Bạn thường xuyên quản lý File dữ liệu liên quan đến ngày tháng. Bạn muốn cập nhập ngày giờ hiện tại của mình trên trang tính để thống kê dữ liệu nhưng chưa biết sử dụng như thế nào? Bỏ túi ngay cho mình công thức hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel để dễ dàng hơn trong việc quản lý File dữ liệu của mình nhé!
Xem thêm: Cách sử dụng hàm TRIM trong Excel để loại bỏ khoảng trống
Xem thêm: Cách dùng hàm Date trong Excel để tính toán ngày tháng
Mục lục bài viết
Hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel là gì? Ứng dụng
Trong Excel có hai loại dữ liệu ngày tháng được sử dụng:
- Ngày tháng cố định
- Ngày tháng tự động cập nhập
Hai loại dữ liệu này hỗ trợ người dùng quản lý dữ liệu và tính toán số liệu chính xác hơn. Trong đó có hàm tự nhảy ngày tháng. Hàm này sẽ giúp cho các bạn tự động cập nhập thời gian ngày tháng ở hiện tại một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng hơn.
Ứng dụng của hàm tự nhảy ngày tháng trong học Excel online:
- Hàm giúp người dùng tự động điền dữ liệu ngày tháng để dễ dàng xử lý hoá đơn nhanh chóng hơn
- Tự động cập nhập ngày tháng chuẩn xác theo thời gian chuẩn quốc tế
- Giúp người dùng trang bị các thao tác chuyên nghiệp hơn khi sử dụng Excel
Cách định dạng ngày tháng năm trong Excel
Bước 1: Nhấn chọn chuột phải vào cột cần cập nhập thời gian trên bảng tính của bạn => Nhấn chọn Format Cells
Bước 2: Nhấn chọn Tab Number trên thanh công cụ => Chọn mục Date. Sau đó lựa chọn kiểu định dạng ở thẻ Type phù hợp
Sau đó bạn nhấn OK để dữ liệu giờ, ngày, tháng được định dạng mới tự động trên trang tính.
Cách điền thông tin ngày tháng năm trong Excel
Cách điền dữ liệu giờ, ngày, tháng trên Excel
Trong Excel, khi bạn muốn thực hiện điền các thông tin ngày tháng năm thì Excel sẽ tự động nhận diện dữ liệu. Dữ liệu sẽ được định dạng chuyển về mặc định và căn lề tự động cho dữ liệu.
Tuy nhiên nếu Excel hiển thị dữ liệu được căn lề trái nghĩa là các dữ liệu của bạn chưa được Excel nhận diện và định dạng lại. Dữ liệu trong ô tính đang định dạng ở dạng Text.
Riêng đối với Excel 10 sẽ có những cách nhập sau:
- 22/05/2021 Hoặc 22/5/2021 Hoặc 22/5/21
- 22-05-2021 Hoặc 22-5-2021 Hoặc 22-5-21
- 22 may 2021 Hoặc 22 may 21 Hoặc 22 may
Lưu ý:
- Bạn có thể thực hiện thay đổi các định dạng cho ô dữ liệu. Sau đó lựa chọn vùng ô dữ liệu cần thay đổi định dạng. Tiếp tục sử dụng tổ hợp phím Ctrl + 1
- Nếu kết quả của bạn hiển thị dấu ###### trên trang tính thì bạn chỉ cần nhấp đúp chuột vào cột để điều chỉnh độ rộng của cột. Cột dữ liệu sẽ tự động điều chỉnh để hiển thị vừa đủ kết quả trên trang tính.
Điền dữ liệu giờ, ngày, tháng, năm cố định
Để thực hiện điền dữ liệu giờ, ngày tháng, năm cố định ngoài việc sử dụng hàm tự nhảy ngày tháng bạn có thể sử dụng hàm NOW hoặc hàm TODAY. Hai hàm này sẽ kết hợp với hàm IF để thực hiện xử lý các dữ liệu bên trong Excel nhanh chóng hơn.
Ví dụ minh hoạ:
Sử dụng hàm IF kết hợp hàm NOW để thực hiện làm hiển thị nhanh giá trị ngày giờ trong bảng dữ liệu dưới đây.
Bước 1: Trong bảng dữ liệu Excel, lựa chọn một ô trống nhập công thức sau để thực hiện kiểm tra:
= IF (C4 = “Đã bán”, IF (D4 = “”, NOW (), D4), “”)
Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả. Sau đó sử dụng con trỏ chuột kéo thả áp dụng công thức cho các ô trống bên dưới.
