Bạn đã biết cách vẽ sơ đồ trong Word chưa? Bạn có biết các tối ưu sơ đồ để tổng hợp thông tin nhanh chóng và dễ dàng hơn chưa? Cùng Box.edu tìm hiểu ngay trong bài viết hướng dẫn vẽ sơ đồ trong Word dưới đây để giải đáp các thắc mắc của bạn nhé!
Xem thêm: Cách tạo mục lục tự động trong Word trên mọi phiên bản
Xem thêm: Cách trộn thư (Mail Merge) trong Word nhanh – chính xác
Mục lục bài viết
Cách vẽ sơ đồ trong Word bằng Shapes
Cách vẽ sơ đồ trong Word bằng Shapes đòi hỏi bạn cần phải liệt kê toàn bộ những ý chính cần được thể hiện trong sơ đồ trước khi bắt tay vào thực hiện. Vì cách vẽ này khá rườm rà và tốn nhiều thời gian của bạn.
Nếu bạn vừa làm vừa thiết kế sơ đồ trong đầu thì chắc chắn sẽ khó vẽ được sơ đồ tối ưu nhất. Việc phác thảo qua sơ đồ trong đầu trước khi thực hiện cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian vẽ.
Để vẽ sơ đồ trong Word bằng Shapes bạn cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn tab Insert trên thanh công cụ => Chọn Shapes. Tại đây sẽ xuất hiện các hình khối đa dạng để bạn tuỳ ý lựa chọn theo sáng tạo và thiết kế của riêng mk
Bước 2: Chọn hình khối rồi kéo thả chuột tới vị trí mong muốn. Hoặc bạn chỉ cần nhấn chọn thì hình khối sẽ tự động xuất hiện ở vị trí đặt chuột
Dựa theo các ý chính được vạch ra ở bước đầu và sơ đồ thiết kế bạn vạch ra trong tưởng tượng lúc đầu để tiền hành tuỳ chỉnh thêm bớt số lượng hình phù hợp.
Muốn tạo thêm các hình khối tương ứng thì bạn chỉ cần nhấn giữ phím Ctrl trên bàn phím sau đó nhấn giữ thêm chuột trái sao cho hiển thị dấu thập. Tiếp đến chỉ cần thực hiện kéo thả hình ở vị trí phù hợp là được
Nếu bạn không thực hiện được động tác kéo thả như hướng dẫn trên thì có thể sử dụng thao tác sao chép.
Chọn hình khối muốn sao chép sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + C (Hoặc nhấp chuột phải chọn Copy trong danh mục lựa chọn) để sao chép.
Sau đó di chuyển chuột đến vị trí mong muốn đặt rồi nhấn Ctrl + V hoặc nhấn chuột phải chọn mục Paste để dán hình khối
Bước 3: Chọn Format trên thanh công cụ để lựa chọn Style mong muốn tại mục Shape Style này. Bạn có thể sử dụng các chức năng sau:
- Shape Fill: Đổ màu cho hình nền bên trong hình khối
- Shape Outline: Đổ màu viền, điều chỉnh độ dày viền, chọn kiểu viền (nét liền, nét đứt,…)
- Shape Effects: Tuỳ chọn hiệu ứng hình (3D, đổ bóng,…)
Bước 4: Sau khi tạo xong các hình khối để đặt các ý chính của sơ đồ vào bạn tiếp tục vẽ thêm các mũi tên, đường đi. Với cách vẽ sơ đồ trong Word này không thể thiếu đường đi và các mũi tên vì nó thể hiện sự liên kết và điều hướng người đọc.
Bạn tiếp tục nhấn chọn Insert trên thanh công cụ => Chọn Shape và lựa chọn hình mũi tên và đường thẳng phù hợp với sơ đồ của mình.
Nếu mũi tên của bạn cần điều chỉnh thêm độ dày mỏng để phù hợp với sơ đồ thì chỉnh sửa bằng cách chọn Format => Chọn Shape Outlines => Chọn Weight sau đó tuỳ ý điều chỉnh độ dày mỏng.
Đối với trường hợp các sơ đồ hiển thị trong Word bao gồm rất nhiều hình khối khác nhau (được vẽ bằng công cụ Shape) thì bạn nên nhóm lại.
Điều này giúp cho sơ đồ tránh bị xô lệch khi bạn thay đổi, điều chỉnh bố cục bằng thao tác sử dụng phím Ctrl và bấm chuột chọn tất cả sơ đồ => Sau đó nhấn chuột phải để chọn Group.
Bước 5: Sau khi phác thoả được sơ đồ trên bản theo Word thì bạn bắt đầu thực hiện điền nội dung vào hình hộp.
Sau đó chọn hình và nhấn chuột phải => Chọn Add Text trong danh mục lựa chọn và nhập các thông tin của sơ đồ vào để hoàn thiện.
