Giao tiếp qua điện thoại hiện nay là một hình thức phổ biến. Vì sự tiện lợi và nhanh chóng của nó. Bạn chỉ cần ngồi một chỗ nhưng vẫn có thể kết nối với rất nhiều người xung quanh chúng ta. Tuy nhiên, cũng cần có những kỹ năng trong văn hóa giao tiếp qua điện thoại mà bạn cần nắm được. Cụ thể sẽ được Box.edu giới thiệu ở bài viết này nhé!
Mục lục bài viết
Giao tiếp qua điện thoại là gì?
Giao tiếp qua điện thoại là gì?
Đây là hình thức được hiểu là quá trình sử dụng điện thoại làm phương tiện giao tiếp nhằm trao đổi và tiếp nhận thông tin giữa người này với người kia để thực hiện mục đích đã đề ra.
- Là quá trình trao đổi gián tiếp
- Có tính bất ngờ
- Có thể bị gián đoạn và ảnh hưởng bởi các tác động bên ngoài
- Phương thức giao tiếp là giọng nói
Tầm quan trọng của giao tiếp qua điện thoại là gì?
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại là một trong những yếu tố quan trọng. Của văn hóa giao tiếp mỗi ngày, và cũng là một kỹ năng cần thiết và quan trọng của mỗi con người. Đặc biệt là khi giao tiếp với khách hàng qua điện thoại nhằm mục đích kinh doanh, bán hàng.
- Ngoài ra còn giúp thông tin của sản phẩm. Dịch vụ sẽ được cung cấp đến khách hàng một cách nhanh chóng và đầy đủ nhất
- Toàn bộ nhân viên sẽ nắm bắt nhanh chóng. Kịp thời nhu cầu của khách hàng
- Nhận phản hồi và ý kiến của khách hàng một cách nhanh chóng nhất
- Giúp tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí đi lại cho cả nhân viên bán hàng và khách hàng
- Trong một vài trường hợp nhất định, nhân viên bán hàng hoặc khách hàng không thể gặp mặt trực tiếp thì có thể giao tiếp qua điện thoại
- Giúp cho các công ty, doanh nghiệp bán được sản phẩm, dịch vụ cho những khách hàng ở khoảng cách địa lý xa
Nhược điểm của việc giao tiếp qua điện thoại
Ngoài những ưu điểm kể trên của văn hóa giao tiếp qua điện thoại thì vẫn còn tồn tại một vài điểm hạn chế như sau:
- Có thể làm phiền đến khách hàng khi khách hàng đang làm việc hoặc đang chạy xe ngoài đường, đang bận công việc nào đó
- Khách hàng không thể trực tiếp thấy cũng như trải nghiệm thử các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty
- Đòi hỏi cần rất nhiều kỹ năng giao tiếp, ăn nói và khả năng thuyết phục khách hàng của nhân viên
- Không thể nhận thấy được thái độ của khách hàng một cách trực tiếp, khách quan như việc tiếp xúc trực tiếp ở bên ngoài
Tìm hiểu văn hóa giao tiếp qua điện thoại
Tìm hiểu văn hóa giao tiếp qua điện thoại
Khi bạn là người nhận cuộc gọi
Nói chuyện nhẹ nhàng, từ tốn
Khi đối phương gọi đến bạn cần sự tư vấn hoặc bàn về một vấn đề nào đó. Hãy trở lời họ một cách nhẹ nhàng, lịch sự và rõ ràng. Tránh nói qua to hoặc quá nhỏ khiến đối phương không nghe rõ. Và họ cảm thấy khó chịu cũng như không thoải mái khi nói chuyện với bạn. Cũng sẽ có suy nghĩ rằng bạn đang không tôn trọng họ, điều này chỉ làm mất thời gian của cả hai mà thôi.
Không để người gọi độc thoại
Người gọi đến cho bạn sẽ chủ động đưa ra thông tin. Ý kiến của bản thân và sẽ đặt ra những câu hỏi cho bạn. Bạn không nên chỉ im lặng lắng nghe mà hãy đáp lại câu hỏi của họ. Điều này thể hiện sự lịch sự trong giao tiếp. Và cũng thể hiện rằng bạn đang tôn trọng đối phương và cuộc trò chuyện này.
Thái độ thân thiện khi giao tiếp qua điện thoại
Tuy không gặp mặt trực tiếp nhưng người nghe vẫn cảm nhận được thái độ của bạn đối với họ thông qua nói chuyện điện thoại. Do vậy bạn cần chú ý đến giọng nói, tốc độ nói và âm điệu của mình cho phù hợp với đối tượng và hoàn cảnh câu chuyện.
Luôn tỏ ra thân thiện và niềm nở sẽ khiến đối phương cảm thấy vui vẻ và thoải mái hơn khi trò chuyện với bạn. Đồng thời giúp việc truyền đạt ý kiến của bạn đến đối phương cũng tốt hơn.
Tránh ăn uống khi nói chuyện điện thoại
Đây là điều tuyệt đối cần tránh, vì khi bạn nhai đồ ăn sẽ khiến giọng nói của bạn thay đổi làm cho đối phương không nghe rõ lời bạn nó và tỏ thái độ khó chịu. Thậm chí cho rằng bạn đang không trân trọng cuộc trò chuyện này cho nên không nên ăn uống khi đang nói chuyện điện thoại.
Chuẩn bị giấy và bút sẵn trước mặt
Với cuộc gọi từ khách hàng thì bạn nên chuẩn bị sẵn giấy bút để có thể kịp thời ghi lại thông tin, ý kiến của mọi người nhanh chóng nhất. Tránh bỏ sót những chi tiết quan trọng của cuộc nói chuyện. Đồng thời nó cũng giúp bạn chủ động xử lý những tình huống hay câu hỏi bất ngờ từ đối phương.
