Trong quá trình lưu trữ file Word, Excel có dung lượng lớn bạn sẽ hay dẫn gặp các khó khăn kho mở cũng như kiểm soát nội dung. Để việc mở cũng như chỉnh sửa được nhanh chóng bạn cần giảm dung lượng file Word, Excel xuống. Trong bài viết dưới đây Box.edu thông tin đến bạn đọc cách giảm dung lượng file Word đơn giản nhất. Mời bạn đọc cùng theo dõi.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách chia ô trong Word siêu đơn giản
Xem thêm: Cách xóa Comment trong Word nhanh gọn – đơn giản
Mục lục bài viết
Nguyên nhân làm tăng dung lượng file Word
Nguyên nhân làm tăng dụng lượng file Word thông thường sẽ có những nguyên nhân dưới đây:
- Hình ảnh được chèn trong file có kích thước quán lớn.
- Số lượng ảnh chèn trong file nhiều cũng dẫn tới dung lượng file Word tăng lên
- Do trong file word có quá nhiều dữ liệu chưa được tối ưu.
Các cách giảm dung lượng file Word
Nếu file Word của bạn đang gặp phải những tình trạng chúng tôi nêu trên thì cùng tham khảo những cách giảm dung lượng file Word nhanh và chính xác nhất.
Nén ảnh trực tiếp trong file Word
Đây là hình thức nén ảnh trực tiếp trong file Word, hình thức này có những ưu – nhược điểm như:
- Ưu điểm: không cần tới internet, nhanh chóng và đơn giản
- Nhược điểm: chỉ có thể giảm dung lượng một file một lần
Đây là dung lượng ban đầu của file Word
Nén ảnh trực tiếp trong file Word
Bước 1: Tiến hành mở file Word >> Nhấp chọn vào hình ảnh có trong file để xuất hiện thẻ Format.
Nén ảnh trực tiếp trong file Word 1
Bước 2: Chọn thẻ Format >> Chọn Compress Pictures.
Nén ảnh trực tiếp trong file Word 2
Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Compress Pictures >> Bỏ chọn mục Apply only to this picture
Nén ảnh trực tiếp trong file Word 3
Bước 4: Chọn vào các mục nén ảnh tuỳ theo mục đích >> Nhấn Ok
Nén ảnh trực tiếp trong file Word 4
Trong đó
– Print (220 ppi): excellent quality on most printers and screens, để giảm dung lượng file word tối ưu cho việc in file.
– Screen (150 ppi): để chia sẻ lên web và lưu trong project.
– E-mail (96 ppi): để chia sẻ qua email hoặc click vào Use document resolution để ở chế độ mặc định.
Bước 5: Đây là kết quả
Nén ảnh trực tiếp trong file Word 5
Cách giảm dung lượng file Word bằng SmallPDF.com
Giảm dung lượng file Word sử dụng phần mềm online SmallPDF.com đang được rất nhiều người quan tâm và lựa chọn. Bởi cách giảm dung lượng file Word này có những ưu điểm hơn so với các cách khác như:
- Ưu điểm: Nhanh chóng, đơn giản, chính xác, có thể giảm dung lượng nhiều file cùng môt lúc giúp tiết kiệm thời gian.
- Nhược điểm: cần phải có internet bạn mới có thể thực hiện và có thể sẽ mất phí.
Bước 1: Bạn truy cập vào website SmallPDF.com
Bước 2: Nhấp chọn giảm dung lượng file PDF
Giảm dung lượng file Word bằng SmallPDF.com
Bước 3: Nhấn CHỌN CÁC TỆP >> Chọn file Word từ máy tính >> Nhấn Open >> Chờ tệp tải lên.
Giảm dung lượng file Word bằng SmallPDF.com 1
Bước 4: Lựa chọn 1 trong 2 cách Nén cơ bản (giảm ít dung lượng) và Nén mạnh (giảm được nhiều dung lượng nhưng mất phí).
Giảm dung lượng file Word bằng SmallPDF.com 2
Bước 5: Nhấp vào Chọn tuỳ chọn >> Chờ giảm dung lượng file Word
Giảm dung lượng file Word bằng SmallPDF.com 3
Bước 6: Hoàn thành giảm dung lượng >> Nhấp Tải file xuống để tải về.
Giảm dung lượng file Word bằng SmallPDF.com 4
Cách tắt tính năng chỉnh sửa ảnh trong Word
- Ưu điểm: không cần sử dụng đến internet
- Nhược điểm: khôn giảm dung lượng nhiều file cùng lúc.
Để tắt tính năng chỉnh sửa ảnh trong Word một cách đơn giản và chính xác nhất bạn cần thực hiện theo những bước dưới đây:
Bước 1: Tiến hành mở file Word cần nén > Chọn Thẻ File.
Tắt tính năng chỉnh sửa ảnh trong Word
Bước 2: Chọn Options.
Tắt tính năng chỉnh sửa ảnh trong Word 1
Bước 3: Ở hộp thoại Word Options > Chọn mục Advanced.
Tắt tính năng chỉnh sửa ảnh trong Word 2
Bước 4: Đến phần Image Size and Quality > Bỏ tích ở ô Do not compress images file > Nhấn OK để giảm dung lượng file Word.
Tắt tính năng chỉnh sửa ảnh trong Word 3
Xoá những khoảng trắng không cần thiết
Xoá bớt những khoảng trắng không cần thiết cũng là một trong những cách giảm dung lượng file Word mà bạn đọc cần lưu ý:
- Ưu điểm: giảm được lượng lớn dung lương của file
- Nhược điểm: Thực hiện phức tạp, không thể giảm dung lượng nhiều file cùng lúc.
Các bước thực hiện xoá những khoảng trắng
Bước 1: Tiến hành mở file Word > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H khi đó hiện hộp thoại Find and Replace.
Xoá những khoảng trắng không cần thiết
Bước 2: Tại hộp thoại Find and Replace >>Di chuyển đến phần Find what nhập “.^p” (ký tự này dấu chấm “.” sẽ là dấu để kết thúc câu, còn “p” sẽ là ký hiệu để xuống dòng).
Xoá những khoảng trắng không cần thiết 1
Bước 3: Đến phần Replace with bạn có thể nhập các ký tự tùy ý >> Nhấp chọn Replace All.
Xoá những khoảng trắng không cần thiết 2
Bước 4: Bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + H >> Ở phần Find what nhập ký tự xuống dòng là “^p” >> Tiếp đến mục Replace with hãy nhập khoảng trắng (nhấn vào thanh Space) > Chọn Replace All.
Xoá những khoảng trắng không cần thiết 3
Bước 5: Vẫn tiếp tục nhấn Ctrl + H > Ở mục Find what, nhập vào các ký tự “####” như đã thay thế các dấu câu ở bước 3 >> Ở phần Replace with hãy nhập vào “.^p” >> Chọn Replace All để xóa các hàng trống và sửa lỗi xuống hàng tùy tiện trong Word.
Xoá những khoảng trắng không cần thiết 4
Tổng kết
Trên đây Box.edu.vn đã thông tin đến bạn đọc nguyên nhân cũng như 4 cách giảm dụng lượng file Word đơn giản và nhanh chóng nhất. Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp đến bạn rất nhiều khoá tin học văn phòng khác như Excel, PowerPoint mời bạn đọc cùng tham khảo.
