Đối với bất kỳ người nào sử dụng Excel thì việc phải gặp các tập tin quá lớn sẽ làm cho người xem khó xác định được cụ thể thông tin. Vậy để khắc phục được điều này trong phần học Excel online này chúng tôi sẽ mang đến cho bạn một tính năng đó là định dạng ô dữ liệu – Conditional Formatting trong Excel. Cùng Box.edu khám phá toàn bộ mọi điều về công cụ thần kỳ này ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Xem thêm: Tổng hợp các định dạng số trong Excel cơ bản – chi tiết nhất
Xem thêm: Tổng hợp các công thức trong Excel quan trọng nhất
Mục lục bài viết
Conditional Formatting trong Excel là gì?
Conditional Formatting trong Excel là một công cụ được người sử dụng áp dụng để làm nổi bật giá trị trong ô giúp người xem số liệu xác định được dữ liệu, thống kê số liệu một cách nhanh chóng.
Ngoài ra có thể thay đổi màu sắc tuỳ ý, thêm Icon, hoặc điều chỉnh thanh dữ liệu và thang màu theo một quy tắc định dạng có điều kiện đi kèm cho trước.
Tính năng Conditional Formatting trong Excel còn giúp bạn mất đi định dạng gốc. Bởi vì trong Excel luôn cài đặt mặc định tính năng giữ lại định dạng củ. Hoặc chỉ khi bạn bổ sung quy tắc mới hoặc chèn đè lên bất kỳ định dạng nào mới lên trên. Bởi vậy mà bạn khi bạn xoá các quy tắc Conditional Formatting vừa tạo lập thì Excel sẽ được trả lại định dạng như ban đầu
Phân loại Conditional Formatting trong Excel
Định dạng Hightlight ô tính – Hightlight Cells Rules
Định nghĩa:
Định dạng Hightlight là chức năng định dạng theo giá trị trong ô thoả mãn giá trị điều kiện được cho sẵn trước đó hoặc bạn tự điều chỉnh thiết lập điều kiện.
Một số thiết lập chức năng có sẵn:
- Greater Than: Định dạng ô có chứa giá trị lớn hơn giá trị bạn lựa chọn.
- Less Than: Định dạng ô có chứa giá trị nhỏ hơn giá trị bạn lựa chọn
- Between: Định dạng toàn bộ các giá trị nằm trong khoảng bạn lựa chọn.
- Equal To: Định dạng các ô chứa giá trị bạn lựa chọn.
- Text That Contains: Ô chứa chữ bạn lựa chọn sẽ được định dạng
- A Date Occurring: Định dạng ô có chứa giá trị thời gian bạn thiết lập.
- Duplicate Values: Định dạng chứa các giá trị bị trùng lặp
Ví dụ minh hoạ
Thao tác đánh dấu toàn bộ những ô có giá trị lớn hơn 8,5 trong cột toán dựa theo bảng dữ liệu dưới đây.
Bước 1: Bôi đen toàn bộ các ô chứa giá trị trong cột Toán
Bước 2: Lựa chọn Conditional Formatting trên thanh công cụ => Highlight Cells Rules => Greater Than
Bước 3: Nhập giá trị 8,5 vào ô => OK
Quy tắc xác định ô tính theo xếp hạng – Top/Bottom Rules
Định nghĩa
Quy tắc xác định ô tính theo xếp hạng – Top/Bottom Rules là chức năng định dạng giá trị trong ô được xếp hạng theo một vùng dữ liệu mà bạn muốn thực hiện lựa chọn
Một số thiết lập chức năng định dạng có sẵn:
- Top 10 Items: Lựa chọn ô có 10 giá trị lớn nhất.
- Top 10%: Lựa chọn 10% ô có giá trị lớn nhất.
- Bottom 10 Items: Lựa chọn ô có 10 giá trị nhỏ nhất.
- Bottom 10%: Lựa chọn 10% ô có giá trị nhỏ nhất.
- Above Average: Lựa chọn ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của vùng dữ liệu được bôi đen
- Below Average: Lựa chọn ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của vùng dữ liệu được bôi đen
Ví dụ minh hoạ
Định dạng lại 2 giá trị trong cột Văn dựa theo bảng dữ liệu dưới đây:
Bước 1: Thao tác bôi đen các ô chứa giá trị trong cột Văn
Bước 2: Lựa chọn Conditional Formatting trên thanh công cụ => Top/Bottom Rules => Top 10 Items
Bước 3: Điều chỉnh giảm giá trị xuống 2 => OK
Phân biệt độ lớn nhỏ các giá trị bằng màu sắc – Color Scales
Định nghĩa
Phân biệt độ lớn nhỏ các giá trị bằng màu sắc – Color Scales là chức năng sử dụng màu sắc để phân biết các ô của một vùng dữ liệu dựa vào giá trị lớn, nhỏ của ô chứa dữ liệu
Ví dụ minh hoạ
Phân biệt giá trị lớn nhỏ tại cột Lý dựa theo bảng dữ liệu dưới đây
Bước 1: Bôi đen toàn bộ giá trị trong cột Lý
Bước 2: Lựa chọn Conditional Formatting trên thanh công cụ => Color Scales > Chọn bảng màu phù hợp để đánh dấu
Thêm biểu tượng vào ô tính dựa trên giá trị – Icon Sets
Định nghĩa
Thêm biểu tượng vào ô tính dựa trên giá trị – Icon Sets là tính năng được sử dụng để phân biệt toàn bộ các giá trị có trong một vùng dữ liệu
Ví dụ minh hoạ
Cài đặt tính năng Icon Sets cho cột Hoá dựa vào bảng dữ liệu dưới đây
Bước 1: Bôi đen toàn bộ các ô có chứa giá trị trong cột Hoá
Bước 2: Lựa chọn Conditional Formatting trên thanh công cụ => Chọn Icon Sets => Chọn 1 nhóm biểu tượng mong muốn
Định dạng theo điều kiện riêng
Định nghĩa
Conditional Formatting trong Excel – Định dạng theo điều kiện riêng trong Excel là định dạng theo chức năng có sẵn được giới thiệu trước đó. Tính năng này còn được điều chỉnh ở phía trên để cho phép bạn có thể tự thiết lập cho trang tính của mình một quy định để định dạng ô chứa giá trị
Ví dụ minh hoạ
Bước 1: Bôi đen toàn bộ các giá trị ở cột Anh trong bảng dữ liệu
Bước 2: Lựa chọn Conditional Formatting trên thanh công cụ => Chọn New Rule.
