Cách sắp xếp công việc hiệu quả là một trong những kỹ năng mềm quan trọng giúp bạn làm việc khoa học và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Bởi vậy, trang bị cho mình những kỹ năng sẽ là giải pháp tốt nhất giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc.
Cùng Box.edu tìm hiểu các nội dung chi tiết liên quan đến kỹ năng sắp xếp công việc thông qua nội dung bài viết dưới đây nhé.
👉 Xem thêm: 15 Phần mềm nhắc nhở công việc hữu ích nhất năm 2022
👉 Xem thêm: Top 20 phần mềm quản lý công việc, giao việc tốt nhất 2022
Mục lục bài viết
Cách sắp xếp công việc là gì?
Kỹ năng sắp xếp công việc được hiểu là việc phân bổ thời gian để thực hiện các công việc hoặc nhiệm vụ khác nhau trong cùng một ngày. Đây là kỹ năng quan trọng và cần thiết trong công việc cũng như cuộc sống.
Kỹ năng này thể hiện trách nhiệm của mỗi người, đồng thời nó quyết định rất lớn đến năng lực hoàn thành công việc.
Như bạn cũng biết đấy, thời gian là tài sản vô cùng quý giá mà bất cứ ai cũng được sở hữu. Thế nhưng khoảng thời gian của mỗi người là như nhau, không hơn không kém. Thế nhưng cùng một khoảng thời gian như vậy nhưng một số người lại có thể làm được rất nhiều việc. Còn những người khác lại không thể hoàn thành được số lượng công việc như mục tiêu đã đề ra. Thậm chí họ còn luôn than vãn rằng mình không có đủ thời gian để hoàn thành các công việc đó.
Nguyên nhân ở đây xuất phát từ từ cách sắp xếp công việc và thời gian của mỗi người. Do vậy, khi trang bị được cho mình kỹ năng này, bạn có thể dễ dàng hoàn thành công việc một cách hiệu quả, năng suất, vừa đảm bảo việc quản lý thời gian một cách tối ưu nhất.
Cách sắp xếp công việc hiệu quả, khoa học
Lên danh sách các công việc cần làm
Dù bạn là người có trí nhớ tốt đến đâu đi chăng nữa thì bạn cũng nên rèn luyện cho mình thói quen tạo danh sách công việc cần làm hàng ngày. Đây là cách quản lý công việc hiệu quả mà bạn có thể áp dụng mỗi ngày cho mình.
Với cách làm này, bạn có thể dễ dàng kiểm soát được công việc của mình theo những mốc thời gian khác nhau. Từ đó dễ dàng quản lý và điều chỉnh công việc hơn.
Hãy luôn ghi nhớ rằng, đừng để đến lúc bắt tay vào công việc, bạn mới bị choáng ngợp bởi khối công việc khổng lồ. Sự lung tung, lộn xộn của các công việc khác nhau không được sắp xếp theo thứ tự sẽ khiến mọi thứ rối như tơ vò. Điều này sẽ làm cho bạn thấy nản chí và không biết cách giải quyết sao cho trọn vẹn.
Lên danh sách các công việc cần làm trong một ngày
Ghi chú công việc vào nơi dễ nhìn thấy
Cách sắp xếp công việc hiệu quả là bạn có thể ghi chú danh sách các công việc cần làm trong ngày vào giấy ghi nhớ và dán vào nơi làm việc.
Bên cạnh cách thủ công này, bạn có thể sử dụng các phần mềm nhắc nhở công việc trên máy tính hoặc công việc để đảm bảo rằng mình không bị bỏ sót bất cứ công việc nào trong ngày.
Sau khi hoàn thành một công việc trong danh sách, bạn có thể đánh dấu chúng lại để không bị nhầm lẫn với những công việc chưa được thực hiện.
Tránh mất tập trong khi làm việc
Trung bình mỗi ngày, chúng ta có khoảng 8-10 tiếng để làm việc tại môi trường công sở. Cùng một khoảng thời gian đó, nhưng có người hoàn thành công việc nhanh hơn và tốt hơn những người khác. Nguyên nhân là phần lớn vì họ không bị xao nhãng. Tập trung làm việc giúp bạn tăng khả năng tư duy, sáng tạo tốt hơn, từ đó công việc sẽ được giải quyết nhanh hơn.
Thường xuyên kiểm tra lại tiến độ hoàn thành công việc
Để quản lý công việc tốt hơn, sau khi lập danh sách các công việc cần làm, bạn nên kiểm tra chúng thường xuyên. Với cách này, bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian nhưng lại giúp bạn có thể kiểm soát tất cả các công việc cần làm.
