Trong Microsoft Word chắc hẳn tính năng nâng cao trộn thư còn xa lạ với nhiều người. Vậy tính năng này được sử dụng để làm gì? Cách trộn thư trong Word ra sao? Hãy cùng Box.edu theo dõi ngay bài viết dưới đây để tìm câu trả lời nhé!
Xem thêm: Hướng dẫn 3 cách ngắt trang trong Word chính xác và nhanh chóng
Xem thêm: Hướng dẫn 3 cách viết phân số trong Word siêu đơn giản
Mục lục bài viết
Trộn thư trong Word là gì?
Trộn thư trong Word là một tính năng nâng cao trong Microsoft Word rất hay và hữu ích. Tính năng này giúp cho bạn dễ dàng xử lý chèn toàn bộ các danh sách, tệp tin, dữ liệu lớn,…. vào trong các văn bản cố định.
Các văn bản cố định trong Word bao gồm:
- Thư mời
- Thông báo
- Phiếu điểm
- Bảng lương hàng tháng cho nhân viên,
- ….
Thay vì phải chèn thủ công thì bạn có thể tự tay chèn vào trong các văn bản đó bằng tính năng trộn thư chỉ với vài cú nhấp chuột thao tác. Rất đơn giản, chuẩn xác và tiết kiệm được tối đa thời gian cho người sử dụng.
Bạn có thể tạo ra hàng trăm thư mời chỉ nhờ tính năng trộn thư này trong Word. Tuy nhiên bạn cần phải chuẩn bị cho mình một mẫu văn bản sẵn (Như thư mời, Bảng lương, Phiếu gửi,…) để chèn thêm thông tin một cách đơn giản.
Hướng dẫn cách trộn thư trong Word
Để thực hiện cách trộn thư trong Word này bạn cần phải có 2 file tài liệu để thực hiện trộn thư. Tài liệu gồm có:
- Văn bản gốc: Đây sẽ là văn bản chứa nội dung được soạn thảo sẵn và trong văn bản chứa những đoạn bỏ trống. Tại vị trí trống này sẽ để chứa những nội dung cần điền. Ví dụ như văn bản gốc là thư mời hoặc giấy báo trúng tuyển nhưng bỏ trống phần Thông tin người nhận (tên người nhận, địa chỉ, số điện thoại,…)
- Dữ liệu gốc: Đây sẽ là file dữ liệu chứa thông tin của các cá nhân, đơn vi, thông tin người nhận file văn bản gốc,… Những dữ liệu này sẽ được điền vào phần vị trí trống của văn bản gốc.
Cách trộn thư Word bằng cách tạo danh sách mới
Bước 1: Chọn Tab Mailings trên thanh công cụ (Nằm ở giữa 2 Tab Refecences và Review). Sau đó chọn mục Start Mail Merge => Chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: Xuất hiện cửa sổ Mail Merge. Tại hộp thoại bạn thao tác thực hiện theo các bước sau đây:
- Step 1 Of 6: Trong mục Select document type chọn Letters (What type of document are you working on?) => Chọn Next: Starting document
- Step 2 of 6: Trong mục Select starting document chọn Use the current document (How do you want to set up your letters) => Chọn Next: Select Recipients
- Step 3 of 6: Trong mục Select recipients chọn Type a new list => Chọn Next: Write your letter
Bước 3: Cửa sổ New Address list xuất hiện. Tại cửa sổ bạn chọn Customize Columns phía bên dưới hộp thoại
Bước 4: Tiếp tục chuyển sang hộp thoại Customize Address List. Tại đây bạn có thể tuỳ ý điều chỉnh các số liệu cụ thể như sau:
- Add: Thêm trường văn bản
- Delete: Xóa các trường có sẵn trong văn bản
- Rename: Đổi tên trường có sẵn trong văn bản
Sau đó chỉ cần nhấn OK để chuyển sang bước tiếp theo
Bước 5: Thực hiện điền thêm thông tin cơ bản của các trường hiển thị trong hộp thoại như sau:
- New Entry: Thêm dòng văn bản mới
- Delete Entry: Xóa dòng văn bản
- Find: Tìm kiếm văn bản
Nhấn OK để chuyển hộp thoại
Bước 6: Tiếp tục chuyển sang hộp thoại Save Address List. Tại hộp thoại này bạn cần đặt tên cho từng tệp tin được lưu trữ trong máy tính của mình. Sau đó nhấn Save để lưu.
Bước 7: Màn hình hiển thị chuyển sang hộp thoại tiếp theo – Mail Merge Recipients. Sau đó bạn có thể tự động sửa đổi các chức năng có sẵn trong hộp thoại như sau:
- Sort: Tuỳ chỉnh sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo từng trường nào đó, phụ thuộc vào các trường hợp.
- Filter: Tạo bộ lọc để lọc ra những danh sách cần thiết hiển thị bên trong danh sách dài.
