Muốn phát triển các kỹ năng mềm của bản thân bạn cần phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp và một số kỹ năng khác. Vậy kỹ năng giao tiếp là gì? Làm sao để rèn luyện kỹ năng này thật tốt, điêu luyện. Hãy cùng Box.edu tìm hiểu bài viết dưới đây để tìm ra câu trả lời nhé!
Mục lục bài viết
Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp là những quy tắc về cách ứng xử, nghệ thuật đối đáp trong giao tiếp. Các kỹ năng này được đúc rút từ những cuộc giao tiếp hàng ngày. Rèn luyện các kỹ năng này hàng ngày sẽ giúp cho bạn ngày càng phát triển và hoàn thiện bản thân hơn.
Kỹ năng này bao gồm:
- Khả năng truyền đạt thông điệp
- Kỹ năng lắng nghe
- Trao đổi phản hồi, cho đi và nhận lại giữ chủ thể giao tiếp – Người nói và đối tượng giao tiếp – Người nghe
Các kỹ năng này kết hợp lại để giúp người nói đạt được mục đích giao tiếp nhất định.
Cùng với các ý tượng, cảm nhận và yếu tố gây ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức và giao tiếp hiệu quả. Chính vì thế mà kỹ năng giao tiếp của bạn có thể liên quan trực tiếp đến khả năng nghe và nói. Trưc tiếp quan sát và cảm thông cho chủ thể và đối tượng giao tiếp.
Kỹ năng giao tiếp là gì?
Đây là mắt xích quan trọng bạn cần phải có trong các kỹ năng cần học hỏi. Bản thân cần hoàn thiện để đạt hiệu qủa tốt nhất và tương tác với các đối tác khác trong công việc, cuộc sống.
Kỹ năng này cũng giúp bạn thúc đẩy kỹ năng làm việc nhóm chuyên nghiệp hơn. Kỹ năng mà hầu hết các ngành nghề mỗi doanh nghiệp cần.
Ngoài kiến thức về kỹ năng giao tiếp là gì bạn cần phải hiểu rõ hơn về các hình thức giao tiếp:
- Hình thức giao tiếp trực tiếp
- Gián tiếp ( giao tiếp qua mạng xã hội,qua điện thoại, email,…)
Chắc hẳn trong mỗi chúng ta đều cần phải xây dựng các mối quan hệ và duy trì chúng thật tốt đẹp. Dù là ở bất kỳ lĩnh vực hay khía cạnh nào của cuộc sống bạn đều cần những mối quan hệ này để phát triển bản thân và giải quyết các vấn đề trong cuộc sống. Kỹ năng giao tiếp sẽ giúp bạn kết nối và tạo mối quan hệ với mọi người xung quanh.
Vai trò của kỹ năng giao tiếp
Trong cuộc sống
Trước khi bạn muốn đánh giá bất kỳ ai đều cần phải có thời gian giao tiếp và tìm hiểu về họ. Những người sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt thường để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt người đối diện. Nhờ vào đó họ có thể xây dựng mối quan hệ bền đẹp với họ.
Chính vì vậy mà bản thân bạn cần phải tạo thêm nhiều mối quan hệ xung quanh: Gia đình, bạn bè, hàng xóm, đồng nghiệp, thầy trò,… Những mối quan hệ này sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong cuộc sống.
Bạn không thể giao tiếp với tất cả mọi người như nhau. Bản thân cần phải có sự phân định rõ ràng. Cần phân biệt rõ ràng đối tượng giao tiếp: người lớn tuổi, người thân trong gia đình, người ít tuổi,… Từ đó thúc đẩy từng nhóm đối tượng giao tiếp với từng cách giao tiếp phù hợp.
Trong công việc
Đối với bất kỳ đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng nào mà bạn cần tiếp cận sẽ xuất hiện những người làm việc với bạn trong suốt quá trình. Những người này sẽ góp phần đáng kể trong việc giúp bạn rèn luyện các kỹ năng giao tiếp hàng ngày. Đặc biệt nếu đó là khách hàng, đối tác.
Nếu muốn thành công bạn cần phải học hỏi và cải thiện bản thân để hoàn thiện từng ngày. Nếu bạn không tạo được thiện cảm với đối tác thì sẽ rất dễ có nguy cơ mất đi những hợp đồng lớn. Và đặc biệt nếu không hoà đồng, kết bạn được với những đồng nghiệp của mình thì chắc chắn trong công việc bạn sẽ gặp nhiều khó khăn. Và đặc biệt sẽ không phát huy được toàn bộ kỹ năng trong công việc.