Đồng thời đánh giá mức độ hiệu quả của từng công việc ở thời điểm hiện tại. Ngoài ra, nếu có bất kỳ một sự thay đổi nào thì bạn cũng sẽ dễ dàng hơn để đưa ra những điều chỉnh phù hợp.
Nghỉ ngơi ngắn sau khi hoàn thành công việc
Khi lên kế hoạch và phân chia thời gian cho mỗi công việc, bạn cũng nne dành ra 5-10 phút giữa giờ để nghỉ ngơi, thư giản. Điều này không chỉ giúp cho bộ não của bạn được nghỉ ngơi sau những giờ làm việc căng thẳng mà nó còn có tác dụng phục hồi lại nguồn năng lượng tích cực trong cơ thể. Do vậy mà não bộ sẽ tập trung và làm việc hiệu quả hơn.
Chăm sóc sức khỏe tốt hơn
Nghe có vẻ bất hợp lý nhưng việc chăm sóc sức khỏe tốt lại có tác động quan trọng giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả. Vì sao ư? Vì có sức khỏe tốt thì bạn mới có đủ sự tỉnh táo và minh mẫn để sắp xếp và làm việc hiệu quả hơn.
Do vậy, bạn nên dành thời gian để tập thể dục thường xuyên. Đồng thời xây dựng chế độ ăn uống và nghỉ ngơi khoa học. Đây cũng là một trong những phương pháp giúp bạn giải tỏa được những căng thẳng, stress trong công việc.
Tạo thời gian dự phòng
Cách sắp xếp công việc hiệu quả là tạo thời gian dự phòng. Bởi lẽ không phải lúc nào công việc cũng được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả như đúng kế hoạch đã đặt ra từ trước. Sẽ có những khó khăn và vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc mà bạn sẽ không thể trở tay kịp. Do vậy, phương pháp tạo thời gian dự phòng sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng để không làm ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành công việc.
Thiết kế không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng, không gian làm việc có tác động rất lớn đến hiệu quả công việc cũng như mức độ tập trung của bạn. Khi bạn có quá nhiều công việc phải làm trong một ngày cộng với không gian làm việc bừa bộn sẽ khiến cho bạn cảm thấy bí bách, khó chịu. Từ đó khả năng tập trung sẽ bị giảm sút.
Ngược lại, nếu bạn có một không làm việc sạch sẽ, ngăn nắp bạn sẽ có nhiều cảm hướng làm việc hơn. Nhờ vậy mà khả năng sáng tạo và khơi gợi nhiều ý tưởng mới cũng sẽ được phát huy một cách tối đa.
Chính vì vậy, dù bận rộn đến cỡ nào thì bạn cũng nên dành thời gian để dọn dẹp không gian sao cho gọn gàng và ngăn nắp nhất.
Thiết kế không gian làm việc ngăn nắp
Cách sắp xếp công việc hợp lý mang lại những lợi ích gì?
Tránh lúng túng khi phải làm quá nhiều việc
Mỗi một công việc sẽ có nhiều nhiệm vụ đan xen khác nhau. Và đôi khi sẽ có những phát sinh ngoài ý mà bản thân người làm cũng không thể lường trước được. Do vậy, cách sắp xếp công việc phù hợp sẽ giúp bạn phân chia từng khoảng thời gian thực hiện các công việc một cách nhanh chóng và kịp tiến độ.
Hiệu quả làm việc được nâng cao
Việc lên kế hoạch sắp xếp công việc sẽ cho bạn biết nhiệm vụ nào là ưu tiên và quan trọng cần phải thực hiện trước. Điều này giúp bạn không bị bế tắc và “cuống cuồng” mỗi khi sếp hỏi về kết quả công việc. Bên cạnh đó, cách sắp xếp công việc hiệu quả còn giúp bạn chủ động giải quyết mọi vấn đề, nâng cao hiệu suất làm việc.
Dễ dàng giải quyết những vấn đề phát sinh
Những người có khả năng sắp xếp công việc tốt luôn cố gắng hoàn thành công việc một cách nhanh nhất. Do vậy, họ luôn có một khoảng thời gian dư giả để dự phòng cho những tình huống phát sinh khẩn cấp. Chính vì vậy, mà họ có thể xử lý công việc hiệu quả, chuyên nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ đã đặt ra.
Có thêm thời gian cho bản thân
Cách sắp xếp công việc khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm được tối da thời gian. Vì thế mà bạn sẽ có một khoảng thời gian dành riêng cho bản thân.
Tận dụng khoảng thời gian này, bạn có thể tập luyện thể dục thể thao nâng cao sức khỏe, chăm sóc gia đình, học thêm các chứng chỉ phát triển nghiệp vụ bản thân. Đồng thời dành khoảng thời gian đó để chủ động lên kế hoạch làm việc cho những ngày/tháng tiếp theo.
