Với bất kỳ ai thường xuyên sử dụng Excel thì đã quá quen thuộc với các thao tác cơ bản và hàm Excel. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng thường xuyên xảy ra lỗi. Nguyên nhân là do lỗi định dạng khiến hàm không thực hiện được phép tính. Vậy định dạng số trong Excel như thế nào để chuẩn xác nhất. Hãy cùng Box.edu khám phá ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Xem thêm: 8 Cách giảm dung lượng File Excel nhanh chóng, hiệu quả
Xem thêm: Phân loại & cách sử dụng Conditional Formatting trong Excel
Mục lục bài viết
Định dạng số (Number Formats) là gì?
Định dạng số trong Excel là một kiểu định dạng số liệu cơ bản trong quá trình sử dụng bảng tính và thổng kế số liệu trong Excel. Định dạng này giúp các số liệu được thống nhất như tỷ lệ phần trăm %, đơn vị tiền tệ $ hay ngày tháng năm,…
Ngoài kiểu định dạng số còn có một kiểu định dạng sẽ được sử dụng cho mục đích và đối tượng số lượng áp dụng khác nhau:
- Định dạng chung: Sử dụng các ký hiệu khoa học như hàm mũ để áp dụng với các số lượng có giá trị lớn hơn 12 chữ số.
- Định dạng số: Để hiển thị toàn bộ các số. Trong quá trình sử dụng bạn có thể chỉ rõ đối tượng cụ thể ở vị trí thập phân. Nhu cầu sử dụng để tách hàng nghìn và hiển thị số âm.
- Định dạng tiền tệ: Sử dụng để định dạng giá trị tiền tệ nói chung và biểu tượng tiền tệ mặc định trong Excel. Bạn hoàn toàn có thể chỉ rõ số lượng vị trí thập phân mong muốn theo nhu cầu.
- Định dạng kế toán: Cũng được sử dụng như định dạng tiền tệ. Tuy nhiên định dạng này sẽ căn chỉnh các biểu tượng tiền tệ theo các số trong cột. Điều này tương tự với các dấu thập phân có trong ô giá trị
- Định dạng ngày: Hiển thị định dạng ngày tháng giúp bạn dễ dàng nhận diện số liệu. Kiểu định dạng này sẽ không bị ảnh hưởng bởi cài đặt trong Panel điều khiển.
- Định dạng phần trăm: Giá trị trong ô được định dạng sẽ được nhân với 100 và hiển thị dưới dạng phần trăm %.
- Định dạng phân số: Định dạng số liệu hiển thị theo dạng phân số.
- Định dạng khoa học: Hiển thị số liệu theo hàm mũ và thay một phần của số đó bằng cú pháp E + n.
- Định dạng thời gian: Hiển thị định dạng giờ, phút, giây giúp bạn dễ dàng nhận diện số liệu. Kiểu định dạng này sẽ không bị ảnh hưởng bởi cài đặt trong Panel điều khiển.
Mục đích của việc sử dụng định dạng số
Với bất kỳ ai sử dụng Excel đều biết định dạng số sẽ giúp cho bạn hiểu được chính xác đó là gì. Qua đó tổng hợp toàn bộ các thông tin và phân tích toàn bộ dữ liệu một cách dễ dàng hơn.
Ngoài ra định dạng số cơ bản này còn giúp cho người sử dụng dễ dàng tìm hiểu, thống kê các số liệu được lưu sẵn trong File. Như vậy sẽ có cái nhìn tổng quát về số liệu và đưa ra đánh giá chính xác nhất
Các định dạng số cơ bản trong Excel
Trong Excel có rất nhiều những định dạng số được cài đặt mặc định sẵn. Trong phần “Các định dạng số cơ bản trong Excel” dưới đây sẽ giới thiệu tới bạn 8 định dạng thường xuyên được sử dụng nhất trong Excel.
