Thực tế chỉ những ai có cho mình kế hoạch về công việc và thời gian phù hợp thì sẽ dễ dàng đạt được thành công. Đặc biệt là các bạn cần biết cách lập thời gian biểu hiệu quả tất cả công việc cần làm hằng ngày để dễ dàng theo dõi và quản lý thời gian chính xác. Cùng Box.edu tìm hiểu ngay nhé!
👉 Xem thêm: Các kỹ năng và phương pháp quản trị thời gian hiệu quả
👉 Xem thêm: Tổng hợp cách rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian tốt nhất
Mục lục bài viết
Tìm hiểu về thời gian biểu
Tìm hiểu về thời gian biểu
Thời gian biểu được hiểu là việc các bạn lập một danh sách các công việc cần thực hiện trong ngày một cách chi tiết và cụ thể nhất. Nhờ vào đó mà bạn không bị bỏ sót một hoạt động nào đồng thời nắm được tính kỷ luật trong quá trình thực hiện công việc.
Một bảng thời gian biểu hợp lý còn giúp bạn biết kiểm soát các công việc của mình một cách tốt nhất. Thiết lập những nguyên tắc về thời gian, về công việc giúp mọi thứ trở nên suôn sẻ hơn.
Ngoài ra thời gian biểu còn chính là quy trình sắp xếp công việc hợp lý để giúp giảm thiểu căng thẳng, tăng cường hiệu quả làm việc, là một công cụ quản lý thời gian hiệu quả dành cho những ai đang cảm thấy thời gian làm việc của mình đang bị lãng phí.
Hướng dẫn cách lập thời gian biểu hiệu quả
Liệt kê các công việc cần làm
Để lập thời gian biểu chính xác và hiệu quả thì bạn cần liệt kê tất cả cả đầu việc phải làm hằng ngày kèm những vấn đề có thể phát sinh. Nó có thể là những việc làm cơ bản mỗi ngày hoặc hoạt động vui chơi bên ngoài… Càng thống kê chi tiết và cụ thể càng giúp ích cho việc xây dựng kế hoạch của bạn. Đồng thời bạn cũng có thể cân nhắc tìm hiểu công việc cần hoàn thành trong thời gian dài, kế hoạch dài hạn để liệt kê cho chính xác.
Theo dõi quan sát thời gian để hoàn thành các công việc
Đầu tiên bạn nên tính toán thời gian dành cho các công việc cơ bản hằng ngày và ghi chú vào cuốn sổ hoặc ứng dụng trên điện thoai. Việc làm này sẽ giúp bạn ước lượng chính xác thời gian dành cho môi công việc cụ thể là bao lâu. Thêm nữa bạn sẽ biết mình đang dành quá nhiều thời gian cho việc gì và sẽ tìm cách kiểm soát và tối ưu thời gian để dành cho những công việc khác.
Phân chia và điền các công việc trên cùng khoảng thời gian
Khi đã tạo được một danh sách các công việc rồi thì bạn phải sắp xếp chúng cùng với thời gian cụ thể, giới hạn để hoàn thành được chúng.
Để có thể phân chia hợp lý thì hãy xác định các công việc cần được ưu tiên hoàn thành. Đặc biệt là những công việc đòi hỏi mức độ tập trung cao cần hoàn thành nên xếp chúng vào buổi sáng khi cơ thể và tinh thần tỉnh táo và sáng tạo nhất. Với những hoạt động nghỉ ngơi, giải trí thì nên sắp xếp xen kẽ trong ngày hoặc để cuối ngày. Đừng quên dành chút thời gian ngắn 5 – 10p nghỉ ngơi trong quá trình làm việc để giảm áp lực và căng thẳng tốt hơn.
Dù phân chia và sắp xếp thế nào thì cũng nên nhớ cân bằng giữa công việc và hoạt động cuộc sống để bạn không bị quá tải và tạo áp lực cho bản thân. Ví dụ trong một ngày nếu bạn có đến 10 – 12 tiếng làm việc và chỉ 1 – 2 tiếng cho việc nghỉ ngơi, giải trí thì rất có thể bạn sẽ sớm rơi vào tình trạng quá tải, căng thẳng do mất cân bằng.
Rà soát và tuân thủ thời gian biểu một cách chặt chẽ
Lập thời gian biểu thì đơn giản nhưng việc hoàn thành thì sẽ gặp khó khăn nhất định. Đơn giản vì không phải ai cũng có đủ kiên nhẫn và thực hiện một cách chặt chẽ đúng theo kế hoạch. Cho nên rất đề cao tính kỷ luật tuân thủ theo thời gian biểu này.
Sau khi hoàn thành công việc trong ngày thì bạn cũng nên dành thời gian kiểm tra các đầu mục công việc xem đã hoàn thành hay chưa? Đồng thời bổ sung ghi chú cho những việc chưa thể hoàn thành hoặc gặp vấn đề khó khăn trong quá trình thực hiện.
