Tạo danh sách công việc cần làm hàng ngày giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả và làm việc năng suất hơn. Đây là một trong những phương pháp giúp bạn loại bỏ sự trì hoãn và lười biếng trong công việc.
Cùng Box.edu tìm hiểu những bí quyết để giúp bạn tạo danh sách công việc mỗi ngày một cách hiệu quả nhất nhé.
👉 Xem thêm: Top 20 phần mềm quản lý công việc, giao việc tốt nhất 2022
👉 Xem thêm: 10 Tác phong chuyên nghiệp trong công việc giúp bạn thành công
Mục lục bài viết
Hướng dẫn cách tạo danh sách công việc cần làm hàng ngày hiệu quả
Sử dụng ứng dụng hỗ trợ (hoặc giấy nhớ)
Bước đầu tiên giúp bạn tạo danh sách các công việc cần làm là quyết định nơi bạn sẽ lưu trữ nó. Nếu như trước kia, bạn thường ghi chú trong các tờ giấy nhớ thì hiện nay, dưới sự phát triển của Internet, bạn có thể sử dụng các ứng dụng và phần mềm trên máy tính, điện thoại để giúp bạn ghi chú dễ dàng hơn.
Sử dụng các ứng dụng để ghi chú mang lại những lợi ích đặc biệt như sau:
- Ứng dụng thường đi kèm với các thông báo để bạn không bị quên nhiệm vụ.
- Dễ dàng chỉnh sửa nội dung với thao tác đơn giản.
- Lưu trữ trên định dạng đám mây giúp bạn không đánh mất danh sách.
- Sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên khác nhau.
- Dễ dàng chia sẻ với đồng nghiệp và các thành viên trong đội nhóm để kiểm tra tiến độ.
Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng giúp bạn có thể tạo danh sách dễ dàng, trong đó phải kể đến: ứng dụng Todoist, Ticktick, nTask, Any.do…Tùy vào nhu cầu mà mục đích sử dụng mà bạn có thể lựa chọn được cho mình một phần mềm phù hợp.
Lưu trữ danh sách công việc qua giấy nhớ hoặc các ứng dụng phần mềm
Thêm nhiệm vụ mới ngay lập tức
Khi một nhiệm vụ mới xuất hiện trong đầu bạn dù chỉ vài giây, hãy thêm nó vào danh sách các việc cần làm ngay lập tức. Khi các nhiệm vụ mới được ghi lại, bạn sẽ không bị lãng quên chúng. Việc tiếp theo của bạn chỉ là tập trung vào thực hiện các nhiệm vụ ở thời điểm hiện tại mà thôi.
Chỉ định ngày đáo hạn cụ thể
Khi một nhiệm vụ bất kỳ có trong danh sách có ngày đáo hạn, hãy ghi chúng lại. Điều này sẽ giúp bạn ưu tiên chúng để thực hiện trước nhằm hoàn thành nhiệm vụ đúng hẹn.
Không phải bất cứ nhiệm vụ nào cũng cần thiết phải có deadline, thế nhưng bạn cũng có thể tự đặt Deadline cho chúng để tạo ra động lực hoàn thành chúng một cách nhanh nhất. Ngoài ra, việc đặt Deadline còn giúp bạn quản lý và phân bổ thời gian phù hợp hơn. Và chắc chắn rằng, sau khi kết thúc một ngày, bạn sẽ cảm thấy vui vẻ và ngủ ngon hơn vì mọi công việc đã được hoàn thành theo đúng như kế hoạch đã đề ra.
Việc đặt thời gian hết hạn cho từng công việc rất đơn giản. Bạn có thể thiết lập các công việc diễn ra trong hôm nay, ngày mai và tuần này. Vì vậy, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát công việc một ngày trôi qua như thế nào, từ đó điều chỉnh và tạo thêm khoảng trống để nghỉ ngơi nếu thấy công việc hiện tại đang quá tải.
Tạo lập và chỉnh sửa danh sách việc cần làm vào ngày mới
Bắt đầu mỗi ngày, bạn có thể dành ra 15 phút để tạo danh sách công việc cần làm hàng ngày. Hoặc nếu bạn đã xây dựng chúng từ đầu tiền thì có thể dành thời gian để chỉnh sửa. Vì không phải mỗi ngày công việc đều diễn ra như nhau. Do vậy, nếu bạn không điều chỉnh các nhiệm vụ một cách phù hợp, bạn sẽ dễ dàng thất bại và khó khăn trong việc kiểm soát thời gian.
Lên danh sách các công việc cần thực hiện trong ngày
Tìm ra giới hạn của bản thân
Khi tạo danh sách công việc cần làm hàng ngày, đừng quá tham lam mà giao cho mình quá nhiều nhiệm vụ. Điều này sẽ khiến bạn có nguy cơ bị quá tải công việc và có rất nhiều nhiệm vụ không thể hoàn thành kịp trong ngày.