Bên cạnh đó, nếu bạn là một lãnh đạo thì ngoài kiến thức chuyên môn thì kỹ năng mềm đóng vai trò rất quan trọng với bạn. Nên việc bạn phải thường xuyên trau dồi kiến thức từ sách vở, những người xung quanh là rất cần thiết. Hoặc bạn có thể đăng ký tham gia khoá học giao tiếp cùng các chuyên gia tại Box.
Ngay khi bắt đầu vào làm việc với vai trò và kỹ năng giao tiếp mới bạn cần phải đánh giá được bản thân trong buổi phỏng vấn. Ngay trong suốt quá trình làm việc và hành động cần kiểm soát cách ứng xử của bạn. Đây là cơ sở để các đồng nghiệp với cấp trên của bạn hay khách hàng quan sát kỹ và nhận định rõ ràng.
Ngay cả khi bản thân bạn học được các kỹ năng giao tiếp với cấp dưới cũng cần phải thúc đẩy, động viên họ. Như vậy sẽ truyền được cảm hứng và năng lực làm việc để hoàn thành mục tiêu. Tập thể sẽ cùng phát triển và tiến tới mục đích đề ra.
Khi bạn nói về những kỹ năng giao tiếp thì đó sẽ là một tập hợp nhiều kỹ năng tạo thiện cảm với người đối diện. Tập trung lắng nghe và phản hồi các câu hỏi đặt ra. Tiếp tục sử dụng những ngôn ngữ cơ thể và giao tiếp với những người xung quanh bằng ánh mắt.
Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng, giao tiếp qua điện thoại, văn bản,… Cần trang bị những kiến thức nền tảng giao tiếp phù hợp để hoàn thiện bản thân mình hơn.
Tăng hiệu suất công việc và xây dựng đội nhóm vững mạnh
Khi làm việc trong môi trường công sở thì kỹ năng giao tiếp là kỹ năng không thể thiếu. Khi bạn có kỹ năng giao tiếp tốt thì sẽ tổng hợp được nhiều thông tin cần thiết giúp bạn truyền đạt tới đồng nghiệp của mình. Đặc biệt là các đối tác làm ăn với cấp trên.
Xây dựng cho mình một kế hoạch công việc vụ thể để từ đó có thể giải quyết mọi vấn đề một cách suôn sẻ. Đặc biệt là khi công việc của bạn cần có sự hợp tác hoặc làm việc theo nhóm.
Những trường hợp này cần rèn luyện kỹ năng khéo léo và truyền tải thông điệp chuẩn xác. Tránh gây hiểu lầm và hiểu sai ý đối phương. Nên đồng nhất các kỹ năng để phục vụ tăng hiệu suất công việc như ý muốn.
Vai trò của kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp cũng sẽ giúp cho bạn xây dựng đội nhóm vững mạnh trong công ty để phát triển. Sự đoàn kết giữa các nhân viên, đồng nghiệp với nhau sẽ giúp cho các buổi thảo luận sôi động và dễ thống nhất ý kiến.
Mọi người có thể thoải mái tham khảo và xem xét cùng nhau để đưa ra những giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất. Như vậy sẽ giúp mang lại lợi ích tốt nhất cho công ty và doanh nghiệp của mình.
Với hiệu suất công việc cao và đồng hành cùng những nhân viên giỏi sẽ giúp cho đội nhóm phát triển vững mạnh, toàn diện. Cùng doanh nghiệp phát triển và dễ dàng đạt được thành tựu lớn. Chính vì thế các doanh nghiệp cần trang bị cho nhân viên của mình hiểu rõ về kỹ năng giao tiếp là gì để hoàn thiện bản thân.
Tạo bàn đẩy thăng tiến trong công việc
Với kỹ năng lãnh đạo mà một người quản lý cấp cao cần có thì không thể thiếu kỹ năng giao tiếp trong đó. Bởi vì kỹ năng giao tiếp sẽ giúp người quản lý dễ dàng giao tiếp với cấp dưới của mình. Cùng nhân viên bàn bạc, hợp tác và xây dựng, phát triển thành công trong công ty.
Đặc biệt với khả năng của bản thân người quản lý cũng hiểu rõ hơn về thế mạnh của nhân viên. Sau đó lựa chọn nhiệm vụ và giao công việc phù hợp với từng người. Ngoài ra còn hướng dẫn họ tăng hiệu quả chung của dự án / kế hoạch.
Chính vì thế những kỹ năng giao tiếp tố này sẽ giúp mang lại lợi thế đảm bảo chức vụ cao. Bạn cũng có thể mở rộng các mối quan hệ của mình. Không chỉ là với nhân viên của mình mà còn là với nhiều phòng ban và các đối tác khác trong công việc.
