Bạn muốn sử dụng Excel để quản lý dữ liệu và muốn sắp xếp các số liệu của mình theo thứ tự nhưng không biết làm như thế nào? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách dùng hàm Rank để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự mà không cần phải dùng phương pháp thủ công mất thời gian và không chuẩn xác. Tìm hiểu ngay về cách sử dụng hàm xếp hạng trong Excel ngay thôi nào!
Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng hàm Len trong Excel – kèm ví dụ
Xem thêm: Tổng hợp các hàm so sánh chuỗi trong Excel bạn cần biết
Mục lục bài viết
Hàm RANK trong Excel là gì?
Hàm Rank là hàm được sử dụng dùng để sắp xếp thứ hạng số liệu trong Excel. Hàm giúp phân hạng dữ liệu một cách nhanh chóng và chuẩn xác mà không tốn nhiều thời gian của người học Excel online. Để thực hiện áp dụng hàm thì bạn chỉ cần thao tác với 3 bước cơ bản là đã có thể sắp xếp thứ hạng cho số liệu của mình.
Hàm Rank có chức năng giúp người sử dụng sort dữ liệu data nhưng dễ quản lý và ưu việt hơn nhiều.
Hàm Rank được dùng để sắp xếp các số liệu như sau:
- Sắp xếp theo thứ tự từ cao xuống thấp
- Sắp xếp theo thứ tự từ thấp lên cao
Hiện nay Excel đã cho ra đời nhiều phiên bản khác nhau: Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016,… Tuy nhiên các bước sử dụng hàm Rank ở các phiên bản đều giống nhau.
Đối với phiên bản Excel 2010 trở đi có thêm hàm RANK.AVG và RANK.EQ. Hai hàm này giúp sắp xếp dữ liệu chính xác và cụ thể hơn.
Cấu trúc của hàm RANK – Ví dụ
Cấu trúc hàm Rank:
=RANK(number,ref, [order])
Trong đó:
- Number: Giá trị trong kho dữ liệu cần sắp xếp thứ hạng
- Ref: Phạm vi danh sách dữ liệu cần sắp xếp
- Order: Thứ tự dữ liệu cần sắp xếp theo chiều tăng dần hoặc giảm dần. Trong đó: 0 là sắp xếp dữ liệu từ cao xuống thấp, 1 là sắp xếp từ thấp lên cao.
Ví dụ:
Cách dùng hàm RANK trong Excel hiệu quả
Để giúp bạn đọc hiểu chi tiết hơn về cách dùng hàm Rank thì chúng tôi có ví dụ minh hoạ dưới đây. Danh sách là bảng điểm của một số học sinh trong lớp. Sử dụng hàm Rank để sắp xếp thứ tự số điểm trong bảng cho từng bạn
Xếp theo thứ tự từ cao xuống thấp
Bước 1: Lựa chọn một cột ô trống liền kề và đặt tên cho cột “Xếp hạng”. Sau đó thực hiện nhập công thức vào ô C2 như sau:
=RANK(B2,$B$2:$B$5,0)
Trong đó:
- B2: Ô dữ liệu cần sắp xếp thức hàng
- $B$2:$B$5: Phạm vi ô giá trị cần tìm thứ hạng từ B2 đến B5
- 0: Sắp xếp theo thứ tự từ cao xuống thấp
Bước 2: Hàm Rank áp dụng trả về kết quả số thứ tự thứ 3 trong danh sách
Bước 3: Để áp dụng công thức hàm Rank cho toàn bộ cột C từ C2 đến C5 bạn thực hiện thao tác kéo thả như sau: di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô để ô con trỏ chuột xuất hiện dấu cộng. Sau đó thực hiện động tác kéo thả toàn bộ công thức cho các ô bên dưới.
Trong công thức này hàm Rank sắp xếp bạn có điểm số cao nhất ở vị trí thứ nhất và bạn học sinh có điểm thấp nhất ở vị trí thứ 4.
Lưu ý: Nếu trong vùng dữ liệu có các ô số liệu trùng nhau thì hàm Rank sẽ trả về thứ hạng bằng nhau. Bạn cần lưu ý về cách dùng hàm Rank trong Excel để tránh gây ảnh hưởng tới những thứ hạng xếp hạng sau.
Xếp theo thứ tự từ thấp lên cao
Bước 1: Lựa chọn một cột ô trống liền kề và đặt tên cho cột “Xếp hạng”. Sau đó thực hiện nhập công thức vào ô C2 như sau:
=RANK(B2,$B$2:$B$5,1)
Trong đó:
- B2: Ô dữ liệu cần sắp xếp thức hàng
- $B$2:$B$5: Phạm vi ô giá trị cần tìm thứ hạng từ B2 đến B5
- 1: Sắp xếp theo thứ tự từ thấp lên cao
Bước 2: Kết quả trả về ở ô C2 hiển thị xếp hạng thứ 2 trong danh sách
Bước 3: Thực hiện động tác kéo thả để áp dụng công thức cho các ô trống bên dưới. Hàm Rank này sẽ sắp xếp học sinh có điểm số thấp nhất ở vị trí số 1 và điểm cao nhất ở thứ tự thứ 4.
Lưu ý: Đối với các dữ liệu trùng nhau khi áp dụng hàm Rank thì sẽ bị trả về kết quả bằng nhau. Vì thế bạn cần lưu ý về cách sử dụng hàm Rank trong Excel này để tránh gây ảnh hưởng đến thứ hạng sắp xếp khi thực hiện áp dụng hàm nhé!
Sử dụng hàm RANK để tính thứ hạng trung bình nếu có nhiều hơn một số có cùng thứ hạng
Bước 1: Nhập công thức
=RANK.AVG(A1,$A$1:$A$9,1)
Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả xếp hạng
Bước 3: Thực hiện kéo thả toàn bộ công thức cho cột Xếp hạng và xem kết quả
Hàm Rank tính thứ hạng trung bình
Tổng kết
Hy vọng với những chia sẻ vừa rồi về cách dùng hàm Rank để sắp xếp số liệu theo thứ tự đã giúp bạn hoàn thiện file Excel của mình một cách nhanh chóng, chuẩn xác. Bạn không cần phải mất thời gian thao tác thủ công để sắp xếp từng số liệu. Đừng quên trang bị thêm cho mình nhiều kiến thức về Excel để trở thành một chuyên gia chuyên nghiệp nhé! Chúc bạn thành công!