Sau khi nhấn Enter bạn sẽ nhận được kết quả hiển thị trống. Bởi vì cột dữ liệu Đã bán còn trống nên hàm IF sẽ thực hiện lệnh [value_if_false] là ô trống:
(= IF (C4 = “Đã bán”, IF (D4 = “”, NOW (), D4), “”))
Công thức hàm IF sẽ làm cho các công thức bắt buộc có tính toán vòng lặp. Công thức IF(D4=””,NOW(),D4) sẽ được lặp đi lặp lại để xét dữ liệu trong ô C4.
Bước 3: Thay đổi dữ liệu ở hàng bất kỳ trong cột C bằng chữ đã bạn. Sau đó xem xem sự thay đổi ở cột thời gian như thế nào.
Lưu ý:
- Với các loại công thức vòng lặp sẽ làm cho các hàm luôn được hoạt động và thực hiện lặp đi lặp lại. Điều này giúp cho máy tính của bạn chậm lại. Vì vậy Excel sẽ tắt tính toán vòng lặp để đảm bảo tốc độ hoạt động của máy tính được đảm bảo.
- Để thực hiện được công thức trên bạn cần phải thực hiện thêm thao tác. Đó là bật lại chức năng tính toán lặp trên Excel.
Bạn muốn thực hiện mở chức năng tính toán vòng lặp trên Excel 2010 như sau:
Chọn Tab File trên thanh công cụ => Chọn More… => Options
Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện bảng tính Excel Options => Chọn Formulas. Sau đó kích vào mục Enable iterative calculation.
Sẽ có 2 mục dành cho bạn. Thông thường bạn sẽ để mặc định. Tuy nhiên bạn cũng có thể dễ dàng thay đổi mục đích sử dụng.
Trong đó:
- Maximum Iterations: Số lần lặp tối đa có thể sử dụng. Nếu số lần lặp càng lớn thì hàm sẽ thực hiện tính toán càng nhiều.
- Maximum Change: Số lần thay đổi tối đa. Nếu với giá trị nhỏ nhất cho phép Excel thực hiện chu trình lặp. Nếu giá trị càng nhỏ thì Excel sẽ trả về kết quả tính toán càng chính xác. Sử dụng dữ liệu dựa vào giá trị bạn cần thực hiện tính.
Điền dữ liệu giờ, ngày, tháng, năm tự động cập nhật
Trên dữ liệu thời gian hiện tại và có khả năng cập nhập thời gian tự động. Trong Excel có hai hàm TODAY và hàm NOW. Trong đó:
- Hàm TODAY được sử dụng để điền ngày tháng tự động vào trang tính. Cú pháp hàm TODAY: =TODAY()
- Hàm NOW được sử dụng để điền ngày tháng năm và giờ hiện tại trong trang tính. Cú pháp hàm NOW: =NOW()
Lưu ý:
- Hàm TODAY và hàm NOW được sử dụng để cập nhập thời gian tự động. Đây là hai hàm thời gian thực với cách sử dụng đơn giản
- THời gian không được cập nhập liên tục trên trang tính Excel. Nhưng sẽ được cập nhập lúc khởi động lại File Excel. Hoặc bạn có thể chỉnh sửa công thức hoặc hàm bất kỳ thì các thông tin sẽ được cập nhập lại ngay lập tức.
- Hàm TODAY và hàm NOW sẽ được lấy thông tin dựa vào thời gian thực của Window.
Sử dụng phím tắt
Ngoài 2 cách trên bạn có thể sử dụng phím tắt để thay thế hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel để cập nhập dữ liệu. Bạn có thể sử dụng các tổ hợp phím sau để định dạng và cập nhập dữ liệu.
Lưu ý:
- Với dữ liệu ngày tháng năm sẽ được điền bằng tổ hợp phím. Dữ liệu không thay đổi, giống như 1 TIMESTAMP – Dấu thời gian.
- Trong Excel TIMESTAMP là thời gian cố định và sẽ không thay đổi khi thực hiện cập nhập dữ liệu mới trên trang tính.
Cách điền tự động điền đầy đủ dữ liệu ngày tháng vào cột tính Excel
Tự động điền ngày tháng năm
Cách 1: Điền bằng AutoFill
Bạn có thể điền ngày tháng năm theo thứ tự tăng dần mặc định bằng công cụ AutoFill. Tuy nhiên bạn cũng có thể thay đổi cách thay đổi tăng thời gian của các dữ liệu như: tăng tháng, năm hoặc đơn giản chỉ cần copy thời gian.
