Một văn bản đẹp mắt, chuyên nghiệp cần được đặt căn lề theo đúng tiêu chuẩn. Vậy tiêu chuẩn căn lề trong Word là gì? Làm thế nào để tránh những lỗi hiển thị và lỗi in văn bản về lề. Hãy cùng Box.edu khám phá ngay trong bài viết dưới đây để tìm câu trả lời nhé!
Xem thêm: 4 cách chuyển hình ảnh sang Word mới nhất 2022
Xem thêm: Thủ thuật: Cách xóa khoảng trắng trong Word chuyên nghiệp, nhanh gọn
Mục lục bài viết
Tiêu chuẩn căn lề trong Word
Hiện nay Chính phủ đã đưa ra nghị định về cách căn lề chuẩn trong văn bản hành chính – Nghị định 30/2020. Bởi vậy mà kỹ thuật trình bày văn bản cần được chỉnh sửa căn lề theo tiêu chuẩn trên khổ giấy A4.
Với những khổ giấy A4 có kích thước quy định tiêu chuẩn là 210mmx297mm. Mọi nôi dung văn bản, bảng số liệu,… đều cần được trình bày theo chiều rộng của khổ giấy.
Căn chỉnh lề theo tiêu chuẩn sẽ giúp cho đoạn văn bản, tập tin soạn thảo của bạn được định dạng theo một khuôn khổ nhất đinh. Điều này giúp cho văn bản phù hợp với khổ giấy in, hiển thị đẹp măt trên màn hình và giấy in. Người đọc sẽ cảm thấy được sự chuyên nghiệp và dễ dàng đọc, nắm bắt được nội dung in, viết trên khổ giấy.
Ngoài ra văn bản soạn thảo trên trang văn bản cần được định dạng theo tiêu chuẩn căn lề trong Word như sau:
- Lề trên – TOP: Cách mép trên từ 20 mm – 25 mm (2 cm – 2.5 cm)
- Lề dưới – Bottom: Cách mép dưới từ 20 mm – 25 mm (2 cm – 2.5 cm)
- Lề trái – Left: Cách mép trái từ 30 mm – 35 mm (3 cm – 3.5 cm)
- Lề phải – Right: Cách mép phải từ 15 mm – 20 mm (1.5 cm – 2 cm)
Lưu ý:
Các bước căn chỉnh lề được hướng dẫn trong bài viết được thực hiện như nhau trên mọi phiên bản Word. Vì thế bạn sẽ không cần phải tốn thời gian mày mò giữa các phiên bản để căn chỉnh cho văn bản của mình
Trước khi tiến hành căn lề cho văn bản của mình thì cần phải đổi đơn vị đo căn lề từ Inch sang Cm. Như vậy bạn mới dễ dàng căn chỉnh lề theo tiêu chuẩn căn lề trong Word như trên.
Cách căn lề trong Word
Sử dụng Page Layout để căn lề trong Word
Để căn chỉnh lề theo tiêu chuẩn trong Word bạn cần sử dụng Page Layout theo các bước sau:
Bước 1: Chọn Tab Layout trên thanh công cụ => Chọn Page Setup. Sau đó bạn chọn biểu tượng mũi tên ở góc bên phải phía dướii hộp thoại Page Layout
Bước 2: Hộp thoại Page Setup hiển thị, chọn Tab Margins trong hộp thoại. Trong mục này sẽ có những mục tuỳ chỉnh sau để bạn điều chỉnh căn lề cho văn bản của mình:
- Top – Căn lề trên: Khoảng cách tính từ mép phía trên của khổ giấy xuống tới dòng đầu tiên của văn bản trong khổ giấy
- Bottom – Căn lề dưới: Khoảng cách tính từ mép phía dưới cho đến dòng cuối cùng của văn bản trong khổ giấy
- Left – Căn lề trái: Khoảng cách tính từ mép phía trái của khổ giấy tới ký tự đầu tiên trong văn bản của khổ giấy phía bên trái
- Right – Căn lề phải: Khoảng cách tính từ mép phải của khổ giấy đến chữ, ký tự cuối cùng của văn bản của khổ giấy phía bên phải
Sau đó bạn chỉ cần nhập số liệu kích thước căn lề vào từng mục sao cho phù hợp nhất.