Không tự ý gác máy
Nếu bạn không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện thì phải tìm cách từ chối khéo léo không được tự ý tắt máy. Hành động này thể hiện sự thiếu lịch sự và tinh tế khi giao tiếp. Có trường hợp khách hàng sẽ phản ánh đến cấp trên của bạn về thái độ không tôn trọng người khác của bạn.
Nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện
Hãy nhắc lại nội dung cuộc nói chuyện để đối phương biết rằng bạn đã nắm bắt đầy đủ thông tin. Cũng giúp bạn không bỏ sót những chi tiết quan trọng của cuộc trò chuyện. Điều này cũng khiến đối phương thấy mình được tôn trọng nhiều hơn.
Hãy ra ngoài nếu nói chuyện lâu
Nếu bạn cảm thấy đối phương đang mong muốn trao đổi lâu hơn với bạn về một vấn đề nào đó mà bạn cũng đang quan tâm thì hãy chủ động đi ra ngoài. Để tránh làm ảnh hưởng đến mọi người xung quanh cũng như câu chuyện giữa hai người. Hành động này cũng thể hiện sự tôn trọng của bạn với đối phương cao hơn.
Khi bạn là người gọi điện
Lựa chọn thời điểm phù hợp
Nếu bạn là người chủ động gọi điện thoại thì phải tìm thời gian phù hợp nhất. Tránh gọi vào lúc sáng sớm hay tối muộn hoặc giờ nghỉ trưa. Vì đây là khoảng thời gian riêng tư và nghỉ ngơi của mọi người tránh làm phiền họ.
Hãy cân nhắc thời điểm hợp lý để cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả như mong muốn, không tạo cảm giác khó chịu cho đối phương khi nói chuyện.
Xưng danh và sẵn sàng cho cuộc gọi
Đây là điều bắt buộc phải thực hiện để thể hiện sự đàng hoàng, lịch sự trong giao tiếp văn minh. Bạn nên sử dụng xưng hô “Tôi” và nói mình là ai để đối phương có thể biết cách xưng hô phù hợp với bạn. Đồng thời chứng tỏ bạn rất sẵn sàng để lắng nghe họ.
Ngoài việc thể hiện thái độ chuyên nghiệp. Tự tin nó còn giúp cho việc kết nối qua điện thoại tốt đẹp hơn giữa hai người.
Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm
Một giọng nói nhẹ nhàng và rõ ràng sẽ mang lại cảm giác thoải mái. Dễ chịu cho người nghe và tạo cho họ những ấn tượng tốt về bạn. Khi trò chuyện bạn cũng nên nở nụ cười, dù đối phương không nhìn thấy bạn. Nhưng họ vẫn cảm nhận được bạn đang nói chuyện với họ bằng thái độ vui vẻ và niềm nở.
Chuẩn bị trước nội dung
Một trong những sai lầm giao tiếp qua điện thoại nhiều người thường xuyên mắc phải đó chính là không chuẩn bị nội dung trước cuộc gọi. Tránh việc không biết nói gì hay mất nhiều thời gian. Để suy nghĩ câu hỏi thì bạn phải chuẩn bị kỹ nội dung trước cuộc gọi. Có thể tập luyện cách nói chuyện với nội dung để có thể sửa đồi cho phù hợp. Với những người khó tính nếu thấy bạn chưa có sự chuẩn bị kỹ càng họ sẽ từ chối. Vì không cảm thấy thoải mái để nói chuyện với bạn.
Không nói thông tin thừa
Văn hóa giao tiếp qua điện thoại là tránh nói những thông tin bí mật. Hay thừa thãi vì việc tỏ ra bí mật. Nên tập trung vào mục tiêu chính của câu chuyện. Đồng thời không nói lan man và thừa thông tin dễ khiến đối phương khó chịu. Và đánh giá bạn không tinh tế và khéo léo trong giao tiếp.
Không sử dụng từ ngữ chuyên ngành
Với cuộc gọi điện để trao đổi bàn bàn công việc với khách hàng. Thì nên sử dụng ngôn từ đơn giản, dễ hiểu tránh dùng từ ngữ chuyên ngành. Khiến đối phương không hiểu bạn đang nói gì và cho rằng bạn là người thích thể hiện. Và tất nhiên họ cũng sẽ không hợp tác vui vè trong buổi trò chuyện này.
Nói lời tạm biệt khi kết thúc
Để tránh mất điểm trong mắt đối phương thì hãy chủ động nói lời chào tạm biệt. Một câu chúc tốt lành sẽ khiến mọi người cảm thấy vui vẻ. Đó là cách để kết thúc cuộc trò chuyện và thấy bạn là người lịch sự, chu đáo trong công việc.
Việc giao tiếp qua điện thoại sẽ giúp rút ngắn khoảng cách địa lý. Với mọi người xung quanh và là công cụ đắc lực trong kinh doanh. Nên hãy chuẩn bị thật tốt trước mỗi cuộc gọi để mang lại kết quả tốt đẹp cho hai bên.
Tổng kết
Box.edu mong rằng các bạn sẽ biết rằng văn hóa giao tiếp qua điện thoại rất quan trọng. Do đó hãy tiếp thu và thực hiện nó một cách chính xác. Để cải thiện việc học giao tiếp hằng ngày của bạn được tốt nhất bạn cũng cần thường xuyên trau dồi kiến thức từ mọi người xung quanh hoặc đăng ký các khoá học giao tiếp ứng xử tại các trung tâm hoặc có thể đăng ký học online, để giúp bạn tự tin hơn trong giao tiếp là tiền đề để xây dựng các mối quan hệ.
Cảm ơn và chúc các bạn thành công!