Biết cách sắp xếp công việc phù hợp sẽ giúp bạn có thêm thời gian cho bản thân
Tập trung làm việc tốt hơn
Với một bảng công việc đã được lên cụ thể chi tiết kèm theo Deadline được phân chia rõ ràng, bạn sẽ tạo được thói quen nhắc nhở bản thân để hoàn thành nhiệm vụ một cách năng suất. Bên cạnh đó, cách sắp xếp công việc như vậy sẽ giúp bạn không bị chi phối bởi những yếu tố gây xao nhãng như tám chuyện với bạn bè hoặc lướt web.
Được cấp trên đánh cao hơn
Bất cứ một người lãnh đạo nào cũng luôn muốn nhân viên của mình có thể hoàn thành các suất sắc các nhiệm vụ được giao. Do vậy viết cách sắp xếp công việc khoa học là một điểm cộng rất lớn để nhà lãnh đạo có thể nhìn nhận và đánh giá cao khả năng làm việc của bạn. Từ đó cơ hội thăng chức cũng như khen thưởng xứng đáng cũng đến với bạn dễ dàng hơn.
Ứng dụng hỗ trợ cách sắp xếp công việc Online
Ứng dụng sắp xếp công việc trên điện thoại
Ứng dụng Asana
Trong các phần mềm sắp xếp công việc hữu ích, đầu tiên phải kể đến Asana. Với những tính năng vượt trội, đây là phần mềm được nhiều người tin dùng và đánh giá cao.
Tính năng chủ yếu của phần mềm này là theo dõi tiến độ công việc một cạc nhanh chóng, cho phép người dùng đính kèm tài liệu hoặc File mỗi dự án. Bên cạnh đó, người dùng có thể ghi chú và thay đổi những nhiệm vụ cần thực hiện một cách dễ dàng, chủ động.
Còn gì tuyệt vời hơn khi Asana mang lại cho bạn một môi trường làm việc Workspace chuyên nghiệp, thể hiện chi tiết các khía cạnh trong công việc như: hạng mục công việc, nhiệm vụ cần thực hiện, nhân viên đảm nhiệm, thời gian hoàn thành công việc. Điều đặc biệt hơn hết là với các công việc này, người dùng có thể tùy chỉnh theo trình tự ưu tiên và thời gian cần hoàn thành để đáp ứng tiến độ. Ngoài ra, Asana còn hỗ trợ bản dùng thử miễn phí cho 15 người dùng trở xuống.
Ứng dụng Google Keep
Nếu bạn muốn học cách sắp xếp công việc thông qua phần mềm Online thì hãy thử trải nghiệm với ứng dụng Google Keep nhé. Đây là một ứng dụng tuyệt vời nằm trong hệ sinh thái của Google.
Với ứng dụng này, bạn có thể dễ dàng lên danh sách các nhiệm vụ cần làm ở mọi lúc mọi nơi với thao tác nhanh và cực kỳ đơn giản. Công cụ này cho phép người dùng tạo ra nhiều ghi cú trong công việc.
Bên cạnh đó, điểm tuyệt vời của ứng dụng này khiến người dùng vô cùng thích thú đó là bạn có thể lên list công việc bằng giọng nói cực kỳ nhanh chóng, tiện lợi.
Ngoài ra, Google Keep hỗ trợ các nhà quản lý lên kế hoạch, sắp xếp công việc và bàn giao chúng cho từng nhân viên một cách nhanh nhất. Tính năng này được thông báo thường xuyên để nhắc nhở người dùng thực hiện công việc đúng thời hạn như đã đề ra.
Cuối cùng, ứng dụng Google Keep còn có thể đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thiết bị như PC, điện thoại, Tablet…
Ứng dụng Trello
Trello là ứng dụng tuyệt vời giúp người dùng lên kế hoạch và sắp xếp công việc một cách khoa học.
Tình năng nổi bật của Trello là bạn có thể khởi tạo nhiều Board để kiểm soát nhiều dự án cùng một lúc. Ngoài ra, ứng dụng này còn có thể thông báo nhắc nhở đến từng Email các nhân của các thành viên cùng tham gia trong dự án. Đồng thời bàn giao nhiệm vụ giữa các nhân viên một cách nhanh chóng với các tác vụ điều chỉnh dễ dàng.
Ứng dụng Trello giúp bạn sắp xếp công việc khoa học
Ứng dụng Google Calendar
Google Calendar là ứng dụng sắp xếp và quản lý công việc hiệu quả tiếp theo mà Box.edu muốn chia sẻ tới bạn đọc.
