Chắc hẳn với những người thường xuyên sử dụng Excel thì thuật ngữ VBA còn là cụm từ không còn xa lạ. Ngay trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ toàn bộ kiến thức về VBA Excel là gì cùng những ứng dụng của VBA trong công việc. Hãy cùng tìm hiểu ngay thôi nào!
Xem thêm: Excel là gì? Tính năng – cấu trúc – ứng dụng của Excel
Xem thêm: Tổng hợp các phím tắt trong Excel phổ biến bạn nên biết
Mục lục bài viết
VBA là gì? Tầm quan trọng VBA
Trong học Excel online thì khái niệm VBA – Visual Basic For Applications được hiểu là một trong những ngôn ngữ lập trình được thiết lập trên các ứng dụng văn phòng như:
- Word
- PowerPoint
- Excel
- ….
Đây là ngôn ngữ được sử dụng nhiều trong Excel. Đối với kỹ thuật ngôn ngữ VBS tập trung hướng vào những sự kiện riêng của Microsoft.
Ngôn ngữ VBA là một ngôn ngữ lập trình mở rộng được tập hợp bởi những lệnh cốt lõi và dần mở rộng trên các cơ sở hình thái của những ứng dụng. Từ đó có thể làm việc trực tiếp với các đối tượng bên trong ứng dụng.
VBA Excel là gì?
VBA Excel là gì? Trong Excel VBA còn gọi là Visual Basic for Applications được nhiều người sử dụng đánh giá là một loại ngôn ngữ lập trình nhẹ nhưng mang đến tính năng vô cùng mạnh mẽ cho người sử dụng.
VBA có những tính năng vô cùng thú vị. Đó chính là cho phép người dùng có thể viết các hàm hoặc lệnh theo tuỳ ý của mình trên trang tính Excel.
Trong Excel còn có một ngôn ngữ nữa đó chính là Macro. Macro là tập hợp những dòng lệnh với nhau. Đối với những ai mới bắt đầu sử dụng Macro thì chắc chắn sẽ thường xuyên sử dụng chức này ở những thao tác đầu tiên.
Sau khi hiểu rõ hơn về VBA Excel là gì, Excel còn hỗ trợ người dùng thêm tính năng recorder. Công cụ này sẽ giúp cho người sử dụng các công việc đã thực hiện. Và sẽ dừng tính năng này khi bạn không còn thực hiện bất kỳ thao tác nào trên Excel. Người dùng có thể sử dụng ngôn ngữ lập trình VBA để tạo ra Macro.
Các thành phần của VBA trong Excel
Thanh Menu
Trong Excel, thanh menu là nơi chứa toàn bộ các thông tin trong Excel. Người dùng có thể tuỳ ý lựa chọn sử dụng trong quá trình Visual Basic Editor. Tương tự như Ribbion Excel, thanh menu là nơi chứa các Tab và tuỳ chọn cho Tab dành cho người dùng sử dụng.
Người dùng sẽ dễ dàng thấy những phím hiển thị của Visual Basic Editor đều có những phím tắt ở ngay bên cạnh. Các phím tắt này sẽ giúp cho người dùng dễ dàng sử dụng các phím bắt. Và họ có thể thao tác nhanh, dễ dàng hơn với VB Editor.
Toolbar
Toolbar là thanh công cụ mặc định trong VB Editor. Đây là thanh công cụ chứa một số tuỳ chọn hữu ích, hỗ trợ người dùng tối đa về mặt tiện lợi, hữu ích.
Giống với thanh Quick Access Toolbar, Thanh công cụ Toolbar giúp người dùng dễ dàng truy cập, dễ dàng sử dụng và hữu ích hơn.
Bạn sẽ dễ dàng tìm thấy những tính năng như: xoá và thêm tuỳ chọn bằng cách lựa chọn các biểu tượng mũi tên nhỏ hướng xuống dưới nằm ở phía cuối thanh Toolbar.
Trong Excel bạn có thể dễ dàng di chuyển thanh Toolbar lên trên thanh Menu bằng cách nhấn chọn biểu tượng 3 chấm ở đầu thanh Toolbar sau đó di chuyển lên thanh Menu.
Có 4 thanh Toolbar trên VB Editor:
- Standard
- Debug
- Edit
- User
Để thực hiện thao tác truy cập thanh Toolbar thì bạn có thể chọn Tab View trên thanh công cụ sau đó lựa chọn Toolbar bằng cách sử dụng chuột.
