3 Cách tách họ và tên trong Excel nhanh nhất bạn chưa biết

Đối với những ai học Excel online để tổng hợp dữ liệu dưới dạng danh sách thông tin nhân viên, học sinh, khách hàng,… thì thao tác tách họ và tên rất quan trọng. Vậy có những cách tách họ và tên trong Excel nhanh và đơn giản? Hãy cùng Box.edu khám phá ngay trong bài viết dưới đây giúp bạn giải đáp toàn bộ thắc mắc.

Xem thêm: Top 7 cách làm tròn số trong Excel nhiều người sử dụng nhất

Xem thêm: 6 cách chỉnh viết hoa chữ cái đầu trong Excel đơn giản nhất

Mục lục bài viết

Lợi ích của việc tách họ tên trong Excel 

  • Thao tác đơn giản, dễ dàng sử dụng
  • Độ chuẩn xác cao
  • Thực hiên ngay trên Excel mà không cần phần mềm hỗ trợ nào khác
  • Đa dạng cách tách họ và tên trong Excel giúp người sử dụng thoải mái lựa chọn
  • Bạn có thể tách biệt riêng Họ – Tên đệm – Tên hiệu quả chỉ với vài thao tác cơ bản đơn giản.

Hướng dẫn cách tách họ tên trong Excel 

Để giúp bạn dễ hiểu và tránh những sai sót trong quá trình thao tác lại các cách tách họ và tên trong Excel thì với mỗi cách làm chúng tôi đều kèm theo ví dụ minh hoạ chi tiết từng bước. 

Cách tách họ tên trong Excel bằng cách kết hợp nhiều hàm 

Hướng dẫn nhanh

Lấy tên:

Chọn ô trống => Nhập công thức: =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(“@”,SUBSTITUTE(A2,” “,”@”,LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,” “,””))))) => Kéo thả áp dụng công thức cho toàn bộ cột => Xem kết quả hiển thị

Lấy họ:

Chọn ô trống => Nhập công thức: =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2)) => Kéo thả áp dụng công thức cho toàn bộ cột => Xem kết quả hiển thị

Hướng dẫn chi tiết

Lựa chọn ô C2 nhập hàm để thực hiện tách họ và tên. Sử dụng công thức sau:

 =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(“@”,SUBSTITUTE(A2,” “,”@”,LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,” “,””)))))

Trong đó:

  • Hàm RIGHT sử dụng để cắt chuỗi các văn bản từ phải qua
  • Hàm LEN sử dụng để lấy độ dài chuỗi văn bản
  • Hàm SUBSTITUTE sử dụng để thay thế văn bản cụ thể trong chuỗi văn bản
tach-ho-ten-trong-Excel-bang-cach-ket-hop-nhieu-ham-1
Lựa chọn ô C2 nhập hàm để thực hiện tách họ và tên

Nhấn Enter để hiển thị kết quả tên đã được tách riêng. Lúc này bạn muốn áp dụng hàm cho cả cột thì chỉ cần thực hiện thao tác kéo thả toàn bộ công thức cho cột – Thao tác Fill handle

tach-ho-ten-trong-Excel-bang-cach-ket-hop-nhieu-ham-2
Thực hiện thao tác kéo thả toàn bộ công thức cho cột – Thao tác Fill handle

Tiếp tục thực hiện lấy họ và tên đệm bạn thực hiện áp dụng công thức sau:

=LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2))

  • Hàm LEFT sử dụng để cắt chuối văn bản từ trái qua
  • Hàm LEN thực hiện để lấy độ dài chuỗi văn bản 
tach-ho-ten-trong-Excel-bang-cach-ket-hop-nhieu-ham-3
Tiếp tục thực hiện lấy họ và tên đệm bạn thực hiện áp dụng công thức

Sau đó tiếp tục sử dụng chức năng Fill handle để kéo thả toàn bộ công thức áp dụng cho cột Họ tên đệm

tach-ho-ten-trong-Excel-bang-cach-ket-hop-nhieu-ham-4
Tiếp tục sử dụng chức năng Fill handle để kéo thả toàn bộ công thức

Cách tách họ tên trong Excel bằng Find and Replace 

  • Tách tên

Hướng dẫn nhanh

Copy toàn bộ cột Họ và Tên sang cột Tên => CTRL + H => Lựa chọn Find What sau đó bạn nhập * (Shift + 8) và Space => Replace All

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Thao tác copy toàn bộ dữ liệu ở cột Họ và Tên sang cột Tên (Cột bạn muốn tách tên)

tach-ho-ten-trong-Excel-bang-Find-and-Replace-1
Copy toàn bộ dữ liệu ở cột Họ và Tên sang cột Tên

Bước 2: Bôi đen toàn bộ dữ liệu từ C2 đến C11. Sau đó sử dụng tổ hợp phím CTRL + H để mở hộp thoại FIND and Replace

tach-ho-ten-trong-Excel-bang-Find-and-Replace-2
Sử dụng tổ hợp phím CTRL + H để mở hộp thoại FIND and Replace

