Với bất kỳ ai sử dụng Word để soạn thảo văn bản đều cần phải biết định dạng văn bản trong Word để hoàn thành bản thảo của mình. Việc định dạng văn bản này sẽ giúp cho bản thảo của bạn được trình bày rõ ràng, đẹp mắt và chuyên nghiệp hơn. Vậy làm thế nào để định dạng một văn bản hoàn chỉnh? Hãy cùng Box.edu khám phá câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Xem thêm: Chi tiết các cách đánh dấu số trang trong Word chuyên nghiệp
Xem thêm: Tiêu chuẩn căn lề trong Word – Hướng dẫn cách căn lề chuẩn
Mục lục bài viết
Định dạng văn bản trong Word là gì? Mục đích việc định dạng văn bản
Định dạng văn bản trong Word là gì?
Định dạng văn bản trong là các thao tác chỉnh sửa, sửa soạn lại văn bản sao cho đoạn văn bản của bạn dễ đọc, đẹp mắt hơn. Với bố cục thì sẽ dễ nhìn, rõ ràng giúp người đọc dễ dàng nắm bắt được nội dung, ấn tượng và dễ hiểu.
Các định dạng văn bản thực chất là cách trình bày văn bản theo các thuộc tính quy định sẵn. Kết hợp lại để chỉnh sửa văn bản sao cho ấn tượng và dễ đọc hiểu nội dung hơn. Đối với các yêu cầu về văn bản khác hay về tính chất công việc đòi hỏi văn bản cần theo một quy chuẩn nhất định thì cần sử dụng các định dạng văn bản để chỉnh sửa.
Sử dụng định dạng văn bản đúng cách sẽ giúp cho văn bản của bạn được đánh đúng trọng tâm, nổi bật nội dung quan trọng. Về hình thức yêu cầu phải chỉnh sửa hợp lý và bài bản theo bố cục rõ ràng.
Mục đích việc định dạng văn bản
- Các thao tác định dạng giúp cho văn bản được trình bày đẹp mắt và dễ nhìn hơn
- Toàn bộ nội dung trong đoạn văn bản cần được trình bày rõ ràng, nổi bật
- Các nội dung quan trọng được làm rõ và nhấn mạnh đúng trọng tâm
- Người đọc dễ dàng nắm bắt được phân giá trị cốt lõi của văn bản
- Các vấn đề, tiêu đề chính muốn truyền tải đến người đọc được làm nổi bật
Các lệnh định dạng văn bản thường sử dụng
Trong Word bạn sẽ thường xuyên gặp 2 lệnh định dạng văn bản sau:
- Định dạng đoạn văn bản: Định dạng này giúp người soạn thảo nhấn mạnh đúng vào phần nội dung quan trọng trong bài viết. Giúp cho người đọc dễ dàng bám sát nội dung cốt lõi mà bản thảo muốn hướng tới
- Định dạng kí tự: Giúp làm nổi bật những nội dung đoạn văn bản cần chú ý. Người đọc cũng dễ dàng nắm rõ được nội dung, hình thức dễ nhìn, gây ấn tượng và toát lên sự chuyên nghiệp của người soạn thảo
Tuy nhiên các định dạng cần được làm theo các tiêu chuẩn, kết hợp hài hoà đẹp mắt. Tránh lạm dụng gây rối mắt và khiến người đọc khó chịu khi đọc bản thảo.
