Một file Powerpoint sẽ bao gồm hình ảnh, biểu đồ, video, tệp âm thanh,… vì vậy sẽ tốn nhiều dung lượng như vậy chuyển file từ máy này sang máy khác sẽ gặp nhiều khó khăn. Chính vì thế việc giảm dung lượng là điều rất cần thiết, cùng Box.edu tìm hiểu những cách giảm dung lượng Powerpoint nhanh chóng và chính xác nhất trong bài viết dưới đây bạn nhé!
👉 Xem thêm: Tổng hợp 3 cách khắc phục lỗi không mở được Powerpoint
👉 Xem thêm: Bật mí cách làm Powerpoint trên điện thoại chuyên nghiệp
Mục lục bài viết
Chuyển đổi file Powerpoint sang định dạng PPTX
Bước 1: Đầu tiên bạn cần mở file Powerpoint lên >> Chọn tab File ở trên cùng bên trái.
Nhấn chọn tab File
Bước 2: Tiếp tục chọn Info.
Nhấn chọn Info
Bước 3: Chọn Convert.
Nhấn Convert
Bước 4: Tiến hành đổi định dạng thành *.pptx >> Nhấn Save.
Nhấn Save
Chèn hình ảnh thay vì sao chép
Trong quá trình thao tác sử dụng các phím tắt sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và thao tác chính xác hơn. Bên cạnh những mặt tiện lợi cũng có những hạn chế nhất định. Việc bạn thao tác copy và paste sẽ làm dung lượng của tập tin sẽ tăng lên, do các tập tin mà bạn sao chép có thể sẽ là dạng BMP hoặc PNG (các định dạng file ảnh không nén / nén không mất dữ liệu).
Để đảm bảo hình ảnh của bạn được chèn đúng định dạng , bạn nhấn Insert >> Chọn Picture >> Nhấn This Device.
Chèn ảnh thay vì sao chép
Nén tất cả các ảnh trong file Powerpoint
Bước 1: Tiến hành mở file Powerpoint >> Nhấn chọn tab File ở trên cùng bên trái.
Mở file Powerpoint >> nhấn tab File
Bước 2: Chọn Save as.
Chọn Save as
Bước 3: Chọn ổ đĩa bạn muốn lưu >> Chọn Tools >> Chọn Compress Picture.
Nhấn chọn ổ đĩa bạn muốn lưu >> Chọn Tools >> Chọn Compress Picture
Tắt tính năng AutoRecover
AutoRecover là một trong những công cụ giúp lưu tài liệu và cung cấp cho bản khôi phục trong trường hợp xảy ra sự cố tắt máy đột ngột hoặc mất điện. Trong suốt quá trình làm việc tính năng này sẽ tự động lưu một số thông tin vào file làm dung lượng tăng lên.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Mở file Powerpoint >> Nhán chọn tab File.
Mở Powerpoint >> Chọn tab File
Bước 2: Nhấn chọn More >> Chọn Options.
Nhấn More >> Chọn Option
Bước 3: Chọn Save >> Nhấn chọn bỏ dấu tích ở mục Save AutoRecover information every…minutes.
Nhấn Save >> Nhấn chọn bỏ tích mục Save AutoRecover information every…minutes.
Tắt chế độ nhúng Font chữ
Bước 1: Nhấn chọn mở file Powerpoint >> Chọn tab File.
Nhấn chọn File
Bước 2: Chọn More >> Nhấn Options.
Nhấn More >> Chọn Option
Bước 3: Nhấn chọn Save >> Bỏ dấu tích ở mục Embed fonts in the file.
Nhấn Save >> Bỏ tích chọn Embed fonts in the file.
Tắt tuỳ chọn lưu ảnh thu nhỏ
Bước 1: Tiến hành mở file Powerpoint >> Chọn tab File.
Nhấn chọn File
Bước 2: Chọn Info.
Nhấn Info
Bước 3: Chọn Properties >> Chọn Advanced Properties.
Chọn Properties >> Nhấn Advanced Properties.
Bước 4: Nhấn chọn Summary >> Bỏ chọn Save preview picture >> Chọn OK.
Nhấn OK
Sao chép tất cả các sile sang bản mới
Sao chép tất cả các nội dung sang một bản mới là rất cần thiết bởi trong nội dung đó sẽ có những phần bạn không cần tới.
Mặc dù cách này có hơi mất thời gian, nhưng với cách này sẽ bản mới của bạn sẽ không lưu bất cứ thông tin nền, thông tin AutoRecover hoặc phiên bản trước của file. Vậy nên kích thước của file giảm đáng kể.
Xoá và ẩn thông tin cá nhân khỏi file Powerpoint
Bước 1: Mở file Powerpoint >> Chọn tab File.
Nhấn chọn tab File
Bước 2: Nhấn chọn Info.
Nhấn Info
Bước 3: Chọn Check for Issues >> Chọn Inspect Document.
Nhấn Check for Issues >> Chọn Inspect Document.
Bước 4: Chọn Inspect.
Nhấn chọn Inspect
Bước 5: Tại mục Document Properties and Personal Information >> chọn Remove All.
Nhấn Remove All
Giải nén file Powerpoint
Bước 1: Nhấp chuột phải vào file Powerpoint >> Chọn Add to archive.
Nhấn mở Powerpoint >> Chọn Add to archive
Bước 2: Chọn định dạng file nén >> Chọn OK.
Chọn định dạng file nén >> Nhấn OK
Dẫn liên kết thay vì chèn file
Bước 1: Chọn tab Insert > Chọn Link.
Nhấn chọn Insert >> Chọn Link
Bước 2: Chọn file bạn muốn chèn > Chọn OK.
Nhấn OK
Tổng kết
Trên đây Box.edu đã chia sẻ đến bạn những cách giảm dung lượng Powerpoint đơn giản và nhanh chóng nhất. Hi vọng bạn đọc đã nắm được những thao tác và có thể áp dụng vào trong quá trình thiết kế slide cho mình.
Tham khảo ngay cách học thiết kế powerpoint chuyên nghiệp từ các chuyên gia hàng đầu tại Box để có cho mình những kiến thức, mẹo cũng như thủ thuật.
Chúc các bạn thành công!
