Kỹ năng tổ chức công việc đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp bạn tập trung vào từng nhiệm vụ cụ thể ở mỗi giai đoạn khác nhau. Đây là kỹ năng không thể thiếu giúp bạn có thể làm việc đa nhiệm và đảm bảo công việc được vận hành trơn tru nhất.
👉 Xem thêm: Làm sao để hạnh phúc trong công việc? 13 Bí quyết dành cho bạn
👉 Xem thêm: 11 Bí quyết giúp bạn tăng trí nhớ trong công việc hiệu quả
Mục lục bài viết
Kỹ năng tổ chức công việc là gì?
Kỹ năng tổ chức được hiểu là việc lên kế hoạch và sắp xếp các công việc theo một trình tự rõ ràng, cụ thể. Từ kế hoạch đó, người tổ chức biết phân bổ nguồn lực, thời gian để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được cấp trên giao phó.
Người có kỹ năng tổ chức tốt sẽ giúp cho việc thực hiện công việc diễn ra xuyên suốt, mạch lạc, đồng thời hạn chế tình trạng trì hoãn, chậm trễ và bỏ sót các công việc cần phải làm.
Bí quyết giúp bạn rèn luyện kỹ năng tổ chức công việc
Kỹ năng lập kế hoạch
Nếu làm việc không có mục tiêu, kế hoạch cụ thể thì đó đơn giản chỉ là mong muốn mơ hồ của bạn. Và điều đó rất khó để trở thành hiện thực. Đối với bất kỳ dự án nào, lập kế hoạch cũng sẽ giúp bạn xác định các công việc cần phải thực hiện, xác định nguồn lực cần thiết và thời gian hoàn thành. Từ những kế hoạch này thì bạn mới có thể thực hiện những hành động cụ thể để công việc được hoàn thành hiệu quả nhất.
Để có thể lập kế hoạch công việc, bạn cần phải vận dụng rất nhiều những kỹ năng như: Phân tích và giải quyết vấn đề, phân tích số liệu, lập danh sách, thu thập thông tin, lập kế hoạch chiến lược, nghiên cứu.
Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng tổ chức công việc không thể không nhắc tới việc quản lý tốt thời gian. Quản lý thời gian liên quan đến việc quản lý lịch trình công việc theo từng mốc thời gian khác nhau.
Nếu như bạn là người có kỹ năng quản lý thời gian khoa học, cụ thể giúp cho công việc không bị chồng chéo, dễ dàng kiểm soát. Từ đó hoàn thành tất cả các nhiệm vụ đúng Deadline mà không cảm thấy bị quá tải hoặc chậm trễ khi làm việc.
Ngoài ra, việc quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn cân bằng giữa công việc trên công ty và công việc gia đình. Bạn sẽ luôn hoàn thành công việc trong tâm thế chủ động, sẵn sàng mà không phải chịu quá nhiều áp lực khi làm việc.
Không thể phủ nhận một điều rằng, quản lý thời gian rất quan trọng vì nó giúp bạn tiết kiệm được nhiều công sức và luôn giữ được sự bình tĩnh trong môi trường làm việc có cường độ cao. Lựa chọn và sử dụng thời gian một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng trong kỹ năng tổ chức công việc mà bạn cần phải có.
Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn phân chia và thực hiện công việc hiệu quả
Kỹ năng xây dựng mục tiêu
Kỹ năng xây dựng mục tiêu liên quan đến công việc và cuộc sống giúp bạn tạo ra nhiều động lực hơn, từ đó có thể hoàn thành công việc một cách dễ dàng.
Bạn có thể đặt mục tiêu theo ngày, tuần tháng hoặc năm. Lưu ý rằng, mục tiêu này phải cụ thể và bạn có khả năng thực hiện được nó. Đừng đặt mục tiêu quá mơ hồ hoặc vượt xa với năng lực của mình bởi cho dù bạn có cố gắng đến cỡ nào đi chăng nữa thì cũng không thể thực hiện được.
Kỹ năng sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Trong một ngày, mỗi người sẽ có rất nhiều công việc cần phải hoàn thành. Nhưng nếu tinh ý, bạn sẽ dễ dàng nhận thấy, có người làm việc bình tĩnh, thong thả nhưng vẫn hoàn thành công việc đầy đủ đúng Deadline. Thậm chí họ còn có nhiều thời gian rảnh cho bản thân. Ngược lại, có những người lúc nào cũng bận rộn, ngập đầu trong đống công việc những kết quả lại không được như mong muốn. Nguyên nhân dẫn đến sự khác biệt này là do kỹ năng sắp xếp công việc của mỗi người.