Các cách định dạng văn bản
Định dạng văn bản bằng phím tắt
Dưới đây sẽ là tổng hợp một số phím tắt thường được sử dụng để giúp bạn định dạng văn bản trong Word:
Ctrl+B: In đậm văn bản
Ctrl+D: Mở hộp thoại Font – Cửa sổ định dạng font chữ
Ctrl+I: In nghiêng font chữ
Ctrl+U: Gạch chân font chữ
Ctrl + Shift + >: Tăng kích cỡ văn bản
Ctrl + Shift + <>: Giảm kích cỡ văn bản
Định dạng văn bản bằng nút mũi tên
Bước 1: Chọn Tab Layout trên thanh công cụ => Chọn biểu tượng mũi tên trong mục Page Setup để thực hiện thiết lập trang Word của bạn
Bước 2: Điều chỉnh lề trong mục Margins của hộp thoại Page Setup được vừa được mở. Điều chỉnh căn lề theo kích thước tiêu chuẩn khổ A4 để định dạng văn bản trong Word như sau:
- Top: Căn lề phía trên
- Bottom: Căn lề phía dưới
- Left: Căn lề bên trái
- Right: Căn lề bên phải
Bước 3: Điều chỉnh xong kích thước tiêu chuẩn căn lề bạn nhấp chọn OK
Định dạng văn bản bằng chức năng Paragraph
Bước 1: Bạn cần thực hiện bôi đen toàn bộ đoạn văn bản Word cần định dạng
Bước 2: Chọn Tab Home trên thanh công cụ sau đó chọn mũi tên ở Paragraph (Như hình minh hoạ bên dưới)
Bước 3: Hộp thoại Paragraph xuất hiện => Chọn mục Indents and spacing => Trong mục General bạn chọn Alignment để căn lề đoạn văn bên trái hoặc phải hoặc Outline Level để chọn kích cỡ của văn bản
- Trong mục Indentation gồm có 2 mục Left và Right. Tại đây bạn có thể chọn khoảng cách đoạn văn lề trái và lề phải của văn bản
- Trong mục Special có thể chọn kiểu thụt đầu dòng của đoạn văn và mục By để điều chỉnh khoảng cách thụt đầu dòng của đoạn văn bản
Ở phần Spacing bao gồm:
- Before: Khoảng cách giữa dòng đầu đoạn và dòng bên trên
- After: Khoảng cách giữa dòng cuối cùng của văn bản với dòng bên dưới
- Line Spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn
- At: Khoảng cách dòng giữa các đoạn văn trong văn bản
Bước 4: Sau khi hoàn thành nhập các thông số vào hộp thoại bạn chọn OK để hoàn thành định dạng văn bản trong Word
Định dạng văn bản bằng thước ngang
Bước 1: Chọn Tab View trên thanh công cụ => Chọn Ruler
Bước 2: Tuỳ chỉnh thủ công thanh công cụ căn chỉnh lề 2 bên trên thước ngang tuỳ theo mong muốn
Cách định dạng văn bản để có một file Word chuẩn
Căn lề và kích thước cho văn bản
Bước 1: Chọn Tab Layout trên thanh công cụ => Chọn mục Size để mở hộp thoại căn chỉnh lề cho đoạn văn bản
Bước 2: Hộp thoại Page Setup xuất hiện => Chọn mục Margins và điều chỉnh các kích thước căn lề trong hộp thoại:
- Top: Căn lề phía trên. Kích thước tiêu chuẩn: 2 – 2.5 cm
- Bottom: Căn lề phía dưới. Kích thước tiêu chuẩn: 2 – 2.5 cm
- Left: Căn lề bên trái. Kích thước tiêu chuẩn: 3 – 3.5 cm
- Right: Căn lề bên phải. Kích thước tiêu chuẩn: 1.5 – 2 cm
Bước 3: Tiếp tục chọn Tab Layout trên thanh công cụ => Orientation để điều chỉnh khổ giấy của văn bản. Gồm có 2 khổ giấy để bạn lựa chọn như sau:
- Portrait để chọn khổ dọc.
- Landscape để chọn khổ ngang.
Định dạng Font chữ trong Word
Bước 1: Chọn Tab Home trên thanh công cụ hoặc có thể sử dụng tổ hợp phím CTRL + D để mở hộp thoại định dạng Font chữ
Bước 2: Hộp thoại Font xuất hiện => Tuỳ chọn Font chữ mong muốn định dạng cho đoạn văn bản => OK
Định dạng khoảng cách các chữ
Bước 1: Chọn Tab Home trên thanh công cụ hoặc có thể sử dụng tổ hợp phím CTRL + D để mở hộp thoại định dạng Font chữ => Chọn mục Advanced trong hộp thoại
Bước 2: Tại mục Spacing bạn tuỳ chỉnh thiết lập khoảng cách giữa các chữ trong văn bản gồm có:
- Normal: Khoảng cách bình thường giữa các chữ
- Expanded: Mở rộng thêm khoảng cách giữa các chữ
- Condensed: Thu hẹp khoảng cách giữa các chữ
Bước 3: Nhấn OK để áp dụng định dạng văn bản trong Word
Kết quả hiển thị như sau:
Sao chép định dạng bằng Format Painter
Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng văn bản cần định dạng trong Word
Bước 2: Chọn Tab Home trên thanh công cụ => Chọn mục Format Painter
Bước 3: Hoàn thành đinh dạng văn bản bằng cách sao chép định dạng bằng Format Painter
Tổng kết
Hy vọng bài viết sẽ giúp cho bạn nắm bắt được toàn bộ những thao tác và các tiêu chuẩn để chỉnh sửa bản thảo của mình theo đúng định dạng. Chỉ với vài thao tác định dạng văn bản trong Word siêu đơn giản đã giúp cho văn bản của bạn thêm chuyên nghiệp và gây ấn tượng được cho người đọc. Ngoài ra còn rất nhiều những bài viết chia sẻ kiến thức về các thủ thuật trong Word giúp bạn trở thành chuyên gia Word. Hãy khám phá ngay hôm nay nhé!