- Find duplicates: Công cụ tìm kiếm những dữ liệu giống nhau để xóa đi
- Validate adress: Xác nhận địa chỉ
Bước 8: Quay trở lại màn hình hộp thoại Mail Merge. Tại hộp thoại này bạn chỉ thao tác lại 2 bước:
- Step 3 of 6: Lựa chọn mục Use an existing list trong phần Select Recipients => Chọn Next: Write your letter.
- Step 4 of 6: Chọn More items trong mục Write your letter
Bước 9: Hộp thoại Insert Merge Field xuất hiện. Tại hộp thoại bạn chọn Database Fields
Sau đó chọn trường đã được thiết kế trong hộp thoại => Nhấn chọn Insert tại các vị trí đã chọn => Chọn Next: Preview your letters
Bước 10: Sau khi thực hiện chèn xong các trường bạn chọn Complete the merge để quay về màn hình soạn thảo Word của mình.
Bước 11: Chọn Tab Mailings trên thanh công cụ => Chọn Finish & Merge => Chọn Edit Individual Document
Hộp thoại Merge to New Document xuất hiện. Trong mục Merge records chọn All => OK
Như vậy là bạn vừa hoàn thành cách trộn thư Word bằng cách tạo danh sách mới .
Cách trộn thư trong Word bằng cách sử dụng File Excel
Gần giống với ách trộn thư Word bằng cách tạo danh sách mới ở những bước đầu. Vì thế từ bước 1 đến bước 2 bạn thực hiện y nguyên cách trọng thư bằng cách tạo danh sách mới như trên.
Bước 1 + 2: Tuy nhiên ở phần Step 3 of 6 trong mục Select recipients chọn Use an existing list => Chọn Browse => Lựa chọn file dữ liệu Excel trong lưu trữ máy tính => Open
Bước 3: Khi bạn thực hiện chọn File Excel thì trên hộp thoại sẽ hiển thị các sheet dữ liệu có trong trang tính. Bạn chỉ cần lựa chọn đúng Sheet dữ liệu mà mình cần lấy thông tin => Chọn OK
Lưu ý:
- Nếu bạn thực hiện trộn thư bằng Excel thì trong danh sách file cần phải tạo từ dòng đầu tiên, bên trên, bên dưới không có các ô trống. Nếu không chọn bạn sẽ tạo ra các biểu mẫu thiếu thông tin
- Nếu không muốn xảy ra trường hợp trên bạn cần bỏ chọn các trường trống xuất hiện trong cửa sổ Mail Merge Revipient trong hộp thoại
Các bước tiếp theo bạn thực hiện theo bước 7 đến bước 11 của cách trộn thư Word bằng cách tạo danh sách mới hướng dẫn trong phần trên.
Cách trộn nhiều thư trong Word
Bước 1: Chuẩn bị 2 File dữ liệu Văn bản gốc và Dữ liệu gốc
Bước 2: Thực hiện copy phần nội dung có sẵn ở trong File Word => Chọn Mailings trên thanh công cụ => Start Mail Merge => Chọn Labels => Chọn New Label
Xuất hiện cửa sổ Label Detail xuất hiện. Tại đây bạn có thể thiết lập các thông số theo ý muốn của mình và nhấn chọn OK
Tiếp tục dán nội dung đã copy lúc ban đầu vào ô trống đầu tiên. Sau đó bạn chọn Update Labels trong thẻ Mailings để thực hiện nhân lên nhiều nhãn khác có cùng nội dung trên một trang giấy hiển thị.
Bước 3: Chọn tab Mailings trên thanh công cụ => Chọn Select Recipients => Chọn Use Existing List. Tại đây lựa chọn file Excel chứa bảng dữ liệu cần chèn trong Word
Bước 4: Lựa chọn vị trí cần điền thông tin trong nhãn đầu tiền của File Word hiển thị trên văn bản soạn thảo Word của bạn.
Chọn Insert Merge Field trong Tab Mailings trên thanh công cụ => Lựa chọn nội dung tương ứng phù hợp
Tiếp tục thực hiện tương tư các bước trên cho các thông tin phía dưới. Sau đó bạn chỉ cần lựa chọn nhãn đầu tiên, sau đó nhấn chọn Update Labels để thực hiện nhập thông tin cho các nhãn tiếp theo trong các phần hiển thị trên văn bản Word của bạn
Bước 5: Muốn thực hiện kiểm tra kết quả, chọn Preview Results. Các kết quả hiển thị thông tin tương ứng với bảng dữ liệu không bị trùng nghĩa là bạn đã thực hiện trộn nhiều thư thành công.
Tổng kết
Hy vọng bài viết đã chia sẻ đến bạn cách trộn thư trong Word siêu đơn giản và chuyên nghiệp. Chỉ với vài thao tác cơ bản là bạn có thể hoàn thành hàng trăm bức thư với nội dung chi tiết và chính xác. Bạn sẽ không phải tốn nhiều thời gian viết thông tin từng người nhận vào mỗi bức thức hay phiếu mời. Chúc bạn thành công!
