Bạn muốn thao tác gộp các ô dữ liệu trong Excel lại mà không bị mất dữ liệu hoặc xảy ra lỗi? Vậy đừng bỏ qua các cách gộp ô trong Excel được chia sẻ trong bài viết dưới đây. Chắc chắn sẽ giúp bạn giải quyết các thắc mắc, dễ dàng thao tác hơn. Cùng Box.edu khám phá ngay nhé!
Xem thêm: Hướng dẫn cách Group trong Excel chính xác nhất
Xem thêm: Bật mí các cách ẩn công thức trong Excel chi tiết nhất
Mục lục bài viết
Những lưu ý khi gộp ô trong Excel
- Trong quá trình học Excel online thì khi bạn thực hiện cách gộp ô trong Excel mà chỉ chứa dữ liệu của ô đầu tiên trên cùng bên trái trong vùng dữ liệu bạn lựa chọn để gộp ô được giữ lại. Còn các dữ liệu còn lại sẽ bị xoá mất.
- Khi sử dụng Excel mà trạng thái của công cụ Merge & Center có hiển thị màu xám thì có khả năng là các ô bạn lựa chọn đang ở trạng thái chỉnh sửa và nhập dữ liệu. Lúc này bạn cần nhấn Enter và tiến hành thao tác lại các bước gộp ô.
- Với các dữ liệu đang được cài đặt ở định dạng bảng thì sẽ không thể tiến hành các thao tác gộp ô. Nếu muốn khắc phục lỗi này bạn cần tiến hành đổi định dạng bảng thành định dạng số liệu thông thường. Thao tác thực hiện bằng cách chọn 1 ô trong vùng dữ liệu => Table Tools => Design => Convert to Range.
- Nếu bạn muốn chọn lựa riêng giữa các ô đã gộp và ô chưa gộp thì Excel chưa tích hợp sẵn tính năng hay công cụ này. Vì thế bạn cần phải thực hiện thủ công.
Cách gộp ô trong Excel không phải ai cũng biết
Cách gộp ô mà không bị mất dữ liệu
Sử dụng Merge Cells for Excel để gộp ô
Công cụ Merge Cells for Excel là một trong những công cụ có tính năng gộp ô mà không làm mất dữ liệu mà được nhiều người lựa chọn sử dụng nhất trong các cách gộp ô trong Excel để không bị mất dữ liệu
Công cụ giúp bạn gộp được toàn bộ các hàng và cột dữ liệu. Đồng thời cũng sẽ hỗ trợ người dùng tối đa các định dạng dữ liệu để không làm mất các dữ liệu bên trong bo gồm dữ liệu định dạng ngày tháng hoặc chứa ký tự đặc biệt
Ngoài ra tính năng này còn giúp người sử dụng điều chỉnh kết quả mong muốn sau khi thực hiện gộp ô như: bỏ qua ô trống, xuống dòng, tách các giá trị gộp,…
Các bước thực hiện
Bước 1: Tải công cụ Merge Cells for Excel về máy tính của bạn theo đường link:
https://www.ablebits.com/excel-merge-cells/index.php
Sau đó thực hiện các bước cài đặt theo hướng dẫn của công cụ
Bước 2: Bôi đen toàn bộ các ô cần gộp trên bảng tính Excel
Bước 3: Lựa chọn Tab Ablebits Data => chọn Merge Cells. Hộp thoại Merge Cells hiển thị, bạn có thể điều chỉnh các thông số và mong muốn gộp ô như thế nào trong các tính năng có sẵn sau:
- Select your range: Lựa chọn vùng dữ liệu cần gộp ô
- How to merge: Lựa chọn cách thức gộp phù hợp mong muốn:
+ Columns into one: Gộp ô theo chiều ngang tất cả các cột dữ liệu về cột đầu tiên trong vùng dữ liệu được chọn.
+ Rows into one: Gộp ô theo chiều dọc tất cả các hàng dữ liệu về hàng đầu tiên trong vùng dữ liệu được chọn.
+ Cells into one: Gộp tất cả các ô dữ liệu về cùng 1 ô.
- Separate values with: Lựa chọn ký tự phân cách giữa các giá trị dữ liệu được gộp.
- Place the results to: Lựa chọn vị trí hiển thị dữ liệu cho kết quả gộp.
- Clear the contents of the selected cells: Dữ liệu của các ô còn lại sau khi gộp sẽ bị xoá.
- Merge all areas in the selection: Các ô khác (Ngoài các ô dữ liệu được lựa chọn để gộp) cũng sẽ được gộp thành một ô.
- Skip empty cells: Bỏ qua các ô trống có trong vùng dữ liệu.
- Wrap text: Tự động xuống hàng khi không đủ độ rộng chứa dữ liệu.
