Chắc hẳn bạn đã từng nghe đến khái niệm quản trị thời gian trong công việc cũng như cuộc sống thực tế. Mỗi người sẽ có phương pháp quản lý thời gian của riêng mình nhưng nhiều bạn không biết là cách quản trị của mình có hiệu quả và chính xác hay không. Box.edu sẽ giúp bạn giải đáp kỹ hơn về thắc mắc này nhé!
👉 Xem thêm: Tổng hợp cách rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian tốt nhất
👉 Xem thêm: Bật mí 11 lý do khiến bạn quản lý thời gian kém hiệu quả
Mục lục bài viết
Tổng quan về quản trị thời gian
Tổng quan về quản trị thời gian
Quản trị thời gian là khái niệm thể hiện chiến lược lập kế hoạch về thời gian một cách cụ thể để giúp bạn có thể kiểm soát được lượng thời gian mà bạn dành cho các công việc cụ thể để làm việc hiệu quả hơn. Mỗi người sẽ có cách thức quản lý thời gian phù hợp và dần hình thành nên thói quen kiểm soát và sắp xếp một cách chính xác nhất.
Hướng dẫn kỹ năng quản trị thời gian
Xác định mục tiêu cụ thể
Đây được coi là kỹ năng quản trị thời gian quan trọng mà bạn nào cũng cần nắm được. Vì nhớ có nó mà bạn mới có động lực để nâng cao phát triển bản thân, dành cơ hội để đạt kết quả tốt nhất trong công việc.
Cần đảm bảo rằng những mục tiêu này có khả năng thực hiện được, sau đó dành thời gian tập trung để chinh phục được nó. Mỗi người sẽ có mục tiêu nhất định do vậy để không làm lãng phí thời gian thì hãy biết bản thân mình cần gì và mong muốn điều gì để tạo động ực theo đuổi mục tiêu. Một gợi ý cho bạn đó là sử dụng phương pháp đặc mục tiêu SMART nếu muốn đạt hiệu quả.
Lập kế hoạch cụ thể rõ ràng
Khi đã xác định được mục tiêu cụ thể thì các bạn cần lên kế hoạch cho mọi việc chi tiết nhất và thực hiện theo. Điều này sẽ giúp bạn không bỏ lỡ một công việc nào, cũng giúp cân bằng và quản lý thời gian tốt hơn dành cho mỗi công việc.
Tuy nhiên thực tế thì không phải ai lên kế hoạch cũng có thể thực hiện được một cách chính xác bởi nhiều yếu tố tác động đến. Cụ thể đó là:
- Không biết bản thân muốn gì: Đây là điều xảy ra thường xuyên vì không phải ai cũng xác định được mục tiêu của mình rõ ràng, tuy nhiên lời khuyên là hãy xem xét sở thích đam mê của mình và đặt ra mục tiêu cụ thể để cố gắng theo đuổi nó
- Không phân tích đúng tình huống: Điều này thể hiện ở việc bản thân không biết cách để thực hiện mọi việc chính xác. Do vậy bạn nên phân tích các tình huống trước, sau đó mới quyết định những bước nào sẽ giúp đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu của mình và đưa chúng vào kế hoạch
- Không biết nên tập trung vào điều gì: Những người làm quá nhiều việc một lúc sẽ khiến hiệu quả công việc kém, cho nên cần ưu tiên công việc quan trọng sau đó mới thực hiện tiếp
- Không có sự tư duy sáng tạo: Khả năng sáng tạo là cần thiết giúp bạn đạt được thành công tốt nhất. Hãy dành thời gian để suy nghĩ, tìm kiếm những điều phù hợp và chính xác để đạt được mục tiêu
Phân biệt cấp độ của các công việc
Nhờ vào sự phân biệt cấp độ này mà bạn sẽ biết cách quản trị thời gian phù hợp nhất. Cụ thể bạn hãy chia đầu mục công việc thành khẩn cấp và quan trọng. Sau đó hãy ưu tiên cho những công việc khẩn cấp vì chúng có tính chất nghiêm trọng cần sự chính xác cao. Sau khi đã hoàn thành thì mới thực hiện tiếp những công việc quan trọng khác.
Quản lý cảm xúc của bản thân
Căng thẳng, áp lực tong quá trình làm việc là điều rất dễ xảy ra làm ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu quả công việc. Do đó chủ động quản lý và kiểm soát cảm xúc tiêu cực sẽ giúp bạn cân bằng được bản thân, từ đó mà tăng cường năng lượng hoàn thành tốt các công việc được giao, đồng thời tinh thần vẫn luôn được thoải mái nhất. Thực tế những người không biết cách quản lý thời gian sẽ khiến bản thân trở nên mệt mỏi, không hoàn thành tốt công việc thậm chí là mắc các bệnh ảnh hưởng đến sức khỏe.
