Bài viết sau đây sẽ chia sẻ về cách sắp xếp dữ liệu trong Excel đơn giản giúp bạn dễ dàng quản lý, sắp xếp dữ liệu chuyên nghiệp. Ngoài ra, bạn còn có thể sắp xếp theo nhiều điều kiện khác nhau. Hãy cùng Box.edu khám phá ngay!
Xem thêm: Cách sắp xếp ngày tháng tăng dần trong Excel chuyên nghiệp
Xem thêm: Các cách định dạng ngày tháng năm trong Excel kèm ví dụ
Mục lục bài viết
Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel bằng Sort
Sắp xếp dữ liệu cơ bản
Nếu bạn cần kiểm tra lại danh sách bán hàng của mình để thống kê doanh số theo từng ngày. Mà danh sách lại hiển thị ngày thanh toán linh tinh không theo trình tự nào cả. Như vậy rất khó để theo dõi và tính toán.
Như bạn thấy cột Ngày thanh toán trong bảng dữ liệu dưới đây vẫn chưa sắp xếp theo quy chuẩn nào cả. Vì vậy bạn sẽ khó mà biết được ngày hôm nay cửa hàng đạt được bao nhiêu doanh thu.
Việc cần phải thực hiện bây giờ là thực hiện cách sắp xếp dữ liệu trong Excel theo thời gian tăng dần. Như vậy doanh thu trong một ngày sẽ được sắp xếp gần nhau để dễ theo dõi.
Để thực hiện cách sắp xếp dữ liệu trong Excel theo thời gian bạn thực hiện theo từng bước sau:
Bước 1: Bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu theo thao tác:
- Nhấn chọn ô A2 trên trang tính
- Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + mũi tên xuống để bôi đen các ô dữ liệu cùng cột A. Và thao tác này sẽ bôi đen vùng dữ liệu đến ô cuối cùng trong cột chứa dữ liệu.
- Sau đó tiếp tục sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + mũi tên sang phải. Để chọn dữ liệu theo chiều ngang từ trái qua phải. Vùng dữ liệu được bôi đen đến ô cuối cùng trong hàng có chứa dữ liệu.
Bước 2: Nhấn chọn Data trên thanh công cụ => Chọn Sort
Trên màn hình trang tính xuất hiện hộp thoại Sort gồm có các mục “Sort by”, “Sort on” và “Order”. Trong đó:
- Sort by: Sắp xếp theo “Ngày thanh toán”
- Sort on: Values, tức là từng giá trị ở trong ô
- Order: Trình tự sắp xếp từ nhỏ nhất tới lớn nhất, hay là cũ nhất tới mới nhất, giá trị tăng dần theo thời gian
Lưu ý: Trong bảng dữ liệu bạn có thể thấy mục “My data has headers” đã được bật như trên hình. Tuy nhiên nếu trong bảng của bạn chưa có tiêu đề thì có thể dễ dàng bỏ các tích ở mục đó đi.
Trong mục Sort By sẽ hiển thị các cột chứa tên không còn là tiêu đề nữa. Excel lúc này sẽ sắp xếp các dữ liệu theo trình tự A, B, C,…
Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel này được tối ưu nhất khi bạn thực hiện làm việc với các bảng dữ liệu chứa tiêu đề của bảng tính.
Bước 3: Nhấn OK để xem kết quả hiển thị. Thứ tự ngày tháng trong cột Ngày thanh toán được sắp xếp theo trình tự tăng dần theo thời gian.
Sắp xếp dữ liệu theo nhiều điều kiện
Tương tự với bảng dữ liệu trên nếu bạn sắp xếp dữ liệu theo cột: Khách hàng và Ngày thanh toán trên bảng dữ liệu. Ưu tiên sắp xếp cột khách hàng đầu tiên. Và sau đó sắp xếp cột Ngày thanh toán theo chiều tăng dần.
Để thực hiện cách sắp xếp dữ liệu trong Excel với 2 điều kiện kết hợp đồng thời bạn cần thực hiện như sau:
Bước 1: Lựa chọn bảng dữ liệu bạn muốn thực hiện sắp xếp.
Thực hiện tương tự như các bước trên. Nên lựa chọn cả phần tiêu đề trong bảng. Nếu không có tiêu đề thì bạn có thể bỏ qua phần này.
Lưu ý: Với trường hợp bảng ngắt quãng cần có nhiều lựa chọn hơn như sau:
- Lựa chọn ô tiêu đề ở các trang tính (Dòng đầu tiên)
- Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + mũi tên xuống. Lúc này vùng dữ liệu sẽ được bôi đen đến dòng cuối cùng (Trong phần ngắt quãng)
- Sau đó bạn tiếp tục Ctrl + Shift + mũi tên xuống đến hết phần bị ngắt quãng tiếp theo
Lúc này bạn cần chú ý trong thao tác lựa chọn bảng dữ liệu. Nếu không chắc chắn bạn sẽ bôi đen thiếu dữ liệu. Khiến cho bảng tính không đủ dữ liệu để sắp xếp và kết quả không chính xác.
Bước 2: Mở Tab Data trên thanh công cụ => Chọn Sort
Tiếp theo tới cột Khách hàng sẽ là ưu tiên đầu tiên. Sau đó đến cột thứ 2 Ngày thanh toán. Lúc này bạn cần lựa chọn trong cửa sổ mở ra.
Bước 3: Lựa chọn thêm điều kiện sắp xếp theo thứ tự trong bảng tính
Nhấn chọn mục Add level và điền từng mục theo ảnh minh hoạ bên dưới:
Trong đó:
- Sort by: Lựa chọn điền điều kiện ưu tiên đầu tiên
- Then by: Lựa chọn điền điều kiện ưu tiên thứ 2
- Sort on và Order: Giữ nguyên dữ liệu để cho tên khách hàng được sắp xếp theo thứ tự và phần Ngày thanh toán vẫn xếp theo thứ tự tăng dần.
