Việc xử lý và biên tập dữ liệu của bạn sẽ gặp nhiều khó khăn nếu File Excel nặng. Để khắc phục điều này chúng tôi xin chia sẻ đến bạn 8 cách giảm dung lượng File Excel giúp máy tính của bạn xử lý số liệu nhanh và chính xác hơn. Hãy cùng Box.edu tìm hiểu ngay cách giảm dung lượng hiệu quả này nhé!
Xem thêm: Tổng hợp các định dạng số trong Excel cơ bản – chi tiết nhất
Xem thêm: 4 Cách Wrap Text trong Excel chính xác, chuyên nghiệp
Mục lục bài viết
Lợi ích khi giảm dung lượng file Excel
Giảm dung lượng File Excel trên máy tính của bạn sẽ giúp cho:
- Máy tính tăng tốc xử lý File Excel một cách nhanh nhất
- Những dữ liệu trong Excel sẽ được chia sẻ một cách nhanh chóng
- Bạn không cần phải tốn thời gian cài đặt và sử dụng nhiều phần mềm giải nén khác
Các cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả nhất
Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân
Bước 1: Mở phần mềm bảng tính Excel trên máy tính. Sau đó bạn chọn Tab File => Open và lựa chọn file cần thao tác
Bước 2: Lưu file mới thì nhấn chuột vào Tab File
Sau đó tìm chọn “Save As” để thực hiện lưu File. Hoặc có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S
Bước 3: Đặt tên cho tệp tin bạn muốn lưu trữ trong máy tính tại mục File Name trong hộp thoại Save As

Bước 4: Sau đó tại mục Save As Type bạn lựa chọn định dạng tệp tin nhị phân cho File Excel của mình
Chọn định dạng Excel Binary Workbook – tập tin nhị phân trong mục Specialty Formats. Định dạng được lựa chọn này sẽ giúp có tập tin có dung lượng nhỏ hơn rất nhiều so với file có đuôi .xls tiêu chuẩn bình thường hay được sử dụng

Bước 5: Nhấp chọn nút Save để hoàn thiện cách giảm dung lượng File Excel bằng cách lưu File dưới dạng tập tin nhị phân.

Loại bỏ watch để giảm dung lượng file Excel
Bước 1: Mở File Excel có dung lượng lớn mà bạn muốn thực hiện xoá Watch Window
Bước 2: Sau khi File Excel được mở bạn lựa chọn Formulas trên thanh công cụ sau đó Chọn Watch Window.

Bước 3: Tìm chọn Delete Watch

Như vậy là bạn đã hoàn thiện cách loại bỏ Watch để giảm dung lượng file Excel.
Nén ảnh
Bước 1: Thực hiện mở File Excel chứa ảnh có dung lượng File cao để thực hiện nén ảnh
Bước 2: Tìm những ảnh có dung lượng cao sau đó nhấn chọn ảnh => Format => Compress Pictures.

Bước 3: Hộp thoại Compress xuất hiện. Tại mục này bạn tích bỏ mục Apply only to this picture, sau đó chọn Email (96 PPI): minimize document size for sharing, rồi bấm chọn OK

Hoàn thiện cách nén ảnh để giảm dung lượng File Excel. Tiếp tục lặp lại các bước trên với từng ảnh để giúp File Excel của bạn được giảm tải dung lượng tối đa nhất
Xoá định dạng có điều kiện
Bước 1: Mở File Excel trong máy tính của bạn. Sau đó nhập chọn Tab File trên thanh công cụ rồi lựa chọn Open để mở file cần thao tác giảm dung lượng
Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Tab Home
Bước 3: Tìm chọn mục Conditional Formatting – Định dạng có điều kiện) trong thanh Tab tại phần Styles

Bước 4: Tiếp tục chọn Clear Rules – Xoá các quy tắc

Bước 5: Trong thanh cuộn lựa chọn Clear Rules from Entire Sheet để xoá định dạng có điều kiện trong File giúp giảm nhẹ dung lượng

Xóa các Data Links
Bước 1: Mở File Excel cần giảm dung lượng sau đó chọn Tab Data trên thanh công cụ. Lựa chọn Edit Links.
Bước 2: Sau đó lựa chọn link liên kết mà bạn muốn xoá rồi nhấn chọn Break Link nằm phía bên phải hộp thoại

Bước 3: Xác nhận xoá Data Link một lần nữa bằng các nhấn chọn Break Link
Chỉ với 3 bước cơ bản là bạn đã hoàn thiện cách giảm dung lượng File Excel bằng thao tác xoá các Data Links
Loại bỏ định dạng các hàng và cột trống
Bước 1: Mở File Excel trong máy tính của bạn. Sau đó nhập chọn Tab File trên thanh công cụ rồi lựa chọn Open để mở file cần thao tác giảm dung lượng
Bước 2: Lựa chọn toàn bộ các hàng trống sau đó nhấp chuột vào số thứ tự rỗng đầu tiên. Tiếp đến sử dụng tổ hợp phím Ctrl+⇧ Shift+↓

Bước 3: Tiếp tục chọn tab Home
Bước 4: Chọn Clear

Bước 5: Hoàn tất thao tác bằng cách chọn Clear All để xoá các định dạng không cần thiết trong các hàng không dùng đến

Hoàn thiện bước loại bỏ định dạng các hàng trống. Đối với các cột trống bạn cũng thực hiện tương tự 5 bước như trên nhé!
Xóa các Named Range có trong File Excel
Bước 1: Mở File Excel
Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Tab Formulas, sau đó tìm chọn Name Manager

Bước 3: Tại hộp thoại Name Range bạn tìm chọn tên bị lỗi muốn xoá sau đó chọn Delete

Bước 4: Nhấn OK để xác nhận xoá các Name Range có trong File Excel

Dùng trình duyệt Virus Macro
Trình duyệt Virus Macro là một trong những trình duyệt được dùng để giảm dung lượng Excel. Thực hiện các thao tác sau:
Bước 1: Mở File Excel
Bước 2: Thực hiện sao chép toàn bộ dữ liệu sang file khác
Bước 3: Mở lại một file mới rồi thực hiện dán toàn bộ dữ liệu vừa sao chép được
Bước 4: Sau đó lựa chọn Save và xoá File cũ đi
Tổng kết
Hy vọng với 8 cách giảm dung lượng File Excel Box.edu vừa chia sẻ đã giúp bạn xử lý những File Excel nặng và dễ dàng hơn trong việc quản lý, chỉnh sửa số liệu. Bạn đọc quan tâm hãy nhanh đăng ký và theo dõi các khoá học Excel online chỉ có trên Box được các chuyên gia hàng đầu hướng dẫn và giảng dạy.
Chúc bạn thành công!