Biểu hiện hành vi giao tiếp ở từng mức độ
Sau khi hiểu rõ về định nghĩa kỹ năng giao tiếp là gì bạn cần phải hiểu rõ hơn về biểu hiện hành vi giao tiếp. Và tùy chỉnh từng mức độ phù hợp với từng đối tượng cụ thể.
Biểu hiện hành vi giao tiếp ở từng mức độ
Mức độ 5 – Xuất sắc
Đây là mức độ cá nhân chủ động vận dụng những kỹ năng trong những tình huống đặc biệt khó khăn. Với các cá nhân có thể truyền đạt được các kỹ năng này cho người khác.
Mức độ xuất sắc cần có:
- Tự tin để trình bày các vấn đề phức tạp và nhạy cảm với mọi đối tượng. Với các đối tượng lãnh đạo cấp cao và những người ngang hàng, yếu thế hơn trong cuộc sống
- Luôn tạo được ấn tượng và biết lắng nghe mọi người xung quanh. Cần phải sẵn sàng chấp nhận những phản hồi từ đối phương dành cho bạn
- Sử dụng ngôn ngữ và giọng điệu linh hoạt trong giao tiếp. Giọng nói cần có sức thuyết phục và tạo được ảnh hưởng lên người khác
- Xây dựng chiến lược rõ ràng trong giao tiếp
Mức độ 4 – Tốt
Mới độ tốt có thể vận dụng được toàn bộ năng lực của mỗi các nhân trong các tình huống. Dù là tình huống khá khó khăn và không cần hướng dẫn.
Mức độ tốt cần có:
- Có khả năng thuyết trình ấn tượng, rành mạch. Toàn bộ các khái niệm phức tạp hướng tới nhiều đối tượng khác nhau
- Xử lí khéo léo toàn bộ các tình huống phát sinh trong khi giao tiếp.
- Cần linh động trong cách sử dụng ngôn ngữ giao tiếp và điều chỉnh giọng điệu phù hợp
- Hiểu rõ và thống kế được những điều cần truyền đạt cho người nghe
- Biết lắng nghe và chấp nhận toàn bộ những phản hồi mà người khác dành cho mình
Mức độ 3 – Khá
Vận dụng được năng lực của cá nhân trong những tình huống có khăn. Tuy nhiên vẫn cần có sự chỉ dẫn từ người khác.
Mức độ khá cần có:
- Điều chỉnh khả năng diễn đạt rành mạch. Điều chỉnh rõ ràng nội dung cơ bản hướng đến nhiều đối tượng khác nhau.
- Vận dụng đúng giọng điệu phù hợp và điều chỉnh ngôn ngữ phù hợp với từng trường hợp giao tiếp.
- Luôn lắng nghe và quan tâm đến đối phương. Như vậy sẽ khơi gợi được giao tiếp 2 chiều một cách khéo léo.
Mức độ 2 – Cơ bản
Vận dụng được năng lực của bản thân trong những tình huống cơ bản và cần tới sự giúp đỡ, chỉ dẫn từ nhiều người khác.
Mức độ cơ bản cần có:
- Khả năng diễn đạt được đầy đủ ý kiến của mình. Không nên lúc nào cũng mạch lạc và chính xác
- Hoàn toàn chủ động lắng nghe và không khơi gợi phản hồi của đối phương
Mức độ 1 – Kém
Vận dụng được năng lực của cá nhân trong những tình huống cơ bản và rất cần đến sự chỉ dẫn của nhiều người khác.
Mức độ kém cần có:
- Khả năng diễn đạt toàn bộ những ý kiến của mình. Không phải lúc nào cũng mạch lạc và chính xác
- Chủ động lắng nghe từ nhiều phía. Nhưng không biết cách khơi gợi được những phản hồi của đối phương.
Với kỹ năng mềm này, ngoài việc hiểu rõ về kỹ năng giao tiếp là gì và các cấp đồ phù hợp bạn cần phải hiểu chi tiết hơn về các cách giao tiếp thông minh được chia sẻ cụ thể trong phần sau.
Cách giao tiếp thông minh, khéo léo
Nói chuyện rành mạch, dễ hiểu
Trong giao tiếp cách diễn đạt rành mạch và dễ hiệu sẽ giúp cho từng cá nhân thể hiện được sự tư tin. Và rèn luyện tính chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp. Với những từ ngữ cộc lốc, vô duyên, vô lễ thì bạn cần phải loại bỏ hoàn toàn khỏi từ điển giao tiếp của mình. Ví dụ như: “À” , “Ừ” ,…
Khi bắt đầu giao tiếp với người khác cần phải nói dứt khoát và ngắt nghỉ, tạo điểm nhấn, luyến láy phù hợp. Hãy để cho đối phương hiểu ý của bạn và có thể dễ dàng lấy lại các năng lượng của bản thân.