Tuy nhiên để định dạng được số liệu trong Excel bạn đều phải thực hiện thao tác mở hộp thoại Format Cells để tiếp tục định dạng. Cách mở hộp thoại rất đơn giản và đa dạng cách mở. Bạn có thể sử dụng 1 trong 4 cách sau đây:
Cách 1: Sử dụng phím tắt để mở hộp thoại Format Cells
Cho ví dụ minh hoạ với bảng số liệu dưới đây. Bạn cần lựa chọn vùng cần định dạng số liệu và sử dụng tổ hợp phím CTRL + 1
Cách 2: Sử dụng chuột phải
Thao tác bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu cần định dạng. Sau đó nhấp chuột phải trong phạm vi vùng dữ liệu vừa được bôi đen => Chọn Format Cells
Cách 3: Sử dụng các mũi tên
Trên thanh công cụ bạn nhấp chọn những mũi tên (Hình minh hoạ bên dưới) để mở hộp thoại Format Cells để định dạng từng số liệu chi tiết
Cách 4: Sử dụng thẻ Home để mở hộp thoại Format Cells
Lựa chọn Tab Home trên thanh công cụ => Chọn Format => Format Cells
Có 6 thẻ được hiển thị trong hộp thoại Format Cells để minh hoạ cho các định dạng trong Excel hỗ trợ người dùng:
- Number: Hỗ trợ người dùng các định dạng số trong Excel.
- Alignment: Hỗ trợ người dùng căn chỉnh văn bản trong Excel.
- Font: Hỗ trợ người dùng điều chỉnh cỡ chữ, kiểu chữ tuỳ chọn trong Excel.
- Border: Hỗ trợ người dùng tạo khung viền cho bảng trong Excel.
- Fill: Hỗ trợ người dùng tự động làm đầy dữ liệu trong cột hoặc trong hàng trong Excel.
- Protection: Hỗ trợ người dùng bảo vệ trang tính bằng cách tạo mật khẩu trong Excel.
Lưu ý: Đối với người sử dụng Excel cần định dạng số liệu ở bất kỳ định dạng nào đều sẽ thấy mục Sample ở cột bên phải hiển thị để xem được sự thay đổi của số liệu như thế nào khi lựa chọn định dạng đó. Từ đó để người dùng lựa chọn được định dạng phù hợp cho số liệu của mình
Định dạng số (Number) trong Excel
Định dạng số trong Excel là định dạng thường xuyên được sử dụng nhiều nhất trong Excel. Đây cũng là định dạng cơ bản mà hầu hết các trường hợp đều phải sử dụng đến. Chính bởi vậy mà Excel luôn cài đặt định dạng này là định dạng mặc định cho các dữ liệu số. Tuy nhiên bạn vẫn cần điều chỉnh lại định dạng vì trong quá trình sử dụng chèn thêm ký tự, chữ cái,… cũng sẽ làm Excel tự động thay đổi định dạng không phù hợp
Định dạng số thường bao gồm định dạng số thập phân, số âm và dấu phẩy để ngăn cách các phần nghìn, triệu,… của số liệu
Cách sử dụng:
Mở hộp thoại Format Cells (Theo một trong 4 cách hướng dẫn trên)=> Chọn Number hiển thị ở cột bên trái hộp thoại => Tuỳ chọn định dạng ở bên phải => OK
Các định dạng gồm có:
- Decimal places: Thiết lập định dạng số ở sau dấu phẩy của phần thập phân trong số liệu
- Use 1000 Separator (,): Dấu phẩy sẽ xuất hiện để ngăn cách chữ số hàng nghìn, hàng triệu
- Negative numbers: Định dạng số âm
Ví dụ minh hoạ:
Điều chỉnh định dạng Number cho cột Revenue dưới đây:
- Sử dụng 3 số ở sau dấu phẩy
- Sử dụng dấu phẩy để ngăn cách chữ số hàng nghìn
Sau khi thao tác định dạng thì số liệu được hiển thị kết quả như sau:
Định dạng chữ trong Excel (Text)
Khi bạn muốn sử dụng định dạng chữ thì nội dung sẽ được cài đặt mặc định điều chỉnh căn lề trái
Cách sử dụng:
Mở hộp thoại Format Cells (Theo một trong 4 cách hướng dẫn trên) => Chọn Number hiển thị ở cột bên trái hộp thoại => OK
Ví dụ minh hoạ:
Định dạng Text cho bảng dữ liệu bên dưới cột Year. Kết quả hiển thị như sau:
Định dạng ngày tháng, thời gian (Date)
Cách sử dụng
Mở hộp thoại Format Cells (Theo một trong 4 cách sau) => Chọn Date hiển thị ở cột bên trái hộp thoại => OK
Nhập lại số liệu ngày tháng năm, Excel sẽ tự động định dạng theo cài đặt trước đó bạn thao tác. Hoặc bạn có thể tiến hành soạn thảo số liệu trước sau đó thực hiện thao tác mở hộp thoại Format Cells để định dạng lại
Ví dụ minh hoạ
Định dạng phần trăm (%)
Định dạng phần trăm là một định dạng được sử dụng rất nhiều trong các định dạng số liệu. Khi bạn sử dụng định dạng phần trăm này cho số liệu trong Excel được thống kê của bạn thì các số liệu sẽ được hiển thị dưới dạng % giúp bạn dễ dàng nhận diện
Cách sử dụng:
Mở hộp thoại Format Cells (Theo một trong 4 cách hướng dẫn trên) => Chọn Percentage hiển thị ở cột bên trái hộp thoại => Chọn tùy chọn Decimal places tuỳ chọn ở cột bên phải => OK
Ví dụ minh hoạ:
Cài đặt định dạng Percentage cho cột Interest rate và không hiển thị số thập phân trong bảng dưới đây:
Định dạng phân số (Fraction)
Cách sử dụng
Bôi đen vùng số liệu cần định dạng số => Tab Home => Chọn trình đơn thả xuống => Tìm chọn Number Format => Chọn Fraction
Ví dụ minh hoạ:
Định dạng khoa học (Scientific)
Trong Excel định dạng khoa học được dùng để định dạng hiển thị cho các số có giá trị rất lớn hoặc rất nhỏ. Bạn cần chú ý điều này để áp dụng định dạng chuẩn xác
Cách sử dụng:
Mở hộp thoại Format Cells (Theo một trong 4 cách hướng dẫn trên) => Chọn Scientific hiển thị ở cột bên trái hộp thoại => Điều chỉnh tuỳ chọn số thập phân sẽ được giữ lại ở cột bên phải => OK
Ví dụ minh hoạ:
Định dạng lại số 70 tỷ thành dịnh dạng khoa học.
Sau khi áp dụng định dạng khoa học thì số 70 tỷ – 70,000,000,000 sẽ được hiển thị thành 7.E+10 nghĩa là 7 nhân 10 mũ 10. Định dạng này sẽ giúp cho người dùng không bị rối mắt và dễ dàng nắm bắt được số liệu, tránh nhầm lẫn
Kết quả hiển thị như sau:
Định dạng kế toán (Accounting)
Định dạng kế toán là 1 trong những định dạng được dân kế toán sử dụng nhiều nhất. Đối tượng này cũng là nhóm người sử dụng Excel nhiều nhất. Tuy nhiên sau khi sử dụng định dạng này thì ký hiệu tiền tệ sẽ được xếp thành 1 hàng thẳng chứ không liền kề như định dạng tiền tệ.
Cách sử dụng
Mở hộp thoại Format Cells (Theo một trong 4 cách hướng dẫn trên) => Chọn Accounting hiển thị ở cột bên trái hộp thoại => Điều chỉnh tuỳ chọn định dạng phù hợp ở cột bên phải => OK
Có 2 định dạng để bạn lựa chọn sử dụng:
- Decimal places: Thiết lập định dạng số ở sau dấu phẩy của phần thập phân.