Bước 3: Nhấn OK để hoàn thành
Dùng Option để căn lề trong Word
Để căn chỉnh lề theo tiêu chuẩn trong Word bạn cần sử dụng Options theo các bước sau:
Bước 1: Chọn Tab File trên thanh công cụ => Options
Bước 2: Hộp thoại Word Options hiển thị, chọn mục Advanced. Sau đó bạn sẽ thấy phần Display hiển thị trong ô thoại bên phải.
Tại đây bạn điều chỉnh sang đơn vị Centimeters trong mục Show measurements in units of. Sau đó nhấn OK để áp dụng đơn vị đo cho căn lề
Bước 3: Tiếp tục quay trở lại mục soạn thảo văn bản trong Word. Chọn Layout trên thanh công cụ => Margins => Custom Margins
Bước 4: Hộp thoại Page Setup xuất hiện. Bạn chọn tab Margins sau đó điều chỉnh các thông số căn lề theo ý muốn hoặc theo tiêu chuẩn căn lề trong Word. Rồi sau đó nhấn OK để hoàn thành cách dùng Option để căn lề.
Chỉnh thiết lập căn chỉnh lề trong Word
Nếu bạn là một người mới sử dụng Word hoặc phải thường xuyên sử dụng Word để soạn thảo văn bản mà không có nhiều thời gian để chỉnh sửa căn lề.
Với mỗi lần soạn thảo 1 văn bản lại phải thao tác căn lề lại. Rất tốn thời gian. Vậy hãy áp dụng ngay cách thiết lập tiêu chuẩn căn lề trong Word mặc định để mỗi văn bản soạn thảo của bạn đều được tự động căn lề.
Cùng thao tác thực hiện theo từng bước chi tiết sau đây:
Bước 1: Lập lại các bước căn lề tiêu chuẩn được hướng dẫn bên trên. Bạn có thể lựa chọn một trong 2 cách trên:
- Sử dụng Page Layout để căn lề trong Word
- Dùng Option để căn lề trong Word
Sau khi điều chỉnh kích thuớc căn lề cho từng mục bạn nhấp chọn Save As Default
Bước 2: Xác nhận hoàn tất thiết lập và cài đặt căn lề mặc định sẵn trong phần mềm Word. Bằng cách nhấp chọn Yes trong bảng hộp thoại thông báo xác nhận.
Hướng dẫn cách chọn khổ giấy phù hợp
Để lựa chọn khổ giấy phù hợp bạn thực hiện theo các bước tuỳ chỉnh sau:
Nhấp chọn Tab Layout trên thanh công cụ => Chọn Size => Nhấn chọn khổ A4 trong danh mục lựa chọn. Đây là khổ giấy thường xuyên được sử dụng. Bạn có thể lựa chọn khổ giấy khác tuỳ theo mục đích sử dụng, yêu cầu hiển thị và mong muốn của bản thân
Tổng kết
Chỉ với vài thao tác cơ bản là bản đã có thể tự căn chỉnh cho văn bản của mình theo đúng tiêu chuẩn căn lề trong Word. Vừa đẹp mắt, chuyên nghiệp và dễ dàng in ấn văn bản. Bạn cũng sẽ ngày càng sử dụng Word để soạn thảo và chỉnh sửa văn bản ngày càng chuyên nghiệp hơn. Đừng bỏ lỡ bất kỳ bài viết nào của chúng tôi. Một kho tàng kiến thức về Word, Excel, Powerpoint đang chờ bạn khám phá đấy nhé!