Với mỗi hoàn cảnh khác nhau bạn cần phải sử dụng ngôn từ và giọng nói phù hợp. Tốt nhất nên sử dụng những từ ngữ không quá thiên về chuyên môn và cẩn trọng với những ngữ pháp sử dụng cùng. Dù bạn nói tiếng Việt hay bất kỳ loại ngôn ngữ nào cũng cần phải chú ý.
Không nói quá nhiều
Đừng bao giờ nói quá nhiều trong bất kỳ cuộc giao tiếp nào. Sự thao thao bất tuyệt đó của bạn sẽ chẳng giúp bạn được đánh giá là người “Hiểu cao, biết rộng” đâu. Nó sẽ giúp cho mọi người không được chia sẻ và bị áp đặt.
Thực chất quá trình giao tiếp này sẽ dễ dàng trao đổi thông tin. Hai bên sẽ cùng chia sẻ những suy nghĩ và những mối quan tâm chung. Chính vì vậy mà bạn cần phải chắc chắn đối phương sẽ cảm thấy vô cùng chán nản và sẽ không còn bất kỳ cuộc trao đổi nào nữa.
Cách giao tiếp thông minh, khéo léo
Tìm điểm chung giữa mọi người
Mỗi cuộc trò chuyện đều có mục đích riêng. Mỗi cá nhân đều muốn tìm hiểu và thấu hiểu đối phương. Cùng với đó để chia sẻ những suy nghĩ chung và quan điểm cá nhân.
Một điều tuyệt vời trong cuộc sống nếu bạn tìm được một người đồng hành thực sự hiểu mình. Và đặc biệt có thể hiểu mọi vấn đề trong cuộc sống.
Hãy khẳng định tầm quan trọng của kỹ năng nghe trong cuộc sống. Và khẳng định một lần nữa kỹ năng lắng nghe được sử dụng để hiểu và đưa ra lời khuyên phù hợp. Nó cũng sẽ giúp bạn thể hiện sự tôn trọng với người đối diện.
Lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác
Mỗi cá nhân chúng ta đều nhận ra một điều đó chính là tình trạng nói nhiều hơn là nghe. Bản thân bạn chỉ quan tâm đến những gì mình chuẩn bị nói và quên mất việc quan sát đến cảm nhận của đối phương và suy nghĩ của họ.
Trong suốt quá trình giao tiếp bạn hoàn toàn có thể lắng nghe ý kiến của đối phương và toàn bộ những gì họ nói. Chú ý tới giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể của họ. Bản thân họ sẽ cảm thấy được sự tin tưởng và cởi mở.
Đối phương sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn rất nhiều khi nghe bạn đặt ra những câu hỏi và trả lời chúng nhiệt tình. Vì họ biết bạn đang lắng nghe họ và quan tâm tới những gì họ nói. Một mối quan hệ tin tưởng và cởi mở được hình thành.
Nhiều người cảm thấy hạnh phúc và sẽ chăm chú lắng nghe những câu hỏi của bạn. Nếu bạn càng biết lắng nghe và người kia càng cởi mở thì những câu chuyện của bạn sẽ trở nên thú vị hơn rất nhiều. Chính vì thế bản thân bạn cần hiểu rõ kỹ năng giao tiếp là gì và cách cách giao tiếp hiệu quả để hoàn thiện bản thân.
Lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể và thành thật trong lời nói
Thể hiện sự khéo léo và chuyên nghiệp của bản thân trong giao tiếp là cách tốt nhất để cho đối phương biết về sự trung thực của bạn. Chính xác hơn là những suy nghĩ của mình. Nếu như bạn cảm thấy khó chịu và bực bội trong người hãy để cho đối phương biết điều này.
Trường hợp bạn không muốn tiếp tục với bất kỳ chủ đề nào cũng cần nên nói ra điều đó. Và tất nhiên cần phải giao tiếp một cách khéo léo tránh để cho đối phương cảm thấy khó chịu, phật ý. Hãy nói chính xác những suy nghĩ của mình.
Ngoài ra trong khi giao tiếp bạn nên sử dụng ngôn ngữ cơ thể. Đôi khi điều đó còn giúp cho cuộc hội thoại của bạn thêm sinh động và hài hoà hơn.
Giọng nói của bạn có cay nghiệt quá hay không? Khuôn mặt có đang thể hiện sự khinh thường với những điều người khác nói không? Hoặc ánh mắt của bạn có thể hiện sự thích thú với những câu chuyện của họ không.
Ngôn ngữ cơ thể sẽ thể hiện mọi cảm xúc và suy nghĩ của bạn. Thậm chí là cả thái độ của bạn đối với những người đối diện.
