8 Cách giảm dung lượng File Excel nhanh chóng, hiệu quả

Việc xử lý và biên tập dữ liệu của bạn sẽ gặp nhiều khó khăn nếu File Excel nặng. Để khắc phục điều này chúng tôi xin chia sẻ đến bạn 8 cách giảm dung lượng File Excel giúp máy tính của bạn xử lý số liệu nhanh và chính xác hơn. Hãy cùng Box.edu tìm hiểu ngay cách giảm dung lượng hiệu quả này nhé!

Xem thêm: Tổng hợp các định dạng số trong Excel cơ bản – chi tiết nhất

Xem thêm: 4 Cách Wrap Text trong Excel chính xác, chuyên nghiệp

Mục lục bài viết

Lợi ích khi giảm dung lượng file Excel

Giảm dung lượng File Excel trên máy tính của bạn sẽ giúp cho:

  • Máy tính tăng tốc xử lý File Excel một cách nhanh nhất
  • Những dữ liệu trong Excel sẽ được chia sẻ một cách nhanh chóng
  • Bạn không cần phải tốn thời gian cài đặt và sử dụng nhiều phần mềm giải nén khác

Các cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả nhất

Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân

Bước 1: Mở phần mềm bảng tính Excel trên máy tính. Sau đó bạn chọn Tab File => Open và lựa chọn file cần thao tác 

Bước 2: Lưu file mới thì nhấn chuột vào Tab File 

Sau đó tìm chọn “Save As” để thực hiện lưu File. Hoặc có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S 

Bước 3: Đặt tên cho tệp tin bạn muốn lưu trữ trong máy tính tại mục File Name trong hộp thoại Save As

Luu-file-duoi-dang-tap-tin-nhi-phan-1
Hộp thoại Save As

Bước 4: Sau đó tại mục Save As Type bạn lựa chọn định dạng tệp tin nhị phân cho File Excel của mình

Chọn định dạng Excel Binary Workbook – tập tin nhị phân trong mục Specialty Formats. Định dạng được lựa chọn này sẽ giúp có tập tin có dung lượng nhỏ hơn rất nhiều so với file có đuôi .xls tiêu chuẩn bình thường hay được sử dụng

Luu-file-duoi-dang-tap-tin-nhi-phan-2
Chọn định dạng Excel Binary Workbook

Bước 5: Nhấp chọn nút Save để hoàn thiện cách giảm dung lượng File Excel bằng cách lưu File dưới dạng tập tin nhị phân.

Luu-file-duoi-dang-tap-tin-nhi-phan-3
Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân

Loại bỏ watch để giảm dung lượng file Excel 

Bước 1: Mở File Excel có dung lượng lớn mà bạn muốn thực hiện xoá Watch Window

Bước 2: Sau khi File Excel được mở bạn lựa chọn Formulas trên thanh công cụ sau đó Chọn Watch Window.

Loai-bo-watch-de-giam-dung-luong-file-Excel-1
Chọn Watch Window

Bước 3: Tìm chọn Delete Watch

Loai-bo-watch-de-giam-dung-luong-file-Excel-2
Loại bỏ watch để giảm dung lượng file Excel

Như vậy là bạn đã hoàn thiện cách loại bỏ Watch để giảm dung lượng file Excel.

Nén ảnh 

Bước 1: Thực hiện mở File Excel chứa ảnh có dung lượng File cao để thực hiện nén ảnh 

Bước 2: Tìm những ảnh có dung lượng cao sau đó nhấn chọn ảnh => Format => Compress Pictures.

Nen-anh-1
Compress Pictures

Bước 3: Hộp thoại Compress xuất hiện. Tại mục này bạn tích bỏ mục Apply only to this picture, sau đó chọn Email (96 PPI): minimize document size for sharing, rồi bấm chọn OK

Nen-anh-2
Nén ảnh

Hoàn thiện cách nén ảnh để giảm dung lượng File Excel. Tiếp tục lặp lại các bước trên với từng ảnh để giúp File Excel của bạn được giảm tải dung lượng tối đa nhất

Xoá định dạng có điều kiện

Bước 1: Mở File Excel trong máy tính của bạn. Sau đó nhập chọn Tab File trên thanh công cụ rồi lựa chọn Open để mở file cần thao tác giảm dung lượng

Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Tab Home

Bước 3: Tìm chọn mục Conditional Formatting – Định dạng có điều kiện) trong thanh Tab tại phần Styles

Xoa-dinh-dang-co-dieu-kien-1
Chọn mục Conditional Formatting

Bước 4: Tiếp tục chọn Clear Rules – Xoá các quy tắc

Xoa-dinh-dang-co-dieu-kien-2
chọn Clear Rules

Bước 5: Trong thanh cuộn lựa chọn Clear Rules from Entire Sheet để xoá định dạng có điều kiện trong File giúp giảm nhẹ dung lượng

Xoa-dinh-dang-co-dieu-kien-3
Xoá định dạng có điều kiện

Xóa các Data Links 

Bước 1: Mở File Excel cần giảm dung lượng sau đó chọn Tab Data trên thanh công cụ. Lựa chọn Edit Links

Bước 2: Sau đó lựa chọn link liên kết mà bạn muốn xoá rồi nhấn chọn Break Link nằm phía bên phải hộp thoại

Xoa-cac-Data-Links
Xoá Data Links

Bước 3: Xác nhận xoá Data Link một lần nữa bằng các nhấn chọn Break Link

Chỉ với 3 bước cơ bản là bạn đã hoàn thiện cách giảm dung lượng File Excel bằng thao tác xoá các Data Links

Loại bỏ định dạng các hàng và cột trống

Bước 1: Mở File Excel trong máy tính của bạn. Sau đó nhập chọn Tab File trên thanh công cụ rồi lựa chọn Open để mở file cần thao tác giảm dung lượng

Bước 2: Lựa chọn toàn bộ các hàng trống sau đó nhấp chuột vào số thứ tự rỗng đầu tiên. Tiếp đến sử dụng tổ hợp phím Ctrl+⇧ Shift+↓

Loai-bo-dinh-dang-cac-hang-va-cot-trong
Bôi đen hàng trống

Bước 3: Tiếp tục chọn tab Home 

Bước 4: Chọn Clear 

Loai-bo-dinh-dang-cac-hang-va-cot-trong-1
Chọn Clear

Bước 5: Hoàn tất thao tác bằng cách chọn Clear All để xoá các định dạng không cần thiết trong các hàng không dùng đến

Loai-bo-dinh-dang-cac-hang-va-cot-trong-2
Loại bỏ định dạng các hàng và cột trống

Hoàn thiện bước loại bỏ định dạng các hàng trống. Đối với các cột trống bạn cũng thực hiện tương tự 5 bước như trên nhé!

Xóa các Named Range có trong File Excel

Bước 1: Mở File Excel 

Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Tab Formulas, sau đó tìm chọn Name Manager 

Xoa-cac-Named-Range-co-trong-File-Excel-1
Chọn Name Manager

Bước 3: Tại hộp thoại Name Range bạn tìm chọn tên bị lỗi muốn xoá sau đó chọn Delete 

Xoa-cac-Named-Range-co-trong-File-Excel-2
Hộp thoại Name Range

Bước 4: Nhấn OK để xác nhận xoá các Name Range có trong File Excel

Xoa-cac-Named-Range-co-trong-File-Excel-3
Xóa các Named Range có trong File Excel

Dùng trình duyệt Virus Macro 

Trình duyệt Virus Macro là một trong những trình duyệt được dùng để giảm dung lượng Excel. Thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Mở File Excel

Bước 2: Thực hiện sao chép toàn bộ dữ liệu sang file khác

Bước 3: Mở lại một file mới rồi thực hiện dán toàn bộ dữ liệu vừa sao chép được

Bước 4: Sau đó lựa chọn Save và xoá File cũ đi

Tổng kết

Hy vọng với 8 cách giảm dung lượng File Excel  Box.edu vừa chia sẻ đã giúp bạn xử lý những File Excel nặng và dễ dàng hơn trong việc quản lý, chỉnh sửa số liệu. Bạn đọc quan tâm hãy nhanh đăng ký và theo dõi các khoá học Excel online chỉ có trên Box được các chuyên gia hàng đầu hướng dẫn và giảng dạy. 

Chúc bạn thành công!

5/5 - (7 bình chọn)
Xin chào các bạn! Mình là Hà Nguyên Phương Hiện đang là tác giả của Box.edu.vn website nổi tiếng chuyên review, đánh giá, giới thiệu các khóa học hay nhất hiện nay.