sau đó trả về kết quả dưới dạng biểu thức Logic là đúng hoặc sai.
Cú pháp hàm IF
=IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)
Trong đó:
- Logical_test: Điều kiện áp dụng cho hàm IF
- Value_if_true: Giá trị trả về nếu kết quả thỏa điều kiện Logical_test
- Value_if_false: Giá trị trả về nếu kết quả không thỏa điều kiện Logical_test
Lưu ý: Trong trường hợp hàm IF của bạn bỏ trống Value_if_true và Value_if_false thì hàm sẽ trả về kết quả là 0. Trường hợp thoả mãn giá trị thì sẽ trả về kết quả là FALSE.
Ví dụ hàm IF trong Excel
Ví dụ minh hoạ:
Cho bảng dữ liệu dưới đây gồm danh sách các bạn học sinh cùng điểm số đạt được qua bài thi vừa rồi. Sử dụng hàm IF để lọc ra các bạn học sinh có vượt qua môn không dựa theo điều kiện sau:
- Điểm số từ 7 trở lên: Đạt
- Điểm số từ 7 trở xuống: Không đạt
Ta thực hiện theo từng bước sau:
Bước 1: Tạo thêm một cột “Tình trạng” để áp dụng công thức
Bước 2: Nhập công thức sau vào ô D2:
=IF(C2>=7,”Đạt”,”Không Đạt”)
Trong đó:
- C2>=7: Kiểm tra điểm số ở ô C2 có lớn hơn hoặc bằng 7 hay không
- “Đạt”: Nếu điểm số ở ô C2 lớn hơn hoặc bằng 7 thì trả về kết quả Đạt
- “Không Đạt”: Nếu điểm số ở ô C2 nhỏ hơn 7 thì trả về kết quả Không đạt
Lưu ý: Khi thực hiện trả kết quả về dưới dạng chữ bạn cần thêm dấu ngoặc kép vào công thức trên để tránh xảy ra lỗi hàm.
Kết quả hiển thị như sau:
Cách dùng hàm IF trong Excel hiệu quả
Trong thực tế cách dùng hàm IF trong Excel và thực hiện lồng nhiều hàm IF với nhau đều được người dùng chú trọng. Hoặc lồng hàm IF với các hàm khác thì bạn cần hiểu nguyên tắc sau khi sử dụng hàm:
- IF đúng (Điều kiện đúng) => Thực hiện hành động 1
- IF sai (Điều kiện sai) => Thực hiện hành động 2
Hàm IF kết hợp với hàm khác
Hàm IF còn được sử dụng để lồng với nhiều hàm khác trong Excel. Người dùng có thể lồng hàm IF với các công thức khác ở trong trường hợp dính nhiều điều kiện phức tạp.
Điển hình hay gặp nhất là trường hợp sử dụng hàm AND lồng với hàm IF. Hàm AND là một trong những hàm cơ bản trong Excel được nhiều người sử dụng. Hàm được sử dụng để xác định các tài liệu có điều kiện đi kèm đúng hay không.
Hàm AND ít khi sử dụng độc lập một mình và thường kết hợp thêm với hàm khác. Cú pháp hàm AND cụ thể như sau:
=AND(Điều kiện 1,Điều kiện 2,…)
Trong đó:
Điều kiện 1, Điều kiện 2,… là các mệnh đề logic trong hàm
Kết quả hàm AND thường trả về 1 trong hai kết quả sau đây:
- TRUE: Các mệnh đề logic trong hàm đều đúng thì kết quả trả về TRUE
- FALSE: Một trong các mệnh đề logic sai thì kết quả trả về là FALSE
Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng lồng 2 hàm này chúng tôi có ví dụ minh hoạ sau:
Bước 1: Tạo thêm cột Xếp loại
Bước 2: Nhập công thức vào ô E3 trong bảng tính:
=IF(AND(C2>=5,D2>=5),”Đạt”,”Không Đạt”)
Trong đó:
- AND(C2>=5,D2>=5: Kiểm tra dữ liệu ở ô C2 và D2 có lớn hơn hoặc bằng 5 không
- “Đạt”: Nếu cả ô C2 và D2 đều từ lớn hơn 5 thì kết quả trả về Đạt
- “Không Đạt”: Nếu một trong 2 ô có ô chứa số liệu nhỏ hơn 5 thì kết quả trả về là Không đạt
- Kết quả hiển thị như sau:
Với các học sinh có cả 2 điểm trên 5 được xếp loại học sinh Đạt. Còn trong danh sách chứa các bạn học sinh: An, Chi, Dương, Khanh đều có điểm lý thuyết hoặc điểm thực hành dưới 5. Nên các bạn này được xếp vào danh sách học sinh Không đạt.