Mỗi một công việc sẽ có mức độ khó khác nhau, bạn cần phải đánh giá và sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên và quan trọng. Đối với những việc quá khó, cần nhiều thời gian và công sức, bạn có thể đặt Deadline vào ngày hôm nay, miễn rằng bạn chắc chắn rằng mình sẽ hoàn thành được nó.
Phân biệt việc cần làm với mong muốn và mục tiêu
Mục tiêu là kết quả cuối cùng của một quá trình cố gắng lâu dài. Mục tiêu và những mong muốn thường khó định lượng. Ví dụ bạn muốn giao tiếp thành thạo bằng Tiếng Anh. BVới mong muốn này, bạn không thể đưa chúng vào danh sách việc cần làm mỗi ngày của mình.
Vậy nhiệm vụ được hiểu như thế nào? chúng được hiểu là những hành động cụ thể giúp bạn đạt được mục tiêu mà mình đã đề ra. Hãy chia mục tiêu ra thành các công việc nhỏ và đơn lẻ hơn. Ví dụ, bạn sẽ dành 30 phút mỗi ngày để học thêm 10 từ vựng tiếng Anh mới. Khi đã xác định được nhiệm vụ rõ ràng, nếu thật sự kiên trì thì bạn sẽ nhanh chóng đạt được mục tiêu trong tương lai.
Kiểm tra danh sách việc cần làm thường xuyên
Khi tạo danh sách công việc cần làm hàng ngày bạn cần kiểm tra chúng một cách thường xuyên. Mục đích của việc làm này là để điều chỉnh chúng cho phù hợp với thời gian và công sức của bạn. Bên cạnh đó, nó còn giúp bạn không bị bỏ sót công việc trong một ngày. Đây cũng chính là lúc bạn cần chỉnh sửa lại danh sách việc cần làm và dành thêm thời gian cho mình để nghỉ ngơi, thư giãn.
Lợi ích của việc tạo danh sách công việc cần làm hàng ngày
Tránh việc bị thiếu hoặc quên công việc
Bộ não của bạn chưa hẳn là một công cụ ghi nhớ hoàn hảo. Bởi đôi khi, những mệt mỏi, stress hoặc vài phút lỡ đáng sẽ khiến bạn quên mất rằng mình phải thực hiện những công việc nào. Do vậy, việc tạo danh sách công việc cần làm hằng ngày thông qua những gách đầu dòng hoặc ứng dụng phần mềm sẽ giúp bạn ghi nhớ chúng một cách hoàn hảo hơn mà không bị bỏ lỡ bất cứ nhiệm vụ nào.
Thực hiện những công việc ưu tiên trước
Việc lập danh danh sách sẽ giúp xác định nhiệm vụ nào là ưu tiên và quan trọng nhất. Điều này sẽ giúp bạn không bị sa đà vào những nhiệm vụ ít sự ưu tiên hơn vì chúng thực hiện dễ dàng hơn.
Bên cạnh đó, khi xác định được nhiệm vụ quan trọng sẽ giúp bạn phân bổ thời gian phù hợp để hoàn thành đúng Deadline.
Điều phối công việc dễ dàng
Tạo danh sách công việc cần làm hàng ngày sẽ giúp chúng ta không bị lặp đi lặp lại công việc đã làm trước đó. Ngoài ra, khi bạn xác định được những nhiệm vụ có thể làm cùng nhau trong cùng một ngày, bạn có thể sắp xếp và điều phối để thực hiện chúng cùng lúc một cách dễ dàng.
Việc lên danh sách công việc giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả
Theo dõi tiến trình làm việc hiệu quả hơn
Sử dụng danh sách các công việc cần làm cho phép bạn đánh dấu những công việc đã hoàn thành. Vào cuối ngày, khi nhìn vào danh sách đó, bạn sẽ có cảm giác hài lòng và mãn nguyện hơn.
Với những công việc chưa hoàn thành, bạn có thể sắp xếp lại chúng và đặt lại Deadline cho ngày hôm sau.
Hạn chế căng thẳng
Khi bạn biết cách sắp xếp các công việc phù hợp, bạn sẽ biết việc nào nên làm trước, việc nào nên làm sau theo mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp bạn quản lý sự căng thẳng trong công việc khi luôn làm việc kiểu ngẫu hứng.
Ủy thác công việc
Nếu như danh sách các việc cần làm trong một ngày của bạn quá nhiều mà bạn lại cần đang thực hiện chúng gấp. Bạn có thể nhờ sự giúp đỡ của người khác để hoàn thành công việc năng suất và đúng tiến độ.
Tổng kết
Việc tạo danh sách công việc cần làm hàng ngày là vô cùng cần thiết giúp bạn có thể kiểm soát công việc một cách dễ dàng. Hiểu được những lợi ích tuyệt vời của nó, bạn nên tập cho mình thói quen lên danh sách công việc mỗi ngày để học tập và làm việc hiệu quả hơn nhé
Cảm ơn và chúc các bạn thành công!