Bước 4: Tiếp tục lựa chọn Merge để gộp ô
Sử dụng hàm CONCATENATE
Bạn cũng có thể sử dụng hàm được tích hợp sẵn trong Excel để gộp ô mà không bị mất dữ liệu. Đó là thao tác nhập thủ công bằng cách sử dụng hàm CONCATENATE.
Cú pháp
=CONCATENATE(text1, text2,…).
Trong đó:
text1, text2: Lần lượt là các ô trong bảng tính, hoặc một kí tự ngăn cách như “,” hoặc “:”,… các dữ liệu gộp lại
Ví dụ minh hoạ
Nhập công thức
=CONCATENATE(A1,”, “,B1)
Trong đó:
A1, B1: Là ô chứa dữ liệu bạn muốn thao tác gộp
” “: Dấu cách giữa hai dữ liệu
Tuy nhiên trong Excel nếu bạn sử dụng hàm CONCATENATE để thực hiện gộp ô dữ liệu thì sẽ cho kết quả trong một ô riêng biệt với các ô chứa dữ liệu khác trong bảng tính. Chính bởi vậy mà việc gộp các ô trên vào bên trái của ô dữ liệu gốc bạn cần thao tác thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Copy toàn bộ công thức =CONCATENATE(A1,”, “,B1) vừa nhập trên
Bước 2: Dán toàn bộ giá trị công thức vừa sao chép vào ô trên cùng bên trái dữ liệu bằng lệnh Paste hoặc sử dụng tổ hợp phím CTRL + V => Values => Nhấn OK để hoàn thành
Gộp ô bằng Justify
Bạn muốn gộp ô trong Excel bằng tính năng Justify thì các dữ liệu của bạn cần thoả mãn những yêu cầu sau:
- Tất cả các dữ liệu bạn cần gộp chung cần phải nằm trong cùng một cột
- Các dữ liệu cần gộp phải được để ở dạng văn bản. Còn các dữ liệu ở dạng số liệu hoặc công thức thì sẽ không thực hiện gộp được
- Đối với vùng dữ liệu được chọn không được chứa ô dữ liệu trống
Các bước gộp ô bằng Justify
Bước 1: Bôi đen toàn bộ các ô bạn muốn gộp dữ liệu
Bước 2: Điều chỉnh độ rộng của cột sao cột sau khi gộp có thể chứa được toàn bộ các nội dung dữ liệu của các ô sau khi gộp lại
Bước 3: Lựa chọn tab Home trên thanh công cụ => Editing => Fill => Justify
Toàn bộ nội dung trong các ô đã được gộp lại trong một ô
Bước 4: Điều chỉnh lại ô bằng các thao tác như căn lề, điều chỉnh độ rộng cho phù hợp một lần nữa
Cách gộp 2 cột không làm mất dữ liệu
Dùng toán tử &
Cách gộp ô trong Excel bằng thao tác sử dụng toán tử & để thực hiện ghép nối kết hợp các chuỗi dữ liệu văn bản với nhau tạo thành một đoạn văn bản thống nhất duy nhất. Bạn có thể thực hiện ghép 2 cột dữ liệu nhanh chóng với cách sử dụng toán tử này
Sử dụng công thức toán từ sau:
=Text1&” “&Text2
Trong đó:
text1, text2: Lần lượt là các ô trong bảng tính, hoặc một kí tự ngăn cách như “,” hoặc “:”,… các dữ liệu gộp lại
Ví dụ minh hoạ
Bước 1: Nhập công thức
Lưu ý: Nếu bạn muốn thực hiện nối liền các dữ liệu với nhau thì giữa hai dấu “” bạn không cần để khoảng cách (Tương tự, nếu bạn muốn thêm dấu chấm, dấu phẩy, dấu hai chấm,… giữa các dữ liệu thì chỉ cần điền ký tự mong muốn vào giữa hai dấu ngoặc kép là được). Còn nếu bạn muốn để khoảng trống giữa hai ô giá trị thì để thêm dấu cách giữa 2 dấu “”.
Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả
Bước 3: Áp dụng toàn bộ công thức cho cột
Dùng hàm CONCATENATE
Cú pháp:
=CONCATENATE(text1, text2)
Trong đó:
text1, text2: Lần lượt là các ô trong bảng tính, hoặc một kí tự ngăn cách như “,” hoặc “:”,… các dữ liệu gộp lại
Lưu ý: Giống với cách gộp ô trong Excel 2 cột không mất dữ liệu bằng toán tử & về cách tạo thêm khoảng trống giữa các dữ liệu. Nếu bạn muốn dữ liệu trong 2 ô gộp lại có khoảng cách thì trong quá trình nhập công thức hầm cần thêm dấu cách giữa hai dấu ngoặc kép (Tương tự, nếu bạn muốn thêm dấu chấm, dấu phẩy, dấu hai chấm,… giữa các dữ liệu thì chỉ cần điền ký tự mong muốn vào giữa hai dấu ngoặc kép là được). Còn nếu bạn muốn dữ liệu được gộp liền kề nhau (Không có khoảng cách) thì không cần thêm dấu cách giữa 2 dấu ngoặc kép.