Chính vì vậy mà việc quản lý cảm xúc của bản thân là rất quan trọng. Bạn có thể tạo tinh thần thư giãn bằng việc ngồi thiền, giải trí hoặc nghe nhạc, xem phim làm những điều mà bản thân cảm thấy hứng thú nhất.
Tránh dành thời gian cho những việc vô ích
Trong quá trình làm việc bạn sẽ dễ dàng bắt gặp những vấn đề gây xao nhãng, phân tâm. Đơn giản là đến từ những người đồng nghiệp, mạng xã hội… chúng chính là nguyên nhân khiến bạn tốn nhiều thời gian vô ích mà ảnh hưởng đến kết quả của công việc. Do vậy cách quản trị thời gian tốt nhất chính là tập trung vào công việc mà mình đang thực hiện, hạn chế quan tâm đến những tác nhân xung quanh.
Gợi ý những phương pháp quản trị thời gian tốt nhất
Gợi ý những phương pháp quản trị thời gian tốt nhất
Phương pháp quản trị thời gian M.I.T (Most Important Tasks)
Most Important Tasks là phương pháp đòi hỏi sự tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làm trong ngày. Phương pháp này sẽ hỗ trợ bạn trong việc phân chia công việc hợp lý để giúp tiết kiệm thời gian. Những công việc nào nên ưu tiên khẩn cấp và quan trọng.
Phương pháp Do – Dump – Delegate – Defer
Đây là phương pháp đơn giản và dễ dàng mà mọi người có thể thực hiện được.
Do (làm): Thúc đẩy tinh thần làm việc của bạn. Nếu công việc đang nằm ở ngay trước mặt bạn và nó quan trọng thì hãy làm ngay đi
Dump (từ bỏ): Trên thực tế bạn cần loại bỏ những công việc không quan trọng, cần thiết để giúp tiết kiệm thời gian tốt nhất
Delegate (Giao việc): Đặc biệt dành cho những công việc dự án quan trọng đòi hỏi cần sự giúp đỡ của nhiều người thì đây là điều tất yếu. Nên nhớ rằng nếu bạn tự làm, bạn sẽ lãng phí thời gian quý báu của mình và làm cho những người khác mất cơ hội học hỏi kinh nghiệm từ công việc này. Do vậy hãy tỏ ra hào phóng và tin tưởng giao việc cho người khác
Defer (hoãn lại): Trong trường hợp bạn chưa thể bắt đầu công việc này ngay được thì hãy lên kế hoạch trước và ghi chép lại. Sau khi đã hoàn thành những việc khác thì sẽ bắt đầu ngay với đống công việc bị hoãn này
Phương pháp Pomodoro
Pomodoro cũng là một phương pháp quan trọng và phổ biến được nhiều người biết đến. Bạn sẽ thực hiện công việc theo cách thức là cứ sau 25 phút làm việc thì sẽ nghỉ 5 phút. Đây là cách giúp bạn giảm được áp lực thời gian, đồng thời lấy lại năng lượng để tiếp tục thực hiện công việc hiệu quả hơn. Dù có bận rộn thế nào thì việc nghỉ ngơi ngắn cũng rất cần thiết trong việc giảm tình trạng mệt mỏi, áp lực. Một tinh thần thoải mái chắc chắc sẽ đem lại kết quả công việc tốt hơn.
Phương pháp làm việc nhóm Batching
Đây được coi là phương pháp hữu ích giúp bạn chia sẻ được sức nặng công việc cho mọi người. Vừa để bản thân có thời gian hoàn thành công việc tốt hơn lại góp phần tạo cơ hội làm việc cho mọi người. Với công việc có phần nhiều đầu việc nhỏ thì phương pháp là này sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn.
Nguyên tắc Pareto
Nguyên tắc này được nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto sáng tạo ra là: đa phần 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Nguyên tắc này có thể bao hàm những nhận định dưới đây:
- 20% công nhân sẽ tạo ra 80% kết quả
- 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu
- 20% khiếm khuyết gây ra là 80% sự cố
- 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng
Thực tế thì con số 80 – 20 này không phải là tuyệt đối. Điều quan trọng là trong cuộc sống mọi thứ sẽ không được phân bố một cách đồng đều. Nỗ lực và kết quả sẽ tương đồng nếu bạn biết cách quản lý thời gian của mình chính xác và hiệu quả. Ngoài ra việc ứng dụng một cách linh hoạt nguyên tắc 80/20 sẽ góp phần nâng cao tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Tổng kết
Quản trị thời gian là điều rất cần thiết mà bản thân mỗi người cần cải thiện mỗi ngày nếu muốn tăng cường hiệu quả trong công việc. Đồng thời nếu bạn đang muốn nâng cao kỹ năng mềm thì đây cũng là kỹ năng quan trọng mà bạn cần nắm được.