Cách vẽ sơ đồ trong Word bằng Smart Art
Bước 1: Chọn Tab insert trên thanh công cụ => Chọn mục Smart Art
Tuy nhiên ở mỗi phiên bản Word thì vị trí của mục Smart Art được đặt và hiển thị khác nhau:
Mục Smart Art nằm kế bên nút Shapes trên thanh công cụ đối với phiên bản Word 2007, 2010 và 2016:
Mục Smart Art nằm bố trí gọn gàng (Như hình minh hoạ bên dưới) đối với phiên bản Word 2013:
Bước 2: Hộp thoại Smart Art xuất hiện, lúc này bạn chỉ cần lựa chọn sơ đồ phù hợp với nhu cầu mong muốn của mình. Sau đó nhấn chọn OK
Có một số loại sơ đồ được gợi ý như sau dành cho bạn:
- List: Kiểu sơ đồ dạng liệt kê danh sách
- Matrix: Kiểu sơ đồ dạng ma trận
- Cycle: Kiểu sơ đồ vòng biểu thị sự xoay vòng, liên kết kín
- Picture: Kiểu sơ đồ chèn thêm ảnh từ bên ngoài
- Relationship: Kiểu sơ đồ thống kê dạng quan hệ
- Pyramid: Kiểu sơ đồ hình kim tự tháp
- Hierarchy: Kiểu sơ đồ tổ chức
- Process: Kiểu sơ đồ dạng trình bày quá trình
Bước 3: Sau khi lựa chọn xong thì biểu đồ trống sẽ được tự động hiển thị trên màn hình soạn thảo của Word. Lúc này bạn chỉ cần nhấp chuột vào từng phần [Text] của mỗi phần trong sơ đồ để thực hiện điền nội dung.
Tại đây bạn có thể vẽ các sơ đồ theo dạng danh sách list và nhập thêm nội dung vào ô đầu tiên. Sau đó tiếp tục điền thêm nội dung vào các ô còn lại.
Lưu ý:
Bạn có thể thực hiện thêm, bớt bất kỳ ô nào trong mẫu sơ đồ theo cách sau:
- Xoá: Lựa chọn ô muốn xoá sau đó sử dụng phím Delete hoặc có thể thao tác chuột bằng cách nhấn chuột phải và chọn Delete trong danh mục lựa chọn
- Thêm ô sơ đồ: Nhấn chuột chọn vị trí bạn muốn thêm ô, sau đó chọn Design trên thanh công cụ => Chọn Add Shapes. Tại đây sẽ có 4 vị trí để bạn lựa chọn chèn ô như sau:
+ Add Shape After: Chèn thêm ô ở phía sau
+ Add Shape Before: Chèn thêm ô ở phía trước
+ Add Shape Above: Chèn thêm ô ở phía trên một cấp độ
+ Add Shape Below: Chèn thêm ô ở phía dưới một cấp độ
Ví dụ minh hoạ – Hướng dẫn vẽ sơ đồ trong Word:
Nếu bạn muốn thêm một ô phía bên trên ô “Bánh” trong sơ đồ thì cần làm theo các bước sau:
Kích chuột chọn ô “Bánh” trên sơ đồ => Chọn Tab Design trên thanh công cụ => Chọn Add Shapes => Chọn Add Shape Before – Chèn thêm ô ở phía trước
Ngay sau đó sẽ có thêm một ô (Hình dạng tương tự ô “Bánh”) xuất hiện ngay phía trước
Bước 4: Nếu bạn muốn thay đổi màu sắc mặc định của biểu đồ thì có thể thực hiện bằng cách chọn Tab Design trên thanh công cụ => Chọn Change Color. Trong mục này sẽ có các bảng màu được cài đặt sẵn cho biểu đồ. Lựa chọn màu sắc phù hợp với yêu cầu của mình.
Với cách vẽ sơ đồ trong Word bằng Smart Art bạn sẽ tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với vẽ bằng Shapes. Ngoài ra cách vẽ này cũng thiết kế sẵn cho bạn kiểu biểu đồ đẹp mắt và chuyên nghiệp hơn
Cách vẽ sơ đồ trong Word dạng biểu đồ
Bước 1: Chọn Tab Insert trên thanh công cụ => Chọn mục Charts
Bước 2: Xuất hiện danh mục lựa chọn đa dạng các loại biểu đồ để bạn lựa chọn gồm có:
- Column: Dạng biểu đồ hình cột đứng sử dụng để hiển thị những dữ liệu có sự thay đổi theo thời gian và có thể so sánh giữa các mục.
- Stock: Biểu đồ chứng khoán sử dụng để thống kê dao động lên xuống cổ phiếu, lượng mưa hoặc nhiệt độ.
- Line: Dạng biểu đồ đường được biểu thị các dữ liệu có sự thay đổi theo thời gian được đánh dấu bằng các điểm thể hiện giá trị dữ liệu.