Có thể kể đến những tính năng nổi bật của ứng dụng này như sau: lập kế hoạch và lên lịch thời gian biểu hàng ngày, chia sẻ kể hoạch với các đồng nghiệp và đội nhóm của mình, đặt lịch nhắc nhở thời gian hoàn thành công việc. Đặc biệt, ứng dụng này còn có khả năng kết nối với Gmail và Drive.
Ứng dụng Any.do
Any.do là ứng dụng sắp xếp công việc được sử dụng phổ biến hiện nay. Với ứng dụng này, bạn có thể dễ dàng lên kế hoạch và phân chia nhiệm vụ theo trình tự từ cao đến thấp.
Ngoài ra, tính năng này còn dễ dàng đồng bộ hóa dữ liệu trên mọi thiết bị, công cụ để giúp người dùng chia sẻ tài liệu nhanh chóng với đội nhóm của mình.
Phần mềm sắp xếp lịch làm việc trên máy tính
Phần mềm F-Todolist
Phần mềm TODOLIST được xếp vào Top những phần mềm sắp xếp công việc hữu ích trên máy tính. với phần mềm này, bạn có thể hỗ trợ người dùng lên danh sách các công việc phải hoàn thành trong một ngày cùng với khoảng thời gian tương ứng để thực hiện.
Ngoài ra, bạn có thể thay đổi các câu hỏi dễ dàng và checkin – Checkout với từng cá nhân hoặc leader trong nhóm của mình.
Không quá khi nói rằng, F-TODOLIST là ứng dụng được nhiều các nhân và doanh nghiệp sử dụng để phục vụ cho nhu cầu làm việc của mình. Bởi phần mềm này có những tính năng thông minh vượt trội như sau: Lên danh sách công việc nhanh chóng, điều chỉnh linh hoạt các nhiệm vụ, liên kết dễ dàng với các đông nghiệp cùng thực hiện dự án, cập nhật tiến độ làm việc nhanh chóng, chính xác, cung cấp báo cáo thống kê năng suất làm việc của từng cá nhân.
Phần mềm My Xteam
Phần mềm My Xteam giúp bạn học cách sắp xếp công việc hiệu quả. Tính năng nổi bật của phần mềm này là lế kế hoạch quản lý cá nhân, phân chia nhiệm vụ cho từng nhân viên, thảo luận công việc trên máy tính.
Với phần mềm này, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian để hoàn thành công việc một cách nhanh nhất.
Phần mềm Facework
Facework là một trong những phần sắp xếp lịch làm việc quen thuộc dành cho dân công sở.
Facewwork hỗ trợ từng cá nhân lên kế hoạch công việc thông qua các tính năng như: Lên lịch trình công việc nhanh chóng, thông báo nhắc nhở hoàn thành công việc khi đến Deadline, theo dõi tiến độ hoàn thành công việc, ghi chú các thông tin liên quan đến dự án đang thực hiện…
Bên cạnh đó, phần mềm này còn hỗ trợ việc giám sát tiến độ thực hiện công việc của từng đội nhóm, phòng ban. Đồng thời đánh giá chính xác hiệu suất lao động của từng nhân viên, phân chia nhiệm vụ nhanh chóng.
Phần mềm Microsoft To-Do
Phần mềm Microsoft To – Do giúp người dùng liệt kê các công việc cần thực hiện trong ngày. Khi kết thúc từng công việc, phần mềm sẽ đánh dấu ở trạng thái hoàn thành để không bị nhầm lẫn với những công việc khác. Bên cạnh đó, công cụ này cũng có tính năng nhắc nhở mỗi khi đến hạn Deadline. 
Phần mềm sắp xếp công việc Microsoft To – Do
Phần mềm Base Wework
Base Wework là phần mềm sắp xếp công việc cuối cùng mà Box.edu muốn giới thiệu tới bạn đọc.
Phần mềm này có những tính năng nổi bật như: Lên kế hoạch, lịch trình cụ thể, chi tiết, kiểm soát tiến độ thực hiện dự án thông qua sơ đồ Gantt, giám sát quá trình làm việc của nhân sự/đội nhóm.
Tổng kết
Như vậy thông qua bài viết trên đây, Box.edu đã cùng bạn tìm hiểu sắp xếp công việc là gì, cách sắp xếp công việc hiệu quả. Đây là một trong những kỹ năng mềm vô cùng quan trọng giúp bạn hoàn thành công việc một cách năng suất. Vì vậy hãy bỏ túi cho mình những bí quyết mà Box.edu chia sẻ trong bài viết nhé.
Cảm ơn và chúc các bạn thành công!
