Đối với những ai học Excel online để tổng hợp dữ liệu dưới dạng danh sách thông tin nhân viên, học sinh, khách hàng,… thì thao tác tách họ và tên rất quan trọng. Vậy có những cách tách họ và tên trong Excel nhanh và đơn giản? Hãy cùng Box.edu khám phá ngay trong bài viết dưới đây giúp bạn giải đáp toàn bộ thắc mắc.
Xem thêm: Top 7 cách làm tròn số trong Excel nhiều người sử dụng nhất
Xem thêm: 6 cách chỉnh viết hoa chữ cái đầu trong Excel đơn giản nhất
Mục lục bài viết
Lợi ích của việc tách họ tên trong Excel
- Thao tác đơn giản, dễ dàng sử dụng
- Độ chuẩn xác cao
- Thực hiên ngay trên Excel mà không cần phần mềm hỗ trợ nào khác
- Đa dạng cách tách họ và tên trong Excel giúp người sử dụng thoải mái lựa chọn
- Bạn có thể tách biệt riêng Họ – Tên đệm – Tên hiệu quả chỉ với vài thao tác cơ bản đơn giản.
Hướng dẫn cách tách họ tên trong Excel
Để giúp bạn dễ hiểu và tránh những sai sót trong quá trình thao tác lại các cách tách họ và tên trong Excel thì với mỗi cách làm chúng tôi đều kèm theo ví dụ minh hoạ chi tiết từng bước.
Cách tách họ tên trong Excel bằng cách kết hợp nhiều hàm
Hướng dẫn nhanh
Lấy tên:
Chọn ô trống => Nhập công thức: =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(“@”,SUBSTITUTE(A2,” “,”@”,LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,” “,””))))) => Kéo thả áp dụng công thức cho toàn bộ cột => Xem kết quả hiển thị
Lấy họ:
Chọn ô trống => Nhập công thức: =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2)) => Kéo thả áp dụng công thức cho toàn bộ cột => Xem kết quả hiển thị
Hướng dẫn chi tiết
Lựa chọn ô C2 nhập hàm để thực hiện tách họ và tên. Sử dụng công thức sau:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(“@”,SUBSTITUTE(A2,” “,”@”,LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,” “,””)))))
Trong đó:
- Hàm RIGHT sử dụng để cắt chuỗi các văn bản từ phải qua
- Hàm LEN sử dụng để lấy độ dài chuỗi văn bản
- Hàm SUBSTITUTE sử dụng để thay thế văn bản cụ thể trong chuỗi văn bản

Nhấn Enter để hiển thị kết quả tên đã được tách riêng. Lúc này bạn muốn áp dụng hàm cho cả cột thì chỉ cần thực hiện thao tác kéo thả toàn bộ công thức cho cột – Thao tác Fill handle

Tiếp tục thực hiện lấy họ và tên đệm bạn thực hiện áp dụng công thức sau:
=LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2))
- Hàm LEFT sử dụng để cắt chuối văn bản từ trái qua
- Hàm LEN thực hiện để lấy độ dài chuỗi văn bản

Sau đó tiếp tục sử dụng chức năng Fill handle để kéo thả toàn bộ công thức áp dụng cho cột Họ tên đệm

Cách tách họ tên trong Excel bằng Find and Replace
- Tách tên
Hướng dẫn nhanh
Copy toàn bộ cột Họ và Tên sang cột Tên => CTRL + H => Lựa chọn Find What sau đó bạn nhập * (Shift + 8) và Space => Replace All
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Thao tác copy toàn bộ dữ liệu ở cột Họ và Tên sang cột Tên (Cột bạn muốn tách tên)

Bước 2: Bôi đen toàn bộ dữ liệu từ C2 đến C11. Sau đó sử dụng tổ hợp phím CTRL + H để mở hộp thoại FIND and Replace

Bước 3: Lựa chọn Find What sau đó bạn nhập * (Shift + 8) và Space là khoảng trắng để thực hiện tách tên. Cuối cùng chọn Replace All

Như vậy là bạn đã hoàn thành cách tách trên trong Excel bằng Find and Replace

- Tách họ
Hướng dẫn nhanh
Copy toàn bộ cột Họ và Tên sang cột Tên => Ctrl + H => nhập Space là khoảng trắng và * (Shift + 8) => Replace All
Hướng dẫn chi tiết
Bạn muốn lấy toàn bộ họ của những tên trong danh sách thì chỉ cần thao tác theo các bước sau:
Bước 1: Thao tác copy các dữ liệu Họ và Tên vào cột Họ. Sau đó tiếp tục sử dụng tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace

Bước 2: Trong hộp thoại Find What nhập Space là khoảng trắng và * (Shift + 8) => Replace All

Như vậy là đã hoàn thiện cách tách họ và tên trong Excel bằng Find and Replace. Kết quả được hiển thị trong cột Họ.
Lưu ý: Đối với cách tách họ trong Excel bằng Find and Replace bạn sẽ chỉ tách được họ của chuỗi văn bản (Họ và tên) thôi. Không thể thực hiện tách Họ và Tên đệm được
Tách họ và tên trong Excel bằng chức năng Text to Columns
Hướng dẫn nhanh
Bôi đen toàn bộ văn bản có trong cột Họ và Tên => Tab Date => Text to Columns => chọn Delimited > Next => chọn Space => Next => chọn Text => Destination => Chọn ô chứa ký tự => Finish
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Đối với cách tách Họ và Tên bằng chức năng Text to Columns này bạn cần phải thao tác bôi đen toàn bộ văn bản có trong cột Họ và Tên. Sau đó chọn Tab Date trên thanh công cụ => Text to Columns

Bước 2: Tiếp sau đó mở hộp thoại Convert Text to Columns Wizard => chọn Delimited > Next

Bước 3: Trong phần Delimiters bạn nhấn chọn Space => Next

Bước 4: Tại đây bạn chọn Text => Destination sau đó chọn ô chứa dữ liệu sau khi thực hiện thao tác tách (Sử dụng $ để khoá ký tự) => Finish

Như vậy đã hoàn thiện cách tách Họ và Tên. Kết quả được hiển thị như sau.

Lưu ý: Với cách tách này bạn có thể tách tên bao gồm chỉ 2 chữ hoặc có thể tách chi tiết từng thông tin Họ, Tên đệm, Tên riêng như kết quả hiển thị bên trên. Cách tách họ và tên trong Excel bằng chức năng Text to Columns này là cách nhanh gọn, hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên với những danh sách dữ liệu ít hơn thì bạn có thể sử dụng 2 cách trên nhé!
Tổng kết
Như vậy chỉ với vài thao tác là bạn có thể tách riêng biệt Họ và Tên cho danh sách của mình. Hy vọng với 3 cách tách họ và tên trong Excel đã giúp cho bạn tiết kiệm nhiều thời gian và công sức. Và còn rất nhiều những bài viết chia sẻ những thông tin hữu ích giúp bạn nhanh chóng trở thành chuyên gia Excel. Khám phá ngay hôm nay.
Chúc bạn thành công!