Project Explorer
Project Explorer hiển thị ở cửa sổ bên trái của giao diện VB Editor. Sẽ có những đối tượng được hiển thị tất cả và đang mở trên Excel. Trong đó Workbook hoặc add-in là một Project khi được mở. Mỗi một Project là đa dạng các bộ sưu tập của nhiều đối tượng.
Ngay trên giao diện có dấu + hiển thị ở ngay góc trái các đối tượng thì có thể sử dụng biểu tượng + để thực hiện thu gọn hoặc mở rộng các danh sách một cách đầy đủ và chất lượng nhất.
Một số đối tượng nổi bận là một phần của Project Explorer bao gồm:
Các đối tượng Workbook đang được mở
Với mỗi Workbook còn được gọi là Project gồm có những đối tượng sau đây:
- Đối tượng Worksheet: Hiển thị trong mỗi bảng tính Workbook
- Đối tượng ThisWorkbook: Là đại diện của Workbook
- Đối tượng Chartsheet: Hiển thị cho mỗi Sheet trong biểu đồ ( Tuy nhiên biểu đồ này không phổ biến trong bảng tính)
- Module: Được ngôn ngữ Macro tạo ra
Trong tất cả Add-in đang mở
Project Explorer là nơi phác thảo tất cả những đối tượng trên trang tính Excel. Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + R để mở Project Explorer trong Add – in. Bạn chỉ thao tác chọn biểu tượng đóng ở góc trên cùng ngay bên phải của giao diện để hoàn thành
Lưu ý: Đối với Project Explorer có thể viết, sao chép và dán mã trong cửa sổ mã. Để thực hiện mở cửa sổ mã chỉ cần nhấp đúp chuột vào biểu tượng đó để mở hộp thoại.
Cửa sổ Properties
Các thuộc tính của các mã đối tượng được người dùng lựa chọn sử dụng ngay trên cửa sổ Properties. Nếu không có Properties thì bạn thao tác mở bằng cách sử dụng F4 và truy cập vào tab View => Chọn Properties Window.
Trên cửa sổ Properties được gắn vào VB Editor. Đây là một dạng cửa sổ Pop-up. Cửa sổ này có thể thay đổi thuộc tính của các đối tượng mà bạn lựa chọn. Có thể ẩn bảng tính hoặc thay đổi các thuộc tính Visible được lựa chọn trong bảng tính.
Cửa sổ Immediate
Cửa sổ Immediate được sử dụng để gỡ các lỗi. Ngay trên cửa sổ Immediate bạn cần sử dụng lệnh Print.Debug ngay bên trong mã và sau đó bấm chạy mã. Ngay khi thực hiện các thao tác này bạn có thể gỡ mã lỗi và xác định lại vị trí mã bị lỗi.
Người dùng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + G hoặc truy cập vào Tab View sau đó chọn Immediate Window vì cửa sổ Immediate không hiển thị trên VB Editor.
Cách mở trình soạn thảo VBA trong Excel
Người dùng có thể sử dụng tab Developer để thực hiện mở các thao tác hiển thị thẻ Developer ngay trên thanh Ribbon.
Bước 1: Chọn mục Developer trên thanh Ribbon
Bước 2: Chọn Visual Basic trong nhóm Code
Trên màn hình sẽ hiển thị giao diện soạn thảo của VBA trên Excel.
Sử dụng Worksheet để mở trình soạn thảo trong Excel là cách mà khá ít người sử dụng. Tuy nhiên cách mở này rất đơn giản và nhanh gọn.
Bạn chỉ cần nhấn chuột phải chọn Tab Worksheet => Chọn View Code
Trên màn hình trang tính sẽ mở VB Editor và có sẽ hỗ trợ người dùng chuyển hướng đến cửa sổ cho đối tượng sử dụng bảng tính đó.
Một số ví dụ ứng dụng VBA trong công việc
Sau khi hiểu rõ chi tiết về VBA Excel là gì và những thành phần của nó thì không thể bỏ qua các ứng dụng hữu ích hỗ trợ người dùng của VBA. VBA có thể tạo ra chức năng đăng nhập tài khoản để mở File Excel. Với nhiều người sử File Excel của bạn sẽ có 1 tài khoản khác nhau và mỗi tài khoản đăng nhập đều có thể xem được các phần khác nhau trong File Excel.