Cách 2: Sử dụng chuột
Bước 1: Bạn có thể sử dụng chuột phải để áp dụng công thức cho các cột còn lại. Đây gọi là thao tác Fill Handle cơ bản dễ dàng sử dụng.
Bước 2: Sau đó bạn có thể lựa chọn các Options tuỳ theo mục đích sử dụng của mình. Ví dụ như bạn muốn chọn Options Fill Years để điều chỉnh tăng năm theo thứ tự.
Tự động điền ngày tháng năm theo thứ tự tăng dần
Trong Excel, bạn có thể điền ngày tháng năm hoặc giờ vào ô dữ liệu bằng phím tắt. Hoặc có thể tự nhập dữ liệu ngày tháng. Sau đó sử dụng con trỏ chuột để kéo thả công thức áp dụng công thực tự động điền xuống các ô dưới. Dữ liệu ngày giờ sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần như bảng dưới đây:
Tự động điền ngày, tháng theo khoảng cách nhất định
Để thực hiện điền ngày tháng năm theo khoảng cách nhất định mà bạn tuỳ ý điều chỉnh theo 2 cách ở trên. Và lựa chọn thêm options Series như sau:
Bước 1: Sử dụng chuột kéo chọn thả công thức áp dụng cho những ô dữ liệu bên dưới – Thao tác Fill Handle.
Bước 2: Chọn options Series… => Chọn tiếp mục Date unit => chọn Year (Điều chỉnh tăng năm). Sau đó bạn sẽ thấy ở mục Step value đặt khoảng cách 2 (Nghĩa là 2 năm) => Nhấn OK để hoàn thanh.
Giải thích chi tiết:
- Date unit: Lựa chọn Option mà bạn muốn tăng khoảng cách. Ví dụ Year.
- Step value: Lựa chọn khoảng cách. Ví dụ 2 năm.
Bước 3: Nhấn OK để xem kết quả hiển thị
Tự động động điền ngày, tháng theo cách ngẫu nhiên
Để thực hiện tạo tự động thời gian một cách ngẫu nhiên trên trang tính Excel bạn có thể sử dụng 2 hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel là Hàm RAND và Hàm RANDBETWEEN. Trong đó:
- Hàm RAND: Hàm tạo ra 1 số thực ngẫu nhiên từ 0 đến 1.
- Hàm RANDBETWEEN: Hàm tạo ra 1 số nguyên ngẫu nhiên giữa 2 số cho trước.
Ví dụ minh hoạ 1: Thao tác nhập dữ liệu ngày, tháng, năm ngẫu nhiên từ 1/5/2021 đến 1/5/2022
Lưu ý:
- Hàm RAND và RANDBETWEEN sẽ trả về kết quả hiển thị giá trị là số.
- Với các cột dữ liệu thời gian sẽ trả về giá trị ngày tháng năm. Bạn cần định dạng lại dữ liệu là Date như được hướng dẫn phía bên trên
- Đối với thời gian để trả về giá trị là giờ bạn cần định dạng dữ liệu là Time
Bước 1: Trong bảng tính Excel nhập công thức sau vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả:
= RANDBETWEEN (DATEVALUE (“24/05/2021”), DATEVALUE (“24/05/2022”))
Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả. Sau đó sử dụng con trỏ chuột để kéo thả công thức áp dụng cho các cột bên dưới.
Ví dụ minh hoạ 2: Nhập thêm giờ ngẫu nhiên từ 7:00 đến 16:30
Bước 1: Trong bảng sở liệu Excel nhập công thức sau vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả:
= RAND () * (TIMEVALUE (“16:30”) – TIMEVALUE (“7:00”)) + TIMEVALUE (“7:00”)
Trong đó:
- RAND(): Hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel
- TIMEVALUE(): Giá trị của thời gian – Giá trị số thực từ 0 đến 1 tương ứng 0 đến 23:59:59 (Tính theo giờ)
- =RAND()*(Y-X)+X: Lấy ngẫu nhiên trong công thức có giá trị từ X đến Y với X<>< li=””><>
Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả hiển thị. Sau khi bạn thấy kết quả báo thành công và không bị dính lỗi hàm thì sử dụng chuột kéo thả công thức cho các ô bên dưới.
Kết quả hiển thị như sau:
Tổng kết
Hy vọng bài viết chia sẻ đến bạn toàn bộ kiến thức về hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel đã mang đến cho bạn những kiến thức hữu ích. Bạn sẽ dễ dàng hơn tạo mới và cập nhập thời gian ngay trên Excel của mình để dễ dàng quản lý và đánh dấu công việc. Chúc bạn thành công!