Bước 3: Lựa chọn Find What sau đó bạn nhập * (Shift + 8) và Space là khoảng trắng để thực hiện tách tên. Cuối cùng chọn Replace All

tach-ho-ten-trong-Excel-bang-Find-and-Replace-3
Lựa chọn Find What sau đó bạn nhập * (Shift + 8) và Space

Như vậy là bạn đã hoàn thành cách tách trên trong Excel bằng Find and Replace

tach-ho-ten-trong-Excel-bang-Find-and-Replace-4
Hoàn thành cách tách trên trong Excel bằng Find and Replace
  • Tách họ 

Hướng dẫn nhanh

Copy toàn bộ cột Họ và Tên sang cột Tên => Ctrl + H => nhập Space khoảng trắng và * (Shift + 8) => Replace All

Hướng dẫn chi tiết

Bạn muốn lấy toàn bộ họ của những tên trong danh sách thì chỉ cần thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Thao tác copy các dữ liệu Họ và Tên vào cột Họ. Sau đó tiếp tục sử dụng tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace

tach-ho-ten-trong-Excel-bang-Find-and-Replace-5
Thao tác copy các dữ liệu Họ và Tên vào cột Họ

Bước 2: Trong hộp thoại Find What nhập Space là khoảng trắng và * (Shift + 8) => Replace All

tach-ho-ten-trong-Excel-bang-Find-and-Replace-6
Trong hộp thoại Find What nhập Space là khoảng trắng và * (Shift + 8)

Như vậy là đã hoàn thiện cách tách họ và tên trong Excel bằng Find and Replace. Kết quả được hiển thị trong cột Họ.

Lưu ý: Đối với cách tách họ trong Excel bằng Find and Replace bạn sẽ chỉ tách được họ của chuỗi văn bản (Họ và tên) thôi. Không thể thực hiện tách Họ và Tên đệm được

Tách họ và tên trong Excel bằng chức năng Text to Columns 

Hướng dẫn nhanh

Bôi đen toàn bộ văn bản có trong cột Họ và Tên => Tab Date => Text to Columns => chọn DelimitedNext => chọn Space => Next => chọn Text => Destination => Chọn ô chứa ký tự => Finish

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Đối với cách tách Họ và Tên bằng chức năng Text to Columns này bạn cần phải thao tác bôi đen toàn bộ văn bản có trong cột Họ và Tên. Sau đó chọn Tab Date trên thanh công cụ => Text to Columns

Tach-ho-va-ten-trong-Excel-bang-chuc-nang-Text-to-Columns-1
Bôi đen toàn bộ văn bản có trong cột Họ và Tên

Bước 2: Tiếp sau đó mở hộp thoại Convert Text to Columns Wizard => chọn Delimited > Next

Tach-ho-va-ten-trong-Excel-bang-chuc-nang-Text-to-Columns-2
Tiếp sau đó mở hộp thoại Convert Text to Columns Wizard

Bước 3: Trong phần Delimiters bạn nhấn chọn Space => Next

Tach-ho-va-ten-trong-Excel-bang-chuc-nang-Text-to-Columns-3
Chọn Space => Next

Bước 4: Tại đây bạn chọn Text => Destination sau đó chọn ô chứa dữ liệu sau khi thực hiện thao tác tách (Sử dụng $ để khoá ký tự) => Finish

Tach-ho-va-ten-trong-Excel-bang-chuc-nang-Text-to-Columns-4
Chọn ô chứa dữ liệu sau khi thực hiện thao tác tách

Như vậy đã hoàn thiện cách tách Họ và Tên. Kết quả được hiển thị như sau.

Tach-ho-va-ten-trong-Excel-bang-chuc-nang-Text-to-Columns-5
Tách họ và tên trong Excel bằng chức năng Text to Columns

Lưu ý: Với cách tách này bạn có thể tách tên bao gồm chỉ 2 chữ hoặc có thể tách chi tiết từng thông tin Họ, Tên đệm, Tên riêng như kết quả hiển thị bên trên. Cách tách họ và tên trong Excel bằng chức năng Text to Columns này là cách nhanh gọn, hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên với những danh sách dữ liệu ít hơn thì bạn có thể sử dụng 2 cách trên nhé!

Tổng kết 

Như vậy chỉ với vài thao tác là bạn có thể tách riêng biệt Họ và Tên cho danh sách của mình. Hy vọng với 3 cách tách họ và tên trong Excel đã giúp cho bạn tiết kiệm nhiều thời gian và công sức. Và còn rất nhiều những bài viết chia sẻ những thông tin hữu ích giúp bạn nhanh chóng trở thành chuyên gia Excel. Khám phá ngay hôm nay.

Chúc bạn thành công!

5/5 - (5 bình chọn)
Xin chào các bạn! Mình là Hà Nguyên Phương Hiện đang là tác giả của Box.edu.vn website nổi tiếng chuyên review, đánh giá, giới thiệu các khóa học hay nhất hiện nay.