Ví dụ minh hoạ
Bước 1: Nhập công thức
=CONCATENATE(A2,” “,B2)
Trong đó:
A2, B2: Là ô chứa dữ liệu bạn muốn thao tác gộp
” “: Dấu cách giữa hai dữ liệu
Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả
Bước 3: Thực hiện động tác kéo thả để áp dụng toàn bộ công thức cho cột dữ liệu
Ghép nhiều cột trong Excel
Dùng toán tử &
Ghép nhiều cột trong Excel bằng cách sử dụng toán tử & giống với cách gộp 2 cột không làm mất dữ liệu. Chỉ khác nhau ở chuỗi giá trị bạn nhập vào trong toán tử để thực hiện ghép dữ liệu.
Công thức
=Text1&” “&Text2” “&Text3
Trong đó:
text1, text2, text 3: Lần lượt là các ô trong bảng tính, hoặc một kí tự ngăn cách như “,” hoặc “:”,… các dữ liệu gộp lại
Lưu ý: Nếu bạn muốn thực hiện nối liền các dữ liệu với nhau thì giữa hai dấu “” bạn không cần để khoảng cách (Tương tự, nếu bạn muốn thêm dấu chấm, dấu phẩy, dấu hai chấm,… giữa các dữ liệu thì chỉ cần điền ký tự mong muốn vào giữa hai dấu ngoặc kép là được). Còn nếu bạn muốn để khoảng trống giữa hai ô giá trị thì để thêm dấu cách giữa 2 dấu “”.
Dùng hàm CONCATENATE
Cách gộp ô trong Excel nhiều cột bằng cách sử dụng hàm CONCATENATE được cài đặt mặc định sẵn trong Excel giống với cách gộp 2 cột không làm mất dữ liệu. Chỉ khác nhau ở chuỗi giá trị bạn nhập vào trong hàm để thực hiện ghép nhiều dữ liệu với nhau.
Công thức:
=CONCATENATE(text1, text2, text3…).
Trong đó:
text1, text2, text3: Lần lượt là các ô trong bảng tính. Hoặc một kí tự ngăn cách như “,” hoặc “:”,… các dữ liệu gộp lại.
Ví dụ minh hoạ
Bước 1: Nhập công thức
=CONCATENATE(A2,” “,B2,” “,C2)
Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả
Bước 3: Thực hiện thao tác kéo thả để áp dụng toàn bộ công thức cho cột để gộp các dữ liệu theo lệnh hàm
Hướng dẫn cách tìm ô hoặc cột đã gộp
Để thực hiện tìm lại các ô hoặc các cột đã thao tác gộp dữ liệu trong Excel thì bạn có thể thao tác theo các bước sau:
Bước 1: Sử dụng tổ hợp phím CTRL + F để thao tác mở hộp thoại Find and Replace
Bước 2: Di chuyển tiếp để lựa chọn tab Find trên thanh công cụ, sau đó bạn lựa chọn Option => Format
Bước 3: Hộp thoại Find Format xuất hiện. Chọn tab Alignment => Merge Cells => OK
Bước 4: Nhập thủ công dữ liệu bạn cần tìm vào dòng Find What
Bước 5: Tìm hộp thoại đã gộp gần đây nhất – Nhấn Find Next
Hoặc bạn có thể lựa chọn phần Find All để tìm lại tất cả các ô, cột, hàng dữ liệu đã gộp lại trước đó. Lúc này Excel sẽ hiển thị những ô thoả mãn giá trị cần tìm. Giúp bạn dễ dàng di chuyển giữa các ô một cách nhanh chóng.
Hướng dẫn cách tách ô hoặc cột đã gộp
Nếu chẳng may bạn lỡ gộp nhầm ô mà muốn các dữ liệu lại được tách về các ô ban đầu thì có thể sử dụng tổ hợp phím CTRL + Z hoặc sử dụng công cụ Undo trên thanh công cụ
Ngoài 2 cách trên ra bạn cũng có thể lựa chọn ô hoặc cột đã gộp bằng thao tác như sau trên thanh công cụ:
Merge & Center => Unmerge Cells
Tổng kết
Hy vọng với những chia sẻ vừa rồi đã giúp bạn bỏ túi được cho mình toàn bộ những cách cách gộp ô trong Excel. Và đừng bỏ lỡ những lưu ý cần thiết để tránh những lỗi xảy ra. Trong quá trình sử dụng Excel. Ngoài ra còn rất nhiều những bài viết hướng dẫn. Chia sẻ đến bạn kho tàng kiến thức Excel giúp bạn trở thành một cao thủ Excel. Chúc bạn thành công!