- Map: Biểu đồ dạng Map sử dụng để so sánh dữ liệu các vị trí
- Pie: Dạng biểu đồ hình tròn trình bày số liệu ở dạng phần trăm (%)
- Bar: Dạng biểu đồ cột ngang, giống với dạng Column.
- Radar: Biểu đồ dạng mạng nhện thể hiện các dữ liệu biến đổi đa biến, thường sử dụng để thể hiện xác định hiệu suất, điểm mạnh và điểm yếu.
- X Y (Scatter): Dạng biểu đồ phân tán XY, sử dụng để so sánh giá trị dữ liệu theo từng cặp.
- Surface: Biểu đồ bề mặt kết hợp tối ưu giữa các tập hợp dữ liệu và sử dụng màu sắc minh họa cho các khu vực có cùng một phạm vi giá trị giống nhau
- Area: Dạng biểu đồ vùng thường được sử dụng để nhằm tập trung tới tổng giá trị.
Lựa chọn loại biểu đồ phù hợp với yêu cầu của mình sau đó nhấn OK
Bước 3: Tiếp Theo một bảng trang tính Excel sẽ được hiển thị. Tại đây bạn cần nhập vào dữ liệu biểu đồ dựa theo số liệu để vẽ biểu đồ phân bố theo đơn vị phù hợp.
Sau khi nhập đầy đủ thông số vào trang tính bạn chỉ cần tắt đi là được. Nếu muốn sửa lại dữ liệu thì chỉ cần nhấp đúp chuột vào biểu đồ thì bảng trang tính sẽ tự động hiển thị.
Bước 4: Nếu bạn không hài lòng với kiểu biểu đồ này thì có thể thay đổi bằng cách nhấn chuột phải vào biểu đồ => Chọn Change Chart Type và lựa chọn dạng biểu đồ mới trong bảng hiển thị
Sử dụng Drawing Tools để vẽ biểu đồ trong Word
Cách vẽ sơ đồ trong Word bằng cách sử dụng Drawing Tools để vẽ biểu đồ trong Word sẽ giúp bạn dễ dàng tuỳ chỉnh khung vẽ để tạo phông nền ấn tượng, hấp dẫn cho Flowchart của mình. Để thực hiện bạn cần làm theo từng bước hướng dẫn sau:
Bước 1: Chọn Insert trên thanh công cụ => Chọn Shapes => Chọn mục New Drawing Canvas
Bước 2: Khung vẽ biểu đồ sẽ được hiển thị trên văn bản Word của bạn. Bạn có thể thay đổi kích thước khung để phù hợp với bộ sơ đồ nằm gọn trong khung vừa tạo.
Sau đó bạn chỉ cần tìm vị trí muốn vẽ trên khung và nhấn chọn khung hình mong muốn rồi kéo tới vị trí phù hợp.
Bước 3: Chọn Format trên thanh công cụ. Sau đó bạn tuỳ ý điều chỉnh Style theo mong muốn của mình là được.
Tại mục Format có các mục sau để bạn điều chỉnh khung theo các chức năng tương ứng:
Shape Style:
- Shape Fill: Đổ màu hình nền bên trong khung hình
- Shape Outline: Lựa chọn màu viền, điều chỉnh độ dày viền, chọn kiểu viền phù hợp (nét liền, nét đứt,…)
- Shape Effects: Hiệu ứng hình phù hợp (3D, đổ bóng,…)
WordArt Styles:
- Text Fill: Bảng màu cho chữ
- Text Outline: Lựa chọn màu viền, điều chỉnh độ dày viền, chọn kiểu viền phù hợp (nét liền, nét đứt,…) của chữ
- Text Effects: Hiệu ứng hình của chữ (3D, đổ bóng,…)
Bước 4: Chọn các hình vẽ tương ứng như các mũi tên, đường thẳng chỉ hướng để thể hiện sự liên kết trong biểu đồ.
Lựa chọn trong Tab insert => Shapes => Sau đó bạn lựa chọn hình mũi tên hoặc đường thẳng chỉ hướng phù hợp.
Nếu bạn muốn tuỳ ý điều chỉnh độ dày của mũi tên hoặc đường thẳng chỉ hướng thì chọn Format => Shape Outline => Weight rồi điều chỉnh độ dày theo ý muốn
Bước 5: Thực hiện điền thêm nội dung vào các ô trống vừa tạo bằng cách nhấp chuột vào mục Add Text trong hộp để nhập thông số, dữ liệu vào
Bước 6: Chèn thêm chữ bên ngoài các ô đã vẽ. Thì bạn có thể sử dụng công cụ Draw Text Box.
Tổng kết
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách vẽ sơ đồ trong Word. Để thiết kế được những biểu đồ đẹp mắt, chuyên nghiệp và Logic. Bạn cần thực hiện theo từng bước hướng dẫn trên. Đừng quên những lưu ý quan trọng được chia sẻ trong bài viết. Để giúp bạn tối ưu được biểu đồ hoàn chỉnh nhất nhé! Chúc bạn thành công!