Khi sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng và thứ tự ưu tiên, bạn có thể phân chia thành 4 nhóm như sau:
- Khẩn cấp và quan trọng: Đây là nhóm công việc cần ưu tiên thời gian và công sức để hoàn thành trước tên
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Sắp xếp trước thời gian để hoàn thành các công việc này và không để bị gián đoạn.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Bạn có thể giao cho người khác và trực tiếp quản lý
- Không khẩn cấp và không quan trong: Loại bỏ khỏi danh sách công việc.
Kỹ năng ủy quyền
Người có kỹ năng tổ chức công việc là người biết giới hạn của bản thân. Nếu khối lượng công việc quá lớn, vượt qua khả năng và năng lực của họ, họ cần biết cách ủy quyền hoặc nhờ sự giúp đỡ của đồng nghiệp.
San sẻ một phần nhiệm vụ cho đồng nghiệp của mình sẽ là cách tốt nhất giúp bạn có thể hoàn thành dự án đúng tiến độ. Chưa kể việc giao đúng việc cho người có năng lực và đúng chuyên môn sẽ giúp nhiệm vụ được hoàn thành xuất sắc.
Kỹ năng ủy quyền giúp bạn giảm bớt áp lực trong công việc
Kỹ năng làm việc dưới áp lực
Kỹ năng tổ chức công việc cực kỳ hữu ích với những người làm việc trong môi trường có áp lực cao. Bởi với nhịp độ nhanh và yêu cầu thời gian nghiêm ngặt thì kỹ năng này giúp bạn tổ chức và sắp xếp công việc hiệu quả hơn.
Nếu bạn không biết sắp xếp thời gian thật tốt, không biết quản lý nguồn lực của mình một cách hiệu quả thì bạn rất dễ bị đào thải ra khỏi môi trường làm việc này.
Kỹ năng từ chối nếu sếp giao quá nhiều việc
Những người thành công là những người có thể làm chủ được cuộc đời mình, ngay cả trong cách xử lý công việc. Trên thực tế, có rất nhiều người đang mệt mỏi với lịch trình bận rộn và có nhiều nhiệm vụ cần phải hoàn thành. Thế nhưng họ vẫn cảm thấy rất khó khăn khi phải từ chối những lời đề nghị giao thêm việc từ cấp trên. Lý do cho sự lưỡng lự này là vì họ sợ việc từ chối sẽ làm ảnh hưởng đến hình ảnh một nhân viên siêng năng, nhiệt tình của mình.
Thế nhưng, trong một vài trường hợp bạn cũng nên biết cách từ chối một cách khéo léo để không làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc hiện tạo. Người quản lý sẽ đánh giá cao nhân viên của mình qua hiệu quả công việc chứ không phải qua số lượng công việc.
Kỹ năng chủ động
Một khía cạnh quan trọng của kỹ năng tổ chức là khả năng chủ động. Mỗi một cá nhân đều nhận thức rõ ràng về nhiệm vụ mà họ cần phải hoàn thành và có thể thực hiện tốt các công việc được giao ngay cả khi không có sự giám sát hoặc trợ giúp của đồng nghiệp hay cấp trên.
Sự chủ động trong công việc sẽ giúp bạn học hỏi những điều mới mới mẻ, tự chủ tại nơi làm việc. Tất cả những điều này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và có cơ hội thăng tiến cao hơn trong sự nghiệp của mình.
Kỹ năng tư duy phân tích
Tư duy phân tích là khả năng tiếp nhận và giải thích thông tin Logic để đưa ra kết luận phù hợp. Kỹ năng tổ chức công việc thường liên quan đến việc sắp xếp suy nghĩ của bạn liên quan đến những mức độ quan trọng khác nhau trong công việc. Khi có kỹ năng tư duy, bạn có thể vượt qua những bế tắc trong công việc một cách dễ dàng.
Kỹ năng tư duy phân tích giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng
Kỹ năng ra quyết định
Để đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác, bạn phải dành thời gian để thu thập những thông tin cần thiết, xem xét tình hình diễn biến và suy nghĩ trước kết quả để dự đoán.
Khi có kỹ năng ra quyết định, người quản lý sẽ có thời gian để giải quyết thêm những vấn đề khác. Từ đó, nhân viên sẽ có động lực để làm việc, phát triển bản thân, từ đó gia tăng hiệu suất công việc.
Tổng kết
Kỹ năng tổ chức công việc bao gồm rất nhiều khía cạnh giúp bạn có thể sắp xếp và xử lý các công việc một cách hợp lý. Với những kỹ năng mà chúng tôi đã chia sẻ, hy vọng bạn đọc đã trang bị được cho mình những kỹ năng cần thiết để làm việc hiệu quả hơn.
Cảm ơn và chúc bạn thành công!
