Hiện nay việc giao tiếp qua điện thoại đã trở nên phổ biến hơn rất nhiều. Không chỉ trong cuộc sống hằng ngày mà còn phục vụ trong công việc. Bạn sẽ khiến đối phương cảm thấy thoải mái và vui vẻ. Nếu biết các kỹ năng giao tiếp cơ bản nếu không sẽ mắc những sai lầm giao tiếp qua điện thoại. Vậy để giúp bạn hạn chế được điều này. Thì hãy tham khảo bài viết dưới đây của Box.edu ngay nhé!
Mục lục bài viết
Vai trò của việc nói chuyện qua điện thoại
Vai trò của việc nói chuyện qua điện thoại
Giao tiếp qua điện thoại là hành động quen thuộc và phổ biến trong giao tiếp hiện đại. Bởi sự tiện lợi, nhanh chóng có thể kết nối với tất cả mọi người xung quanh dù bạn đang ở vị trí nào. Tuy nhiên, nói chuyện qua điện thoại cũng đòi hỏi cần sự khéo léo. Tinh tế để đạt được hiệu quả cao nhất trong giao tiếp.
Nếu bạn có kỹ năng giao tiếp qua điện thoại tốt sẽ giúp bạn. Có nhiều cơ hội thành công hơn đặc biệt trong kinh doanh, bán hàng. Hiện nay có một vài trường hợp quan trọng cần giao tiếp qua điện thoại như là:
- Nhân viên bán hàng không sắp xếp được thời gian gặp trực tiếp
- Khi khách hàng không chủ động được thời gian của mình
- Khoảng cách, vị trí địa lý giữa nhân viên bán hàng và khách hàng quá xa
- Mong muốn tiếp cận khách hàng một cách nhanh chóng mà không cần đến gặp mặt trực tiếp
- Khách hàng hoặc nhân viên bán hàng gặp vấn đề về sức khỏe nên không thể gặp mặt trực tiếp được
- Khách hàng ngại việc tiếp xúc với nhân viên bán hàng
- Gọi điện hỏi thăm, chăm sóc khách hàng, khảo sát sự hài lòng của khách hàng cũng như giải đáp thắc mắc của khách hàng nhanh chóng…
Với những trường hợp trên thì việc giao tiếp bằng điện thoại là một hoạt động thích hợp. Cần thiết và giữ vai trò rất quan trọng. Rất nhiều người khi đã nắm được bí quyết nghệ thuật bán hàng qua điện thoại đều giúp doanh số kinh doanh của bạn tăng một cách nhanh chóng. Nó giúp chúng ta tiếp cận cũng như chăm sóc khách hàng được chu đáo, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Những sai lầm giao tiếp qua điện thoại cần tránh
Lựa chọn thời điểm gọi điện không phù hợp
Vấn đề thời gian là rất quan trọng, bạn phải lựa chọn thời điểm phù hợp khi chủ động gọi điện cho một ai đó. Tránh những khung giờ như: sáng sớm, tối muộn hoặc giờ nghỉ trưa. Đây là những khoảng thời gian nghỉ ngơi của mọi người, họ sẽ cảm thấy bị làm phiền và khó chịu nếu như nhận được cuộc gọi của bạn để bàn công việc.
Do vậy nếu câu chuyện bạn muốn đề cập không quá quan trọng thì hãy chú ý thời gian để không làm ảnh hưởng đến người khác. Trừ những trường hợp cần thiết cần phải được giải quyết ngay lập tức thì có thể cân nhắc được.
Nói quá nhiều hoặc không lắng nghe khách hàng
Đây là một sai lầm phổ biến trong các cuộc nói chuyện giữa bạn với khách hàng đó là cách giao tiếp với khách hàng không đúng. Việc nói quá nhiều về bản thân hoặc một điều gì đó sẽ khiến đối phương cảm thấy khó chịu, họ không thể đưa ra ý kiến quan điểm của bản thân về một vấn đề nào đó.
Câu chuyện sẽ được triển khai tốt hơn nếu như bạn biết lắng nghe và chia sẻ đúng trọng tâm, rõ ràng về một vấn đề chung. Đồng thời giúp đối phương có thể hiểu và cảm nhận những gì mà bạn muốn truyền tải một cách tốt nhất, từ đó giải quyết mong muốn và nhu cầu của đối phương.
Không nắm rõ thông tin và những điều muốn nói
Không nắm rõ thông tin và những điều muốn nói
Với cuộc gọi với khách hàng, việc bạn không nắm bắt được thông tin sản phẩm sẽ không thể truyền tải đến khách hàng tốt nhất được. Như vậy thì việc tư vấn và thuyết phục khách hàng cũng trở nên vô nghĩa.
Trước khi bắt đầu cuộc gọi bạn phải chuẩn bị nội dung và thông tin trước, có như vậy thì bạn mới tự tin trình bày và thu hút được khách hàng về những gì bạn đang chia sẻ. Hãy để khách hàng cảm nhận sự chuyên nghiệp và khéo léo từ bạn.