Quan tâm đến cảm xúc của người khác
Trong bất kỳ cuộc giao tiếp nào bạn cũng cần phải thông cảm với những khó khăn và lời khen ngợi tích cực của người khác. Và để làm được điều đó bạn cần phải lắng nghe và hiểu được những gì đang xảy ra trong cuộc sống của những người khác.
Bản thân bạn cần có ánh nhìn thông cảm. Cần phải bày tỏ ý kiến với người khác. Khi người đó được hỏi, quan tâm sẽ cảm thấy được coi trọng. Bản thân bạn cũng nên xem xét những gì bạn đang nói và có thể tác động được những gì vào chuẩn mực giao tiếp. Cảm nhận của bạn sẽ cần phải đồng điệu với đối phương. Như vậy bạn mới có thể thấu hiểu họ cần gì.
Quan tâm đến cảm xúc của người khác
Nhớ tên người đối diện
Trong bất kỳ cuộc gặp gỡ, trao đổi nào bạn cũng cần phải nhớ tên các đối tượng giao tiếp với mình. Đặc biệt là đối tác và đồng nghiệp của banh. Thay vì xưng hô một cách chung chung thì việc gọi đối phương bằng tên của họ sẽ thân mật và gần gũi hơn.
Đặc biệt đối phương sẽ cảm thấy được tôn trọng vì bạn nhớ đến tên của họ.
Kỹ năng giao tiếp cơ bản
Kỹ năng lắng nghe
Kỹ năng cơ bản trong giao tiếp đầu tiên bạn cần phải nhớ ngoài tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp là gì mà cần hiểu rõ về kỹ năng lắng nghe. Bởi vì những thông tin bạn thu nhập được trong cuộc trao đổi, đối thoại sẽ là cơ sở để bạn đưa ra những phản hồi phù hợp nhất.
Đặc biệt trong công việc thì khả năng lắng nghe sẽ giúp bạn dễ dàng thân thiết với mọi người xung quanh và cởi mở hơn với đồng nghiệp.
Kỹ năng ứng xử
Kỹ năng ứng xử cũng được đánh giá là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Vì nó bao gồm kỹ năng ứng xử, tác phong và tạo ấn tượng với màn chào hỏi.
Với những ai có cách ứng xử khéo léo, tinh tế chắc chắn sẽ được đánh giá là người được quý mến và dễ hoà đồng. Hãy thích nghi với môi trường làm việc mới để dễ dàng kết nối và nhận được sự trợ giúp từ đồng nghiệp của mình.
Ngược lại bạn có thể bị đánh giá là người vô duyên hoặc cứng nhắc nếu ứng xử kém thông minh. Điều này sẽ khiến cho bạn không thể thăng tiến trong công việc.
Kỹ năng giao tiếp cơ bản
Kỹ năng thuyết trình, đàm phán
Với từng mục đích giao tiếp cần phải điều chỉnh cho phù hợp với hiệu quả công việc. Và bạn muốn dễ dàng trao đổi và hiểu nhau hơn để hợp tác và đạt được những thỏa thuận phù hợp. Với khả năng giải thích, thuyết trình và tư vấn của từng cá nhân.
Khi học thuyết trình trong giao tiếp cần phải trau dồi kỹ năng tư vấn, thuyết phục người đối diện. Bạn cũng cần phải rèn luyện khả năng đàm phán hiệu quả để đạt được thành công.
Tất cả các kỹ năng đều đòi hỏi rất nhiều kinh nghiệm và yêu cầu thực hành liên tục trong cuộc sống. Bản thân bạn cũng cần phải đúc kết kinh nghiệm từ thực tế. Trang bị thêm cho mình nhiều kiến thức về hàng hoá, kinh nghiệm, nền tảng sống, học vấn,… Chúng sẽ quyết định rất nhiều đến chất lượng của những bài thuyết trình và các cuộc đàm phán.
Kỹ năng đặt câu hỏi
Đặt ra câu hỏi không khó nhưng mà để đặt được câu hỏi khéo léo thì rất khó. Đặc biệt khi bạn đang cần thêm thông tin từ đối phương. Hãy tích cực lắng nghe và quan tâm tới nội dung của cuộc trò chuyện.
Hãy chú ý quan sát và lắng nghe để biết bản thân nên đặt câu hỏi vào thời điểm nào là hợp lý nhất. Chú ý tránh đề cập đến những vấn đề quá riêng tư, nhạy cảm.
Kỹ năng xử lý tình huống
Trong kỹ năng giao tiếp cần phải biết ứng biến nhanh và thuyết phục. Với khả năng xử lý tình huống trong giao tiếp phù hợp và dễ dàng phân tích vấn đề.