VBA được ứng dụng vào trong công việc rất nhiều, cụ thể trong đó gồm có:
Ẩn, hiện các Sheet linh hoạt
Các File Excel thường có rất nhiều Sheet và khiến cho việc di chuyển giữa các Sheet thường khó khăn hơn. Thậm chí nhiều trường hợp còn khiến bạn mở nhầm Sheet trong quá trình thao tác sử dụng Excel/
Bạn có thể khắc phục bằng cách kết hợp các thao tác Chọn Sheet + Ẩn / hiện Sheet để linh hoạt hơn trong quá trình làm việc:
– Khi bạn làm việc với Sheet nào thì có mở ẩn Sheet đó ra
– Ẩn Sheet không sử dụng đến đi trong quá trình làm việc
Tự động hoá các báo cáo bằng VBA
Bạn có thể xử lý mọi rắc rối với Excel mà không cần phải sử dụng đến phần mềm khác. Đó chính là sử dụng chức năng Advanced Filter, đây là một công cụ trích lọc dữ liệu rất mạnh trong Excel. Chức năng này sẽ trở nên tự động hơn mỗi khi bạn thực hiện thay đổi các điều kiện báo cáo. Các kết quả sẽ được cập nhập lại theo điều kiện mới.
Tự động lọc danh sách không trùng
Sử dụng Advanced Filter, hay Remove Duplicates sẽ giúp bạn có thể lọc các danh sách không trùng bằng thể tự động hoá. Bạn có thể ghi lại các thao tác này bằng chức năng Record Macro của VBA.
Các đoạn mã code trong VBA sẽ được dễ dàng kiểm tra, chỉnh sửa. Chỉ cần với một cú Click chuột là bạn đã có thể thoải mái chạy đoạn mã danh sách đó. Các danh sách sẽ được tự động lọc bỏ hoàn toàn các giá trị trùng.
Tựng động thay đổi hình ảnh theo tên được chọn trong 1 danh sách
Nếu bạn sử dụng Excel để quản lý, thống kê dữ liệu dạng danh sách nhân sự cấp dưới và muốn thực hiện tra cứu thông tin của họ bao gồm các thông tin liên quan và hình ảnh.
Sử dụng VBA sẽ giúp bạn ngay khi chọn tên một nhân sự cấp dưới thì các thông tin liên quan đến họ sẽ được hiển thị đầy đủ.
Giảm bớt các công thức trong File Excel và giữ nguyên kết quả
Chỉ cần với vài đoạn Code cơ bản trong VBA là bạn đã có thể dễ dàng cắt giảm bớt các công thức. Các File Excel của bạn sẽ trở nên ngắn gọn và nhẹ hơn rất nhiều mà không làm thay đổi chức năng ban đầu của nó.
Trích xuất dữ liệu từ Excel ra PDF rút gọn các trang
Bạn có thể tự động giải quyết việc này. Với VBA những thao tác để in ấn, trích xuất hoặc lưu trữ dữ liệu hoàn toàn được thực hiện một cách tự động. Tất cả chỉ cần 1 cú click chuột.
Bạn không cần phải mất hàng giờ để trích xuất hoặc in ấn các tài liệu theo từng trang. Chỉ cần với một đoạn mã code và ra lệnh cho Excel tự động làm việc đó của bạn. Như vậy là bạn đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong quá trình sử dụng Excel mà vẫn mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Gộp nhiều File vào 1 file
Bạn có thể thực hiện Copy Paste vào từng File Excel. Tuy nhiên cách này rất tốn công và khiến cho bạn mất nhiều thời gian. Chỉ cần 1 nút bấm dữ liệu trong hàng trăm File Excel sẽ được tự động gộp vào 1 File Excel. Nhanh chóng, chính xác, tránh mất mát dữ liệu. Tuyệt vời phải không nào?
Tổng kết
Hy vọng bài viết vừa chia sẻ đến bạn toàn bộ những kiến thức về VBA Excel là gì. Ngoài ra những chia sẻ về ứng dụng VBA trong Excel và công việc và cách sử dụng các thành phần của VBA sẽ giúp bạn dễ dàng thao tác, sử dụng Excel chuyên nghiệp hơn.
Chúc bạn thành công!
