Kỹ năng quản lý thời gian nằm trong nhóm kỹ năng sống quan trọng mà bất kể ai cũng cần nắm được nếu muốn đạt được thành công cao nhất trong công việc cũng như cuộc sống. Vậy chính xác kỹ năng quản lý thời gian là gì? Và cách để đạt được kỹ năng này thế nào sẽ được Box.edu giải đáp trong bài viết này nhé!
👉 Xem thêm: Bật mí 11 lý do khiến bạn quản lý thời gian kém hiệu quả
👉 Xem thêm: 8 Lý do khiến bạn trì hoãn công việc? Giải pháp khắc phục?
Mục lục bài viết
Tổng quan kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Tổng quan kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Cùng với những kỹ năng quan trọng như giao tiếp, giải quyết vấn đề thì quản lý thời gian rất được mọi người chú trọng. Kỹ năng quản lý thời gian được hiểu là khả năng lên kế hoạch và thực hiện theo các kế hoạch đã đặt ra, đồng thời kiểm soát được thời gian theo mong muốn và ý chí của một người. Quản lý thời gian còn được coi là việc thực hiện kế hoạch kiểm soát các hoạt động cụ thể, tăng hiệu suất hoặc năng suất của công việc. Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả luôn đi đôi với nhau, tổ chức công việc hiệu quả sẽ giúp sử dụng thời gian tốt hơn và ngược lại.
Ý nghĩa của kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Như các bạn cũng biết thì quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng, thêm nữa việc sắp xếp thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành được công việc chất lượng và năng suất cao hơn.
Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc
Những bạn biết cách quản lý thời gian của bản thân chắc chắn hiệu suất công việc cũng tăng cao hơn. Cùng một công việc và trong cùng khoảng thời gian giống nhau nhưng hiệu quả làm việc của mỗi người sẽ có sự khác nhau. Điều này có nghĩa là người nào biết cách tận dụng thời gian sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách dễ dàng và đúng tiến độ. Còn ngược lại, người không biết quản trị thời gian sẽ dễ rơi vào tình trạng căng thẳng khi hoàn thành deadline.
Giúp làm giảm thiểu áp lực công việc
Thực tế thì việc này còn giúp bạn giảm bớt áp lực công việc tốt nhất. Đặc biệt việc phân chia và thực hiện công việc một cách khoa học theo kế hoạch được lập sẵn sẽ giúp bạn giải quyết tất cả vấn đề đơn giản. Ngoài ra cũng khiến tinh thần trở nên thoải mái và giúp bạn đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.
Cơ hội đạt được thành công
Nếu có kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ khiến bạn có khả năng hoàn thành công việc sớm hơn và chính xác hơn. Nhờ đó bạn cũng dễ dàng đạt được thành công theo từng giai đoạn. Với những người làm việc theo cảm tính thường sẽ dễ gặp thất bại vì không thể hoàn thành đúng hạn hoặc bỏ lỡ nhưng công việc quan trọng khác.
Cân bằng cuộc sống tốt hơn
Con người mỗi ngày chỉ có 24 giờ để thực hiện tất cả công việc. Cho nên nếu sắp xếp thời gian khoa học sẽ giúp bạn cân bằng cuộc sống tốt hơn. Nhất là việc làm và nghỉ ngơi chăm sóc bản thân và gia đình. Đừng chỉ nên quá tập trung vào công việc mà quên mất thư giãn, nghỉ ngơi giữ gìn sức khỏe của chính mình cho phù hợp. Chính vì vậy mà rất cần phải nắm được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất.
Hạn chế các thói quen xấu
Cụ thể ở đây chính là sự trì hoãn và chần chừ khiến công việc của bạn không thể hoàn thành đúng thời hạn. Do vậy việc hình thành thói quen lên kế hoạch và thời gian chi tiết sẽ giúp các bạn hạn chế việc chậm trễ của bản thân. Tạo động lực để hoàn thành công việc hiệu quả và chính xác nhất.
Gợi ý các kỹ năng quản lý thời gian tốt nhất
Gợi ý các kỹ năng quản lý thời gian tốt nhất
Hãy phân biệt mức độ ưu tiên của công việc
Điều này sẽ giúp bạn biết cách sắp xếp công việc và thời gian phù hợp. Ưu tiên những công việc quan trọng cần thực hiện trước rồi sau đó mới đến những công việc tiếp theo. Hãy tập trung hoàn thành công việc có tính chất quan trọng đặc biệt nên lựa chọn thời gian buổi sáng là thời điểm cơ thể tỉnh táo và tràn đầy năng lượng. Vì những “công việc khẩn cấp” thường sẽ yêu cầu sự chú ý của bạn ngay lập tức. Nhưng việc bạn có phải thực hiện ngay lúc đó hay không chưa chắc đã là vấn đề. Còn với các “công việc quan trọng”, nếu như bạn không làm thì sẽ gây ra nhiều hậu quả xấu.