Lưu ý: Bạn có thể thay đổi ngày thanh toán thành các cột ưu tiên hơn. Sau đó tiếp tục chọn mục Khách hàng. Lựa chọn mục Then by sau đó nhấn vào biểu tưởng mũi tên (Như hình minh hoạ bên dưới).
Với mũi tên hướng xuống dưới nằm bên cạnh giúp người dùng thay đổi mức độ. Bạn có thể thay đổi hoàn toàn theo các điều kiện sắp xếp theo ý muốn.
Bước 4: Bấm OK để xem kết quả hiển thị.
Cách bỏ tính năng sắp xếp dữ liệu trong Excel
Để thực hiện bỏ tính năng sắp xếp dữ liệu bạn thực hiện theo một trong 2 cách sau:
Cách 1: Tận dụng tính năng Undo của Excel. Xoá bỏ sắp xếp thứ tự vừa thực hiện lúc đầu.
Bạn có thể nhấn vào biểu tượng mũi tên ở góc màn hình máy tính phía bên trái của Excel. Hoặc có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Z.
Nhấn chọn tới khi trang tính của bạn khôi phục về trạng thái ban đầu khi chưa thực hiện sắp xếp.
Lưu ý: Nếu bấm quá thì có thể nhấn chọn vào mùi tên bên cạnh để khôi phục 1 thao tác.
Tuy nhiên với cách này bạn sẽ gặp phải nhược điểm sau: Nếu bạn thực hiện thêm nhiều thao tác khác sau khi sắp xếp xong bảng tính. Thì khi sử dụng lệnh Undo thì tất cả các thao tác đó sẽ bị biến mất.
Hoặc nếu bạn tắt File Excel sau khi thực hiện xong sắp xếp và tiến hành lưu File. Thì cũng không thể sử dụng lại tính năng Undo này. Bởi các dữ liệu về lệnh thao tác không được Excel lưu lại.
Cách 2: Lập thêm 1 cột phụ trong bảng tính
Bạn có thể lập thêm các cột trong bảng tính mang tính chất là để đánh dấu. Cột này sẽ đánh dấu các dữ liệu ban đầu khi chưa thực hiện sắp xếp dữ liệu. Với mỗi một nội dung sẽ tương ứng với số dòng cụ thể. Và khi bạn thực hiện sắp xếp dữ liệu này với cột Khách hàng sẽ thấy cột STT này bị đảo lộn.
Bây giờ bạn muốn để danh sách quay lại về trạng tháng ban đầu thì chỉ cần sắp xếp ô STT theo chiều tăng dần là được. Hoặc bạn có thể thao tác theo các bước sau:
Bước 1: Bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu
Bước 2: Lựa chọn Tab Data trên thanh công cụ => Chọn Sort => Chọn Sort By: STT
Bước 3: Nhấn OK và xem kết quả hiển thị. Lúc này danh sách sẽ được sắp xếp lại theo thứ tự ban đầu. Nếu bạn muốn trở lại danh sách dữ liệu được sắp xếp khi nãy thì có thể sử dụng lệnh Undo để quay lại các thao tác vừa thực hiện.
Lưu ý: Dữ liệu trong cột phụ này chỉ có tác dụng hỗ trợ người dùng. Vì thế bạn có thể ẩn đi để không bị ảnh hưởng đến hiển thị của bảng tính. Khi nào cần sử dụng tới thì chỉ cần mở ẩn ra thôi.
Những lưu ý khi sắp xếp thứ tự trong Excel
- Khi thực hiện sắp xếp các dữ liệu ở dạng Text bạn có thể chỉ cần dựa theo các ký tự. Đó là ký tự đầu tiên phía bên tay trái của cột dữ liệu. Sau đó thực hiện sắp xếp theo thứ tự mong muốn của mình là được.
- Excel còn trang bị thêm cho người dùng 2 công cụ nhỏ để thực hiện sắp xếp nhanh hơn. Đó chính là 2 nút chức năng được khoanh tròn trong ảnh minh hoạ dưới đây.
- Hai nút này có chức năng khi bạn thực hiện lựa chọn vùng dữ liệu và chọn vào ô A => Z thì sẽ hiện lên thông báo trên Excel biểu thị: Các dữ liệu bạn muốn sắp xếp theo một nội dung. Nhưng nội dung này lại nằm trong bảng dữ liệu khác. Bạn chỉ lựa chọn 1 phần trong bảng dữ liệu đó. Nếu bạn muốn thực hiện sắp xếp cho cả bảng dữ liệu (Expand the selection) hoặc chỉ sắp xếp cho đúng cột đó (Continue with the current selection).
- Các sắp xếp được áp dụng cho toàn bộ bảng dữ liệu của bạn. Bảng dữ liệu sẽ được sắp xếp theo thứ tự: Từ A đến Z và từ nhỏ tới lớn.
- Hoặc bạn chỉ cần áp dụng vào cột đó thôi. Nếu cột đó được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ tới lớn.
Tổng kết
Bài viết vừa chia sẻ đến bạn cách sắp xếp dữ liệu trong Excel siêu đơn giản và nhanh chóng. Hy vọng bài viết này đã giúp cho bạn dễ dàng thao tác hơn trong Excel. Ngoài ra còn rất nhiều những bài viết chia sẻ kiến thức về Excel trong khoá học Excel online tại Box giúp bạn bỏ túi được nhiều thủ thuật chuyên nghiệp.
Chúc bạn thành công!