- Symbol: Tùy chọn định dạng ký hiệu tiền tệ mà bạn mong muốn hiển thị
Ví dụ minh hoạ
Định dạng kế toán cho cột Revenue :
- Chỉ sử dụng 3 dấu phẩy ở ngay sau số thập phân
- Hiển thị đơn vị tiền tệ là $
Kết quả hiển thị như sau:
Định dạng tiền tệ (Currency)
Gần giống với định dạng kế toán, định dạng tiền tệ cũng hiển thị đơn vị $. Tuy nhiên ký hiệu tiền tệ $ sẽ được gắn liền với số tiền tệ (Khác với định dạng kế toán)
Cách sử dụng
Mở hộp thoại Format Cells (Theo một trong 4 cách hướng dẫn trên) => Chọn Currency hiển thị ở cột bên trái hộp thoại => Điều chỉnh tuỳ chọn định dạng phù hợp ở cột bên phải => OK
Có 3 định dạng để bạn lựa chọn sử dụng:
- Decimal places: Thiết lập định dạng số ở sau dấu phẩy của phần thập phân.
- Symbol: Tùy chọn định dạng ký hiệu tiền tệ mong muốn.
- Negative numbers: Định dạng hiển thị số âm
Ví dụ minh hoạ
Định dạng số liệu tiền tệ cho cột Revenue dưới đây:
- Chỉ sử dụng 3 dấu phẩy ở ngay sau số thập phân
- Hiển thị đơn vị tiền tệ là $
Kết quả hiển thị như sau:
Một số mẹo sử dụng định dạng số trong Excel hiệu quả
Trong Excel bạn không thể tuỳ tiện sử dụng định dạng linh tinh. Bởi nó sẽ ảnh hưởng tới kết quả nếu bạn định dạng sai. Vậy làm thế nào để biết định dạng mình lựa chọn có phù hợp và chính xác không? Chúng tôi có những mẹo dưới đây để giúp bạn giải quyết vấn đề
Xem lại các giá trị sau khi áp dụng định dạng số
Đối với một số trường hợp việc định dạng số trong Excel có thể không đưa ra cho bạn kết quả như mong đợi. Ví dụ dưới đây sẽ giúp bạn dễ hiểu hơn:
Khi áp dụng định dạng phần trăm cho giá trị 7 thì bạn sẽ nhận được con số hiển thị là 700% chứ không phải 7% như mong muốn lúc đầu
Vì thế sau khi thực hiện các thao tác định dạng số bạn cần thêm một bước kiểm tra kết quả nữa để tránh những sai sót đáng có nhé!
Áp đụng dịnh dạng số cho toàn cột
Một trong nhưng mẹo rất hay sẽ giúp bạn tránh được nhiều sai sót trong quá trình sử dụng Excel để tổng hợp số liệu. Đó chính là áp dụng định dạng số trong Excel cho toàn cột. Nếu trong một cột dữ liệu mà bạn chỉ sử dụng định dạng số nhất định thì bạn có thể thực hiện các thao tác như sau:
Bôi đen toàn bộ cột số liệu => Tuỳ chỉnh định dạng số mà bạn muốn sử dụng cho số liệu Excel hiện tại của mình.
Tổng kết
Như vậy chỉ với vài bước cơ bản là bạn đã hoàn thành cách bước định dạng số trong Excel. Với hình ảnh minh hoạ từng bước kèm ví dụ minh hoạ chi tiết. Đã giúp bạn dễ dàng quản lý số liệu của mình một cách chuẩn xác và tránh những lỗi hàm thường gặp. Đừng bỏ lỡ bất kỳ bài viết nào chia sẻ các thủ thuật trong Excel giúp bạn trở thành chuyên gia làm chủ Excel.
Đối với những ai không muốn bỏ lỡ những kiến thức mới về Excel, các bạn có thể theo dõi các khoá học Excel tại Box các chuyên gia sẽ thường xuyên chia sẻ những thông tin hữu ích đến bạn đọc.
Chúc bạn thành công!