Bạn cần đưa ra quyết định phù hợp với tác động bên ngoài. Điều hướng tới thành công và các khía cạnh khác trong công việc của bạn.
Cần phải bình tĩnh và kiên nhẫn giải quyết các vấn đề. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng để đưa ra các nguyên tắc ứng xử phù hợp. Bạn sẽ dễ dàng xử lý mọi tình huống hợp lý nhất để tránh những hiểu lầm và các xung đột không đáng có.
Kỹ năng làm việc nhóm
Bạn muốn phát triển kỹ năng giao tiếp và muốn chắc chắn rằng phải luôn luôn cố gắng củng cố và rèn luyện toàn diện kỹ năng làm việc nhóm. Để rèn luyện kỹ năng này ngoài việc hiểu chi tiết về kỹ năng giao tiếp là gì, bạn cần phải trang bị thêm nhiều kỹ năng khác.
Kỹ năng làm việc nhóm
Cần phải thực hiện trao đổi và phối hợp cân bằng với những người xung quanh. Hãy lắng nghe và thuyết phục họ theo ý kiến của bạn. Thường xuyên học hỏi để nâng cao kỹ năng, trình độ. Bản thân bạn cũng cần phải nỗ lực cho các mục tiêu chung. Điều đó sẽ giúp bạn phát triển toàn diện kỹ năng mềm.
Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp
Tích cực lắng nghe
Trong giao tiếp, kỹ năng lắng nghe giúp bạn tập chung vào những câu chuyện đời thường. Cần phải chia sẻ những khó khăn trong cuộc sống và công việc. Thường xuyên phân tích và đóng góp ý tưởng để thu nhập thêm nhiều thông tin. Kéo gần khoảng cách và tăng sự thân mật giữa các đồng nghiệp và tạo thêm cảm hứng làm việc.
Để đạt được hiệu quả giao tiếp tối ưu bạn cần phải gạt bỏ đi sự tồn tại của mạng xã hội, điện thoại. Trong đó các nhân tố làm bạn xao lãng sẽ khiến cuộc trò chuyện trở nên nhàm chán. Hãy tôn trọng người nghe.
Tuỳ chỉnh phong cách nói chuyện phù hợp hoàn cảnh
Đối với từng đối tượng giao tiếp hãy thiết lập phong cách và tùy chỉnh các hình thức giao tiếp phù hợp.
Ví dụ khi bạn muốn giao tiếp với sếp thì nên ưu tiên các hình thức giao tiếp: gọi điện, gửi Email,… Nhưng khi làm việc teamwork thì nên sử dụng Video Call thay vì dùng Email.
Thể hiện thái độ thân thiện
Chắc chắn việc thể hiện thái độ thân thiện sẽ giúp bạn tạo thêm hiệu quả trong giao tiếp. Cần phải đảm bảo 2 yếu tố:
- Sự chân thành
- Lòng tốt
Bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện với đồng nghiệp bằng những câu hỏi đơn giản. Nhưng hãy nhớ giữ thái độ tích cực kèm nụ cười trên môi. Đừng quên dành cho họ những lời khen ngợi và chúc mừng thành quả. Hãy nuôi dưỡng niềm tin với sếp và đồng nghiệp. Như vậy sẽ thúc đẩy hiệu quả công việc.
Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp
Thể hiện sự tự tin
Yếu tố then chốt giúp cho việc giao tiếp thuận lợi đó chính là sự tự tin. Khi bạn phát biểu một ý kiến hoặc đóng góp ý kiến trước đám đông thì cần phải có sự tự tin. Hãy thể hiện chúng qua đôi mắt, dáng ngồi, tư thế, lời nói, giọng điệu.
Sự tự tin sẽ giúp bạn dễ dàng thuyết phục các nhà tuyển dụng và chinh phục các nhà tuyển dụng.
Tiếp nhận phản hồi
Trong giao tiếp, các phản hồi càng sâu sắc, càng mang đến tính phản biển. Các vấn đề được đưa ra ngày càng thu hút và có chiều sâu. Cần đưa ra phản hồi dựa trên cơ sở và cần phải tập trung giải quyết vấn đề. Cung cấp các giải pháp để củng cố tình bền vững và khả thi của các dự án.
Điều chỉnh âm lượng phù hợp
Cần điều chỉnh âm lượng phù hợp với người nghe. Phát biểu với giọng vừa đủ nghe và truyền đạt rõ ràng. Khi bạn muốn truyền đạt thông tin cần phải điều chỉnh giọng nói trực tiếp. Hoặc có thể sử dụng các phương tiện truyền tải thông tin với âm lượng vừa đủ.