Nói chuyện không rõ ràng và mạch lạc
Vì giao tiếp qua điện thoại nên giọng nói rất quan trọng, nó góp phần tạo nên sự thành công của cuộc trò chuyện. Bạn không nên nói quá to hoặc quá nhỏ sẽ khiến đối phương cảm thấy không được tôn trọng và thiếu sự lịch sự ở bạn. Hãy nói chuyện với âm lượng vừa phải, rõ ràng, vừa đủ nghe và nhấn mạnh những điều cần thiết. Nếu xung quanh của bạn quá ồn ào thì hãy di chuyển để vị trí yên tĩnh hơn thay vì cố gắng nói to lên.
Tránh tạo nên sự tranh cãi qua điện thoại
Đặc biệt trong việc nói chuyện với khách hàng. Sẽ có nhiều trường hợp họ không thể hiểu hoặc đồng quan điểm với bạn về một vấn đề nào đó. Thay vì tranh cãi thì hãy bình tĩnh giải quyết vấn đề một cách nhẹ nhành, khéo léo.
Bạn hãy lắng nghe ý kiến của khách hàng để xem xét cũng như thỏa thuận phù hợp hơn cho cả hai bên. Có như vậy thì mọi cuộc giao tiếp mới được thành công tốt đẹp.
Không đáp ứng được sự mong đợi từ khách hàng
Sai lầm giao tiếp qua điện thoại đó là khách hàng không thỏa mãn. Hay đạt được mong muốn về một sự thỏa thuận nào đó với bạn. Hãy tìm hiểu sản phẩm và khách hàng thật kỹ. Để đưa ra những chương trình, chính sách đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Hãy thể hiện mình là một người bản lĩnh trong việc xử lý tình huống. Cũng như đưa ra giải pháp nhằm đáp ứng mong muốn nhu cầu mà khách hàng đưa ra một cách tốt nhất.
Thể hiện thái độ tiêu cực
Do giao tiếp qua điện thoại nên nhiều bạn sẽ thể hiện thái độ vô tư hồn nhiên. Mà không để ý đến đối phương. Đây chính là điều sai lầm trong cách giao tiếp. Cho dù không gặp mặt trực tiếp nhưng thông qua cách nói chuyện thì đối phương cũng cảm nhận được thái độ của bạn với họ.
Bí quyết của sự thành công đó là luôn thể hiện thái độ vui vẻ. Niềm nở để khách hàng cảm thấy thoải mái và được tôn trọng. Như vậy thì cuộc trò chuyện sẽ trở nên có ý nghĩa. Và đạt được mục tiêu mong muốn của cả hai bên.
Không nói lời xin chào và tạm biệt
Cuối cùng chính là việc khi bắt đầu cuộc điện thoại. Hoặc kết thúc bạn không nói lời chào và tạm biệt với đối phương. Điều này thể hiện sự thiếu lịch sự và tôn trọng. Cũng như kỹ năng giao tiếp của bạn còn đang hạn chế.
Do vậy dù là cuộc điện thoại đến hay đi thì bạn cũng nên chủ động chào hỏi. Và tạm biệt khi kết thúc một cuộc gọi nào đó. Thái độ nói chuyện cũng đánh giá con người và bản chất cũng như kỹ năng giao tiếp của mỗi người.
Những kỹ năng quan trọng tránh sai lầm giao tiếp qua điện thoại
Để cuộc nói chuyện có hiệu quả, thì bạn nên chọn thời điểm gọi cho thích hợp. Đó là thời điểm mà khách hàng không bận bịu và có tâm trạng thoải mái. Muốn vậy bạn phải nắm được lịch trình hoạt động thường ngày của khách hàng. Ngoài ra cần tìm hiểu tâm lý, thị hiếu của khách hàng trước khi gọi đến. Đặc biệt phải chuẩn bị trước thông tin, nội dung cần trao đổi với khách hàng. Nên và không nên gọi vào những thời điểm sau đây:
- Không nên gọi vào khung giờ ăn cơm, giờ nghỉ trưa
- Không gọi vào giờ đi làm hoặc ngay sau giờ đi làm về
- Buổi sáng thì nên gọi điện từ 9h00 đến 10h30
- Buổi trưa chiều thường từ 15h00 đến 16h30
Tổng kết
Sai lầm giao tiếp qua điện thoại sẽ khiến hiệu quả của cuộc trò chuyện giảm đi đáng kể. Nhất là những cuộc nói chuyện với khách hàng trong kinh doanh. Để có thể thay đổi và hoàn thiện hơn bản thân mình trong việc giao tiếp hằng ngày từ những người xung quanh hoặc tham khảo khóa học kỹ năng giao tiếp trên Box để được các chuyên gia hướng dẫn chi tiết giúp bạn tự tin cũng như dễ dàng giao tiếp hơn.
Chúc các bạn may mắn và thành công!