Sử dụng hàm IF nhiều điều kiện
Ngoài cách dùng hàm IF trong Excel thông thường bạn có thể sử dụng hàm IF nhiều điều kiện theo công thức sau:
=IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2]…)
Trong đó:
- logical_test1: Điều kiện 1
- value_if_true1: Giá trị trả về nếu điều kiện 1 đúng
- logical_test2: Điều kiện 2
- value_if_true2: Giá trị trả về nếu điều kiện 2 đúng
Ví dụ minh hoạ:
Nếu bạn muốn thống kê được số phần trăm giảm giá của từng người sử dụng dựa trên số liệu thống kê về lượng giấy phép của họ thì có thể sử dụng hàm IFS theo công thức sau đây:
=IFS(B2>50, 40, B2>40, 35, B2>30, 30, B2>20, 20, B2>10, 15, B2>5, 5, TRUE, 0)
Còn nếu thay vì sử dụng hàm IFS bạn có thể sử dụng hàm IF lông gếp nhiều hàm IF khác để thực hiện tính lượng giảm giá của từng khách hàng. Công thức cụ thể như sau:
=IF(B2>50, 40, IF(B2>40, 35, IF(B2>30, 30, IF(B2>20, 20, IF(B2>10, 15, IF(B2>5, 5, 0))))))
Lưu ý: Bạn ghép bao nhiêu hàm IF thì cần phải đóng từng đó dấu ngoặc để thực hiện đóng hàm. Tránh xảy ra lỗi hàm trên trang tính của mình.
Lồng nhiều hàm IF
Với trường hợp bạn áp dụng nhiều điều kiện khác nhau thì nên lồng các hàm IF lại với nhau để có một công thức tính hoàn chỉnh.
Nếu bạn là một nhân viên tính tiền lương và các khoản phúc lợi của công ty thì bạn cần phải thực hiện tính toán phụ cấp tương ứng cho từng cấp chức vụ khác nhau theo từng bước sau:
Bước 1: Tạo cột Phụ cấp trong danh sách
Bước 2: Nhập công thức sau vào ô D2
=IF(C2=”Nhân viên”,500000,IF(C2=”Chuyên viên”,700000,1000000))
Trong đó:
- Công thức IF 1: Nếu C2 là Nhân viên thì trả kết quả là 500000. Nếu không phải là Nhân viên thì chuyển qua công thức IF 2
- Công thức IF 2: Nếu C2 là Chuyên viên thì trả về kết quả 700000. Nếu không phải là Chuyên viên thì trả về kết quả 1000000 (vì trong danh sách chỉ có 3 chức vụ. Nếu không phải Nhân viên và Chuyên viên thì còn lại là Trưởng phòng)
Kết quả hiển thị như sau:
Danh sách hiển thị kết quả các nhân viên: An, Chi, Dương, Đức, Khanh, Mạnh đều có mức phụ cấp là 500. Còn lại Bình, Phong, Linh là các chuyên viên có mức phụ cấp là 700. Duy nhất có Huy là trưởng phòng có phục cấp là 1 triệu.
Những lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF
Kết quả hiển thị trong ô là #NAME
Kết quả hiển thị trong ô là #NAME xảy ra khi công thức bạn nhập vào ô tính bị sai chính tả. Thay vì sử dụng hàm IF có thể bạn nhập nhầm thành. Hoặc có thể thiếu dấu mở ngoặc, đóng ngoặc hay dấu phẩy,…
Để khắc phục lỗi này bạn chỉ cần kiểm tra lại các lỗi chính tả của mình trong công thức và sửa lại cho đúng là được.
Kết quả hiển thị trong ô bằng 0
Kết quả hiển thị bằng 0 thì lỗi này xảy ra do một trong hai giá trị value_if_true hoặc value_if_false đang để trống.
Nếu bạn muốn giá trị trả về để trống thay vì 0 thì thêm 2 dấu ngoặc kép hoặc nhập thêm giá trị cụ thể trả về trong hàm tính.
Tổng kết
Bài viết vừa chia sẻ đến bạn toàn bộ các cách dùng hàm IF trong Excel cùng những cách khắc phục lỗi thường gặp cơ bản. Hy vọng bài viết đã giúp ích cho bạn.
Mời bạn đọc tham khảo thêm các khoá học Excel online được các giảng viên hướng dẫn chi tiết dễ hiểu giúp người đọc có thể áp dụng ngay vào tính toán.
Chúc bạn thành công!
