Excel là gì? Tính năng – cấu trúc – ứng dụng của Excel

Excel là một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi để thống kê dữ liệu và tính toán số liệu chi tiết, chính xác. Tuy nhiên còn rất nhiều vẫn chưa biết về Excel là gì và những tính năng hữu ích của phần mềm này. Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây bạn sẽ nắm bắt được mọi điều cần biết về phần mềm Excel cũng như cách học excel online hiệu quả nhé.

Xem thêm: VBA trong Excel là gì? Thành phần và ứng dụng VBA

Xem thêm: 4 Cách Wrap Text trong Excel chính xác, chuyên nghiệp

Excel là gì? Công dụng Excel

Excel là gì?

Excel là một phần mềm bảng tính của Microsoft Office. Đây là một phần mềm giúp cho người dùng có thể dễ dàng lưu trữ dữ liệu và trình bày chi tiết dưới dạng bảng. Cách trình bày này giúp người đọc dễ dàng nắm bắt và tránh những sai sót, nhầm lẫn cơ bản. 

Ngoài ra Excel còn tích hợp các phép tính, hàm tính và các công cụ phục vụ tính toán và xử lý thông tin nhanh chóng. Người dùng sẽ nhận được kết quả nhanh chóng, chính xác. Dù là khối lượng dữ liệu khổng lồ cũng sẽ được tính toán, thống kê tính toán từng đơn vị.

Màn hình ứng dụng Excel bao gồm thanh công cụ tích hợp các tính năng được cài đặt sẵn phục vụ người dùng. Phía dưới là các trang tính được tạo lên bởi các hàng và cột. Điểm giao nhau giữa hàng và cột được gọi là ô. Tất cả các ô trong trang tính đều được cài đặt sẵn nhiều công thức, hàm tính giúp người dùng tính toán, lọc, kiểm tra dữ liệu.

Sức mạnh của Excel còn được các lập trình viên thiết kế và tích hợp các công cụ được sử dụng để phân tích và tìm kiếm dữ liệu. Đặc biệt trong đó không thể không nhắc đến công cụ liên quan đến Facebook. 

Hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ không những nghỉ của Facebook và các chương trình chạy quảng cáo trên Facebook đòi hỏi lọc ra các danh sách dựa theo các tiêu chí và cần xuất ra các file dữ liệu để thống kê và so sánh. Điều này đang nhận được sự quan tâm rất nhiều. 

Không chỉ dừng lại ở Excel là gì, phần mềm này còn là một công cụ tuyệt vời. Các tính năng của Excel có thể nói là “Kho tàng khai thác không biết bao giờ hết”. Các tính năng của nó không biết khi nào mới có thể sử dụng hết. Với mọi phần mềm nào xuất ra dữ liệu để đánh giá thì phần mềm Excel chính là lựa chọn hàng đầu mà không thể bỏ qua.

Công dụng Excel

Excel có nhiều công dụng như:

• Lưu trữ dữ liệu
• Tính toán số liệu
• Quản lý dữ liệu
• Phần tích dữ liệu (Tham giá và hỗ trợ)
• Tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng
• Lọc dữ liệu chính xác, chi tiết

Các phiên bản Excel hiện nay

Tính đến thời điểm hiện tại Excel đã tạo ra rất nhiều phiên bản cải tiến khác nhau. Với mỗi một phiên bản đều được nâng cấp các tính năng tối ưu hơn. Cập nhập thêm nhiều tính năng mới nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng của người dùng. 

Dưới đây là bảng thống kê các phiên bản Excel, mời bạn đọc tham khảo:

Phiên bản Excel 2003

Trong phiên bản Excel 2003 với mỗi một trang tính – Sheet thì sẽ có:

• 256 cột – Column
• 65,536 dòng – Rows
• 16,777,216 ô – Cells

Excel 2003 sở dực giao diện mặc định gồm có 3 thanh công cụ với những tính năng cơ bản được sử dụng nhiều nhất như sau:

• Thanh đầu tiên chứa các menu. Với mỗi một menu lại chứa nhiều tính năng, công cụ được tích hợp sẵn phục vụ người dùng sử dụng, thao tác cơ bản
• Thanh thứ 2 là Standard bao gồm các tính năng cơ bản thường xuyên sử dụng (Phổ biến) như: Tạo File mới, lưu lại File, in, xem văn bản trước khi in,…
• Thanh thứ 3 là Formating giúp người dùng lựa chọn Font chữ phù hợp. Ngoài ra còn các tính năng như điều chỉnh kích cỡ chữ, màu sắc, in đậm, in nghiêng, gạch chân, căn lề trái phải,… cho từng ô chứa dữ liệu

Phiên bản Excel 2007, 2010, 2013

Các phiên bản Excel 2007, 2010 và 2013 tương đối giống nhau về mặt sắp xếp các tính năng và công cụ. Chức năng sử dụng trong Excel bằng thanh Ribbon cũng giống nhau. 

Tuy nhiên các phiên bản này cải tiến và khác hơn so với phiên bản Excel 2003 trước đó:

• 16,384 cột – Column
• 1,048,576 dòng – Rows
• 17,179,869,184 ô – Cells

So với phiên bản Excel 2013 thì phiên bản Excel 2007, 2010 và 2013 được tối ưu nhiều tính năng và tích hợp nhiều công thức thông minh hơn. Người sử dụng nếu dùng các phiên bản cải tiến này sẽ tiết kiệm thời gian tính toán và có kết quả chính xác, chi tiếp và cập nhập chuẩn nhất.

Ví dụ hàm Sumif bạn có thể thấy ở trên tất cả các phiên bản được sử dụng để tính tổng theo 1 điều kiện. Tuy nhiên đối với phiên bản phiên bản Excel 2007, 2010 và 2013 thì có hàm Sumifs. Hàm này không có ở phiên bản 2003. Hàm Sumifs được sử dụng để tính tổng theo nhiều điều kiện. Chính xác, chi tiết và nhanh hơn.

Các tính năng cơ bản của Excel

Tính năng cơ bản của Excel

Nhập dữ liệu và lưu trữ dưới dạng File: Dữ liệu được người dùng nhập trực tiếp vào các trang tính sau đó được lưu trữ lại. Các File dữ liệu có thể được sử dụng để trao đổi, sao chép, nhân bản,… Khi cần sử dụng chỉ cần thao tác mở File để lấy dữ liệu và chỉnh sửa.

Excel tích hợp các công thức tính hỗ trợ người dùng tính toán: Có rất nhiều hàm trong Excel với nhiều công dụng khác nhau như hàm SUM, TODAY, IF, COUNT, COUNTIF,…

Người dùng có thể thống kê số liệu dưới dạng biểu đồ. Dựa trên biểu đồ dữ liệu để đưa ra các đánh giá và so sánh

Người dùng có thể tạo và thực hiện liên kết nhiều bảng tính với nhau để giúp cho các dữ liệu được liên kết chặt chẽ và chi tiết

Excel hỗ trợ bảo mật dữ liệu an toàn tuyệt đối. Người dùng có thể cài đặt mật khẩu – password cho các File dữ liệu của mình

Kiểu dữ liệu của Excel

Kiểu dữ liệu số: Đây là kiểu dữ liệu bao gồm các dữ liệu dạng số từ 0 đến 9 (Bao gồm cả số âm và dương)

Kiểu dữ liệu chuỗi: Đây là kiểu dữ liệu bao gồm các chữ cái từ A đến Z và các ký tự đặc biệt. Hoặc có thể là một dãy số mà chỉ cần chứa một ký tự

Kiểu dữ liệu thời gian: Đây là kiểu dữ liệu bạn có thể nhập theo ngày tháng năm hoặc giờ phút giây

Kiểu dữ liệu dạng Boolean: Kiểu dữ liệu này sẽ trả về kết quả hiển thị dạng True/False

Kiểu dữ liệu công thức: Với kiểu dữ liệu này người dùng sẽ sử dụng các công thức toán từ hay các dấu so sánh để thống kê số liệu

Cấu trúc của một bảng tính Excel chuẩn

Ngòi việc hiểu rõ Excel là gì bạn cần nắm chi tiết hơn về cấu trúc của một bảng tính. Một bảng tính sẽ bao gồm nhiều thành phần cấu tạo, cụ thể cấu trúc của một bảng tính Excel gồm như sau:

• Các Sheet – Các bảng tính: Trong một File dữ liệu sẽ bao gồm rất nhiều Sheet. Mỗi một Sheet sẽ có hơn 4 triệu ô tính để người dùng có thể nhập dữ liệu thoải mái. 
• Workbook – Sổ tay: Workbook thường sẽ có khoảng 255 sheet được dùng để tập hợp các bảng tính, đồ thị, bảng dữ liệu,… có sự liên kết với nhau
• Column – Cột: Một cột trong Excel bao gồm nhiều ô tính được tính theo chiều dọc của bảng tính. Các cột có độ rộng mặc định sẵn là 9 ký tự. Với mỗi một bảng tính sẽ có 256 cột được đánh theo thứ tự bảng chữ cái A, B, C,…
• Rows – Dòng: Một dòng trong Excel bao gồm nhiều ô tính được tính theo chiều ngang của bảng tính. Các dòng có chiều cao mặc định sẵn là 12,75 chấm điểm. Với mỗi một bảng tính sẽ có 16384 được đánh theo số thứ tự 1, 2, 3,…
• Cell – Ô: Đây là một điểm giao giữa dòng và cột trong bảng tính. Mỗi ô sẽ được xác định theo toạ độ bằng ký tự của cột và số thứ tự. Ví dụ ô C3 là giao giữa cột C và dòng thứ 7 trong bảng tính.
• Vùng – Range: Đây là tập hợp các ô được xác định bằng toạ độ ô đầu và cuối tính từ trên xuống dưới và từ trái qua phải. Ví dụ C2:C100 hoặc C12:G12

Các tác vụ cơ bản trong Excel

• Tạo cửa sổ làm việc mới trên trang tính
• Thao tác nhập dữ liệu cơ bản
• Chỉnh sửa các viền ô
• Tô bóng ô
• Sử dụng tính năng tự động để thực hiện tính tổng thêm dữ liệu
• Tạo thêm công thức đơn giản cho ô tính
• Áp dụng các định dạng số cho dữ liệu
• Nhập dữ liệu của bạn vào chi tiết trong bảng tính
• Hiển thị tổng số bằng cách phân tính nhanh dữ liệu
• Thêm ý nghĩa cho dữ liệu bằng cách phân tích nhanh dữ liệu
• Hiển thị thêm các dữ liệu đã nhập trong biểu đồ phân tích nhanh dữ liệu
• Sắp xếp chi tiết các dữ liệu
• Lọc các dữ liệu chính xác
• Thao tác lưu trữ tài liệu vào máy tính
• In công việc của bạn
• Kích hoạt các phần bổ trợ và sử dụng đúng công dụng
• Tìm và áp dụng mẫu vào bảng tính

Ứng dụng của Excel vào trong những ngành nghề

Phần mềm Excel được ứng dụng rộng rãi vào thực tế và sử dụng trong đa dạng nhiều ngành nghề khác nhau như:

• Kế toán: Có thể thấy ngành nghề kế toán sử dụng Excel nhiều và thường xuyên nhất. Các nhân viên kế toán thường sử dụng Excel để tính toán, lập báo cáo tài chính, tính lương, thống kê dữ liệu nhân viên công ty,… Đối với bất kỳ nhân viên kế toán nào thì kỹ năng sử dụng thành thạo Excel là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết bắt buộc phải có
• Ngân hàng: Trong lĩnh vực ngân hàng phần mềm Excel được sử dụng để quản lý nhân sự, tài sản và thống kê các danh sách
• Kỹ sư: Các kỹ sư sử dụng Excel để thực hiện tính toán dữ liệu. Các File dữ liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các dự án, thống kê số liệu tính toán,…
• Giáo viên: Sử dụng để quản lý thông tin danh sách lớp, thông tin cá nhân từng học và tính điểm cho các bạn học sinh.

Tổng kết

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ chi tiết về Excel là gì cùng với những kiến thức liên quan đến phần mềm hữu ích này. Đừng quên trang bị cho mình các tác vụ cơ bản và thao tác thành thạo các tính năng trong Excel để giúp bạn trở thành một chuyên gia nhé!

Chúc bạn thành công!