Bước 3: Lựa chọn Use a formula to determine which cells to format => Sau đó nhập vào ô công thức =E4 > 6.9 => Chọn Format
Bước 4: Chuyển sang lựa chọn màu sắc tại công cụ Fill trong hộp thoại Format Cells vừa hiển thị => Ok
Bước 5: Hoàn tất quá trình định dạng theo điều kiện riêng
Các bước sử dụng Conditional Formatting trong Excel
Để thao tác thực hiện sử dụng ô và tô màu cho giá trị trong ô dựa theo giá trị Conditional Formatting trong Excel bạn cần thao tác thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng
Bước 2: Chọn Conditional Formatting trên thanh công cụ => Highlight Cells Rules hoặc Top / Bottom Rules
Hoàn thành cách áp dụng màu ô và màu chữ dựa theo giá trị
Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu cần định dạng
Bước 2: Chọn Conditional Formatting trên thanh công cụ => Data Bars, Color Scale hoặc Icon Sets.
Tạo quy tắc mới
Chức năng tạo quy tắc mới giúp bạn có thể tự thiết lập lại các định dạng theo ý của bạn. Các thao tác thực hiện đơn giản như sau:
Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu cần tạo quy tắc mới
Bước 2: Chọn Conditional Formatting trên thanh công cụ => New Rules để thao tác thực hiện tạo thêm quy tắc mới
Hiệu chỉnh quy tắc được áp dụng
Trong trường hợp bạn thực hiện thiết lập các quy tắc mới theo cách vừa hướng dẫn trên mà vẫn còn thiếu sót thì có thể điều chỉnh lại theo cách sau:
Bước 1: Bôi đen toàn bộ dùng dữ liệu cần điều chỉnh
Bước 2: Lựa chọn Conditional Formatting trên thanh công cụ => Manage Rules
Bước 3: Lựa chọn Edit Rule trên thanh công cụ và thao tác sửa lại
Xoá quy tắc đã áp dụng
Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu cần xoá quy tắc
Bước 2: Lựa chọn Conditional Formatting trên thanh công cụ => Clear Rules => Clear Rules from Selected Cells để thực hiện xóa các quy tắc tại vùng bạn vừa lựa chọn hoặc Clear Rules from Entire Sheet để xóa quy tắc toàn bộ có trong bảng tính.
Một số câu hỏi thường gặp
Làm sao để đánh dấu các giá trị trùng lặp trong trang tính bằng màu đỏ?
Cách khắc phục vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo các thao tác cơ bản sau đây:
Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu muốn tìm kiếm giá trị trùng lặp
Bước 2: Lựa chọn Conditional Formatting trên thanh công cụ => Highlight Cells Rules => Chọn Duplicate Values.
Bước 3: Tiếp tục lựa chọn Light Red Fill with Dark Red Text => Nhấn OK
Làm thế nào để tạo ra một bản đồ nhiệt
Vậy bản đồ nhiệt là gì? Bản đồ nhiệt là một dạng biểu đồ được áp dụng để minh hoạ số liệu trong đó theo từng giá trị đại lượng được hiển thị trong bảng. Biểu đồ sẽ hiển thị theo 1 loại màu sắc khác nhau.
Trong Excel bản đồ nhiệt được dùng để so sánh các tập dữ liệu. Điều này giúp cho người xem có thể dễ dàng xác định được các giá trị thấp hơn hoặc cao hơn một cách dễ dàng trong một vùng dữ liệu
Bạn thực hiện tạo biểu đồ nhiệt bằng Conditional Formatting trong Excel theo các cách sau đây:
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần tạo biểu đồ nhiệt
Bước 2: Lựa chọn Conditional Formatting trên thanh công cụ => Color Rules => Chọn một bảng màu.
Hoàn thành cách tạo biểu đồ nhiệt cho trang tính
Tổng kết
Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về tính năng Conditional Formatting trong Excel. Áp dụng tính năng một cách phù hợp sẽ giúp bạn giải quyết toán bộ những rắc rối về định dạng ô dữ liệu. Việc thống kê, tính toán kết quả cũng được chính xác và chuyên nghiệp hơn. Chúc bạn thành công