Trên thực tế có không ít người không thực hiện được theo đúng kế hoạch mà mình đã đề ra. Cho nên chính bản thân bạn phải là kiên trì tuân theo nguyên tắc để có thể hoàn thành được mọi công việc một cách hoàn hảo nhất.
Những lưu ý trong quá trình lập thời gian biểu
Những lưu ý trong quá trình lập thời gian biểu
Linh hoạt trong điều chỉnh thời gian biểu
Trong quá trình thực hiện sẽ không thể tránh khỏi trình trạng chậm trễ, thay đổi dẫn đến làm sai theo quy trình của thời gian biểu. Bạn hãy bình tĩnh và giải quyết lần lượt tránh bị đảo lộn và ảnh hưởng đến những công việc tiếp theo. Quan trọng là vừa phải có sự nghiêm túc trong quá trình thực hiện lại có thể linh động thay đổi trước những vấn đề bất ngờ xảy ra để tìm cách giải quyết và điều chỉnh cho phù hợp.
Phân bố khoảng thời gian phù hợp
Đây là một lưu ý mà chúng tôi đã đề cập ở trên nhưng cũng rất quan trọng nên sẽ được nhắc lại. Việc phân bổ thời gian hợp lý là rất quan trọng để đảm bảo cân bằng được cuộc sống cho bạn về mọi mặt như giữa công việc và gia đình, làm việc và nghỉ ngơi, cũng như các mối quan hệ và cá nhân, sức khoẻ và tài chính… Nếu như không có thời gian biểu với chi tiết các công việc kèm khung thời gian để dễ dàng nhìn được một cách tổng quan thì việc đánh giá sự phân bổ này sẽ khó khăn hơn.
Sau khi đã hoàn thành xong cách bước liệt kê công việc, điền khung thời gian, bạn hãy xem xét lại tổng quan để xem bạn có đang bị mất cân bằng giữa các nhóm công việc nào hay không.
Sắp xếp khoảng thời gian dự phòng trống
Để giúp đề phòng những vấn đề phát sinh thì bạn nên giữ một khoảng thời gian phù hợp để trống dự phòng. Thông thường là 30p – 1 giờ đồng hồ trên một ngày. Ví dụ nếu bạn đang sống ở các thành phố lớn thì những yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến thời gian biểu của bạn như tắc đường, công việc đột xuất, thời tiết… cho nên để phòng ngừa mọi chuyện hãy nên dành thời gian trống trong kế hoạch thời gian biểu của bạn nhé!
Kết hợp dùng các phương pháp quản lý công việc, thời gian khác
Ngoài việc tìm hiểu cách lập thời gian biểu hiệu quả thì bạn có thể áp dụng các phương pháp quản lý công việc và thời gian khác nếu thấy phù hợp với bản thân. Hiện nay có rất nhiều phầm mềm ứng dụng quản lý bạn có thể dễ dàng tìm thấy và lựa chọn. Tuy nhiên thì cũng nên tham khảo để tìm ra phương pháp hợp lý, phù hợp với chính bản thân để dễ dàng sử dụng trong cuộc sống và công việc hằng ngày.
Dành thêm thời gian cho gia đình và bạn bè
Cho dù bạn có bận rộn và sắp xếp kín lịch thời gian biểu thì cũng dừng quên dành ra chút thời gian để gặp gỡ người thân, bạn bè hoặc những người quan trọng với bạn. Có như vậy thì mới giữ được mối quan hệ tốt đẹp và nhận được tình cảm yêu thương và sự giúp đỡ từ mọi người xung quanh. Như chúng tôi đã chia sẻ thì rất nên cân bằng giữa công việc và cuộc sống thường ngày để nâng cao chất lượng mọi việc tốt hơn.
Không nên trì hoãn và chần chừ thực hiện kế hoạch
Thêm một lưu ý trong cách lập thời gian biểu hiệu quả đó là tuyệt đối hạn chế sự trì hoãn trong quá trình thực hiện. Bản tính chần chừ, lười biếng sẽ làm bạn nhụt chí không có động lực để hoàn thành các công việc đã đưa vào thời gian biểu. Do đó lời khuyên là hãy cố gắng hoàn thiện công việc lần lượt xong rồi mới chuyển sang công việc tiếp theo, đừng chờ đợi để bản thân có cơ hội trì hoãn hành động.
Tổng kết
Cách lập thời gian biểu hiệu quả được Box.edu giới thiệu cho các bạn hy vọng sẽ là động lực cần thiết giúp nâng cao kỹ năng mềm và thành công trong công việc tốt nhất. Hãy ghi nhớ và thực hiện theo thời gian biểu thật tốt nhé!