Hãy đảm bảo người nghe không bỏ sót bất kỳ thông tin nào. Nếu bạn nói quá to sẽ khiến cho thông tin truyền đi kém hiệu quả. Và đặc biệt sẽ khiến cho người nghe không cảm thấy được sự tôn trọng.
Tìm kiếm sự đồng cảm
Trong giao tiếp cần phải biết bày tỏ sự đồng cảm đúng lúc với các đối tượng giao tiếp. Đặc biệt cần phải góp phần duy trì các cuộc trò chuyện. Như vậy sẽ giúp cho chủ thể dễ dàng giao tiếp và đạt được các mục đích giao tiếp.
Thể hiện sự tôn trọng với đối phương
Bản thân bạn cần phải thể hiện sự đồng cảm và tôn trọng với đối phương. Với chỉ thể giao tiếp cần phải sử dụng các phương tiện hỗ trợ đảm bảo các thành viên có thể nghe được những gì bạn nous,
Bên cạnh đó bạn cần phải biết ăn mặc phù hợp để tạo cảm hứng tập trung cho người nghe. Từ đó tăng hiệu quả giao tiếp trong công việc.
Ngôn ngữ ký hiệu
Bên cạnh những lời nói được sử dụng trong giao tiếp thì ngôn ngữ ký hiệu cũng phát huy tác dụng rất tốt trong việc truyền tải thông điệp với đối phương.
Với một cái gật đầu hoặc chỉ là giờ một ngón tay cái để thể hiện sự đồng tình của bản thân với các quan điểm đưa ra. Hoặc ngược lại. Bạn có thể đảm bảo những thông điệp phù hợp với từng đối tượng giao tiếp cụ thể.
Phản hồi đúng lúc
Bạn cần phải nắm bắt các thông điệp của chủ đề giao tiếp và nắm rõ hình thức cổ vũ ý tưởng. Điều chỉnh và tạo tương tác giữa người nghe và người nói để đạt hiệu quả giao tiếp tốt nhất. Về mặt lý thuyết ngoài việc hiểu rõ định nghĩa về kỹ năng giao tiếp là gì thì kỹ năng phản hồi đúng lúc cũng cần phải nắm bắt lý thuyết thật chắc.
Những lỗi cần tránh trong giao tiếp
- Cần phải bình tĩnh lắng nghe và không ngắt lời những người khác khi họ đang nói. Nếu bạn muốn phát biểu hãy chủ động xin phép, xin lỗi đối phương để được trình bày
- Tuyệt đối không được chê bai và nói xấu người khác. Tránh những chủ đề nhạy cảm về dân tộc và tôn giáo
- Không vòng vo chủ đề và tránh ậm ừ, ngập ngừng
- Tuyệt đối không được khoanh tay hay xem đồng hồ làm mất tập trung người đối diện
- Tranh nheo mắt nhìn, nhìn chằm chằm vào đối phương
- Không nên cười đểu, cười nhếch mép, không chân thật
- Tránh gãi đầu, gãi cổ
- Hạn chế cử động nhiều khiến đánh lạc hướng và làm mất tập trung với đối phương
- Không nên khơi gợi đến những chuyện liên quan đến chủ đề mà đối phương không muốn nghe
Những lỗi cần tránh trong giao tiếp
- Tránh sử dụng những chủ ngữ như “tôi” hay “chúng ta”
- Tập trung vào chủ đề mà mọi người đang nói đến
- Tránh nói quá to khi không cần thiết. Điều chỉnh âm lượng phù hợp với ngữ điệu, hoàn cảnh
- Không khua chân múa tay, múa chân hoặc bày tỏ thái độ vui vẻ thái quá trong giao tiếp
- Luôn nhớ tên người đối diện. Đừng hỏi lại tên họ nhiều lần
- Rút ngắn khoảng cách, tạo sự thân mật
- Không hấp tấp vội vàng. Tránh thể hiện sự nóng nảy
Kỹ năng giao tiếp khi đi phỏng vấn
Nếu bạn muốn các cuộc trao đổi, phỏng vấn của mình với nhà tuyển dụng diễn ra suôn sẻ ngoài việc hiểu kỹ năng giao tiếp là gì thì cần phải chú ý những điều sau:
- Đến sớm trước giờ hẹn 10 -15′ để chuẩn bị
- Ăn mặc lịch sự, gọn gàng và tránh lựa chọn những màu quá lòe loẹt
- Chuẩn bị sẵn những ngôn ngữ ký hiệu phù hợp trong buổi phỏng vấn
- Chuẩn bị một tờ đơn xin việc ấn tượng, đầy đủ, rõ ràng
- Tắt điện thoại ở chế độ im lặng
- Trong quá trình phỏng vấn không được chú ý vào điện thoại, đồng hồ hay bất kỳ cái gì khác
- Có những hành động, cử chỉ ở chuẩn mực đúng chuẩn
- Phát huy những điểm mạnh của bạn thân
- Hạn chế thể hiện điểm yếu ra ngoài. Đặc biệt là với đối thủ của bạn
Kỹ năng giao tiếp khi đi phỏng vấn
Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp cho người ít nói, hướng nội
Không nên lắng nghe thụ động
Nếu bạn là một người hướng nội muốn phát triển kỹ năng giao tiếp thì cần phải lựa chọn lắng nghe theo cách tích cực. Hãy trở thành người lắng nghe tích cực và tương đối.