Chia nhỏ các công việc
Với những nhiệm vụ công việc có tính chất lớn thì sẽ rất khó để thực hiện một mình cho nên bạn có thể chia nhỏ đầu việc ra cho nhóm cùng làm việc. Tuy chia nhỏ các công việc nhưng vẫn phải đảm bảo sắp xếp chúng thành một quy trình gồm nhiều bước với các mốc deadline cụ thể. Nhờ việc hoàn thành từng phần nhỏ công việc, bạn sẽ không còn cảm thấy khó khăn như lúc đầu nữa.
Thiết lập các mục tiêu cụ thể
Thêm một kỹ năng quản lý thời gian đó là các bạn phải hình thành các mục tiêu chi tiết để tạo động lực đạt được nó. Việc xác định mục tiêu là bước quan trọng giúp bạn nỗ lực cố gắng đạt được kết quả cao trong công việc. Tuy nhiên, bạn cần phải thiết lập mục đích chính xác và có khả năng đạt được. Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo cách thiết lập mục tiêu SMART.
Tận dụng các khoảng thời gian trống
Trong quá trình làm việc bạn sẽ có khoảng thời gian trống nhất định, hãy tận dụng cơ hội đê hoàn thành và thực hiện các công việc còn dang dở. Nó có thể chỉ là khoảng thời gian ngắn nhưng cũng đủ để bạn có thể làm được thêm nhiều việc khác.
Nếu là một người có kỹ năng quản lý thời gian tốt thì thay vì dùng điện thoại để tiêu khiển, bạn có thể tranh thủ lên kế hoạch để thực hiện các đầu công việc còn đang dang dở hoặc đọc các tài liệu công việc. Như vậy lời khuyên là hãy cố gắng tận dụng những khoảng trống đó và biến chúng trở thành thời gian hữu ích nhất cho bạn.
Tránh xây dựng sự “đa nhiệm”
Sự “đa nhiệm”có nghĩa là thực hiện nhiều việc cùng một lúc. Nếu bạn không có đủ năng lực chuyên môn thì điều này sẽ không phù hợp với bạn. Như chúng tôi đã chia sẻ thì bạn hãy chia nhỏ các công việc để thực hiện hiệu quả hơn. Số lượng người có thể hoàn thành được nhiều việc cùng một lúc là rất ít cho nên hãy cố gắng tập trung vào từng công việc một. Nhiều khi ôm đồm quá cũng không mang lại kết quả cao.
Tránh làm lãng phí thời gian
Lời khuyên mà các bạn đã được nghe rất nhiều chính là không làm lãng phí thời gian. Việc dành quá nhiều thời gian chỉ để làm một việc không quan trọng hoặc lười biếng dẫn đến nhiều thời gian trống chính là bạn đang để thời gian trôi quá một cách lãng phí. Do đó hãy biết trân trọng thời gian của bản thân, nếu không có việc quan trọng cần làm thì bạn có thể dành thời gian tìm hiểu những điều mà mình yêu thích hoặc chăm sóc bản thân và quan tâm đến gia đình những người yêu thương.
Điều chỉnh tâm lý của bản thân
Việc giữ một tinh thần thoải mái, thư giãn là điều cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả công việc tốt hơn. Trong công việc và cuộc sống sẽ khó tránh khỏi việc gặp áp lực, căng thẳng làm ảnh hưởng tâm lý của bạn. Và tất nhiên bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội và thời gian vì không thể suy nghĩ hay thực hiện được bất kỳ điều gì. Cho nên lời khuyên là hãy điều chỉnh và kiểm soát tâm lý và cảm xúc của bản thân cụ thể là: luôn vui cười, thư giãn nghe nhạc đi du lịch hoặc gặp gỡ bạn bè…
Tổng kết
Kỹ năng quản lý thời gian vô cùng quan trọng và cần thiết với mỗi người. Hãy luôn cải thiện và nâng cao mỗi ngày để có thể bổ trợ cho kỹ năng mềm của bạn tốt hơn. Mong rằng những kiến thức này là nền tảng giúp bạn đạt được năng suất, hiệu quả công việc tốt hơn.