Đơn giản hoá vấn đề vì bạn chỉ cần lắng nghe chăm chú đối phương đang nói gì. Sau đó đưa ra những góp ý kèm tương tác với đối phương để bày tỏ sự thích thú, đồng cảm.
Không ép bản thân phải nói nhiều quá mức cần thiết
Tuyệt đối không nên nói quá nhiều. Nhiều người tự cho rằng những người hướng nội sẽ có mặt và sẵn sàng tham gia vào bất kỳ cuộc hội thoại vào bất cứ thời điểm nào.
Người hướng ngoại thường cảm thấy mệt mỏi với vấn đề này. Đối với họ điều đó là không cần thiết. Họ chỉ tham dự vào các cuộc đối thoại tạo hứng thú cho họ. Và tất nhiên họ không cần làm lố quá mức cần thiết để gây sự chú ý của những người xung quanh.
Hãy để bản thân được tự nhiên, thả lỏng và thoải mái nhất. Như vậy những người giao tiếp với bạn mới cảm thấy không bị khó chịu.
Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp cho người ít nói, hướng nội
Tin tưởng vào lời nói của bản thân
Bản thân những người hướng nội thường có suy nghĩ rằng bản thân họ mang đến những thông tin hữu ích cho buổi nói chuyện. Và nó là điều cần thiết. Chỉ có như vậy họ mới có thể giao tiếp tốt được với những người xung quanh.
Những người hướng nôiuj thường sợ gặp phải trường hợp khiến họ phải đối mặt với những phản ứng trái chiều từ những người xung quanh. Chính vì thế để thể hiện được kỹ năng giao tiếp tốt nhất bạn cần phải tin tưởng vào bản thân. Và những điều mình định nói, sẽ nói trong buổi nói chuyện này.
Chuẩn bị sẵn sàng trước bất kỳ buổi gặp mặt nào
Nếu bản thân người hướng nội cảm thấy không thoải mái với việc đối mặt trực tiếp với những người khác thì hãy sẵn sàng chuẩn bị cho bản thân một kế hoạch, kịch bạn tốt. Họ có thể liệt kê ra tất cả những thông tin liên quan, quan trọng. Như vậy mới có thể tự tin chia sẻ trong buổi họp.
Đối mặt với những nỗi sợ hãi
Chẳng ai có thể tránh được các buổi gặp gỡ, trao đổi trực tiếp. Họ không thể lúc nào cũng có thể trao đổi qua Email hay điện thoại di động. Chính vì thế mà người hướng nội cần phải có sự can đảm để đối mặt với những nỗi sợ trong giao tiếp ngay từ đầu.
Đặc biệt là khi bạn có thể sử dụng những liệu pháp điều chỉnh chứng lo âu làm cản trở khả năng giao tiếp của bạn. Với một trong những kỹ năng quan trọng không thể thiếu trong giao tiếp. Trong đó quan trọng nhất là kỹ năng thuyết trình.
Hãy cho cấp trên thấy được ý tưởng và kế hoạch được lên sẵn của bạn. Hãy sử dụng mọi kỹ năng mình có và học hỏi thêm kỹ năng thuyết trình và học cải thiện giọng nói, ngữ điệu và ngôn ngữ cơ thể của mình.
Dù có ý tưởng mới mẻ nào xuất hiện thì tính khả thi cũng sẽ được người khác thấu hiểu mọi công sức cống hiến của bạn. Đừng cố gắng vùi mình vào một góc tối mà không phát triển kỹ năng. Điều đó sẽ khiến cho bạn không được hưởng ứng và có thể sẽ chẳng được triển khai đâu.
Tổng kết
Hy vọng với những chia sẻ vừa rồi trong bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về kỹ năng giao tiếp là gì và những kiến thức liên quan. Tổng hợp kiến thức này sẽ giúp bạn rèn luyện kỹ năng mềm, kết nối với mọi người xung quanh một cách dễ dàng và hiệu quả.
Chúc bạn thành công!
