Môi trường công sở là một nơi mà bạn cần phải vận dụng nhiều kỹ năng kết hợp để giao tiếp, cống hiến làm và hoàn thành công việc. Đặc biệt trong đó là kỹ năng giao tiếp công sở góp phần quan trọng giúp bạn xây dựng các mối quan hệ, học tập và rèn luyện kỹ năng mềm của bản thân. Hãy cùng Box.edu tìm hiểu bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé!
Mục lục bài viết
Giao tiếp công sở là gì?
Giao tiếp công sở là tổng quan những cuộc trò chuyện có tính văn hoá giữa nhiều người với nhau. Có thể là nhân viên với nhân viên, nhân viên với quản lý, nhân viên với khách hàng.
Kỹ năng giao tiếp là một công cụ quan trọng góp phần xây dựng cuộc hành trình theo đuổi giấc mơ và mục tiêu. Dù là gia đình, khách hàng hay những người đồng nghiệp của bạn.
Kỹ năng giao tiếp công sở cũng là một trong những chìa khóa giúp bạn dễ dàng đi tới thành công. Vừa giúp rèn luyện bản thân, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp. Đặc biệt là với mọi người xung quanh và trau dồi thêm nhiều kiến thức hữu ích mới.
Nếu bạn muốn sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt thì cần phải có thái độ thân thiện, chân thành. Ngoài ra kỹ năng nói chuyện tự nhiên và luôn cởi mở khi giao tiếp với mọi người xung quanh. Hãy cho họ thấy bạn tôn trọng và yêu quý họ như thế nào. Chỉ cần sử dụng kết hợp cách hành vi, thái độ, lời nói và cách cư xử, hành động của mình thật nhuần nhuyễn và đúng chuẩn.
Đối với mỗi doanh nghiệp mà mỗi tổ chức đều có một nền văn hoá giao tiếp khác nhau. Có những doanh nghiệp không quá đề cao, coi trọng việc xây dựng văn hoá giao tiếp công sở. Hoặc có những doanh nghiệp lại rất chú trọng đến việc xây dựng môi trường và rèn luyện kỹ năng cho nhân viên.
Giao tiếp công sở là gì?
Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp công sở
Tạo mối quan hệ mới
Kỹ năng giao tiếp giúp bạn duy trì và xây dựng các mối quan hệ tại nơi làm việc. Khi bạn giao tiếp thành công và truyền tải được hiệu quả tâm tư và nguyện vọng của mình với những người xung quanh. Cùng với đó là sự thấu hiểu giữa các đồng nghiệp với nhau sẽ giúp thắt chặt tình cảm.
Ngoài ra giao tiếp nơi công sở còn giúp bạn dễ dàng cải thiện các mối quan hệ với đồng nghiệp. Ngay khi bạn biết hỗ trợ lẫn nhau, không thể hiện thái độ ganh tị và không đùn đẩy trách nhiệm. Nó sẽ khiến cho các mối quan hệ giữa sếp và nhân viên trở nên tốt đẹp hơn rất nhiều.
Dễ dàng đạt được thành công
Nếu bạn trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp nơi công sở tốt thì sẽ dễ dàng giúp bạn thể hiện rõ quan điểm của bản thân. Bản thân bạn còn học được cách lắng nghe và thông cảm cho người khác.
Bạn sẽ nói chuyện được với nhiều người hơn và thay đổi được góc nhìn của bản thân theo chiều hướng tích cực. Nhờ vậy mà bạn có thể xây dựng được tình cảm với đồng nghiệp và nhận được sự ủng hộ nhiệt tình từ họ.
Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp công sở
Tự tin hơn
Với mỗi cá nhân chỉ cần rèn luyện kỹ năng giao tiếp tốt và mang đến sự tự tin cho bản thân. Sự tự tin sẽ giúp cho bản thân bạn phát triển toàn diện và nắm bắt được nhiều cơ hội trong cuộc sống. Với tinh thần làm việc tích cực và luôn tràn đầy năng lượng.
Đặc trưng của môi trường công sở
Môi trường làm việc nơi công sở rất khác so với những môi trường học tập, giao tiếp thông thường. Môi trường này có những đặc trưng riêng luôn có các vấn đề giao tiếp trong doanh nghiệp bạn có thể dễ dàng hoàn thiện việc giao tiếp tuỳ vào từng hoàn cảnh.
Với điểm xuất phát của mỗi người khác nhau và cả về trình độ chuyên môn, tuổi tác và kinh nghiệm cũng vậy. Chính vì thế mà không có một chuẩn mực nào cả. Dù là người nhỏ tuổi cũng có thể quản lý những người lớn tuổi hơn vì họ có năng lực và giỏi hơn.
Mỗi người cũng có tính cách khác nhau. Dù bạn chẳng kiếm được ai hợp với mình nhưng vì công việc bản thân bạn vẫn phải kết nối với họ. Vì thế bạn cần phải học cách làm hài hòa thay vì né tránh và bảo thủ.
Đặc trưng của môi trường công sở
Môi trường làm việc ở công sở cũng có nhiều cấp bậc khác nhau. Vì thế để giao tiếp phù hợp. Bản thân bạn cần phải có sự khéo léo và điều chỉnh mức độ giao tiếp phù hợp.
Bản thân bạn cần phải chịu trách nhiệm và gánh vác những trọng trách của mình. Tuy nhiên vẫn cần phải biết gắn kết và giữ khoảng cách an toàn với mọi người xung quanh.
Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp nơi công sở
Khéo léo
Bạn nên nhớ, cấp trên là những người sở hữu kỹ năng giao tiếp cư xử khôn khéo và có chọn lọc. Ở bất kỳ tình huống nào bạn cũng cần phải biết cách giao tiếp với họ.
Cần phải giữ một thái độ hoà nhã và khéo léo nhất. Đặc biệt là khi bạn muốn trình bày quan điểm và đề cập đến những vấn đề xung quanh công việc của mình.
Bản thân bạn cần phải sử dụng giọng điệu lễ phép để nói chuyện với các cấp trên của mình. Nên sử dụng những từ ngữ lễ phép, nhãn nhặn. Với các trường hợp cần phải trình bày quan điểm cá nhân thì cần phải làm rõ vấn đề và nhẹ nhàng giải quyết. Tuyệt đối không được tranh cãi và bày tỏ thái độ thái quá.
Tôn trọng đồng nghiệp
Trong môi trường công sở, đồng nghiệp là những người sẽ giúp đỡ bạn trong công việc. Nếu bản thân bạn biết vận dụng kỹ năng này thì đây sẽ là hậu phương vững chắc giúp bạn xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp hơn.
Tôn trọng đồng nghiệp
Cần phải thường xuyên nói chuyện với các đồng nghiệp. Đề từ đó tạo sự hợp tác và tôn trọng họ hơn. Việc tôn trọng cũng sẽ giúp bạn xóa bỏ các khoảng cách. Bản thân cần phải biết kéo mọi người gần nhau hơn. Bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp, chân thành và được mọi người quý trọng.
Tuyệt đối không được có những thái độ khinh khỉnh, không tôn trọng sếp. Cần phải điều điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến hình ảnh của bạn trong mắt sếp và đồng nghiệp của mình.
Tích cực lắng nghe
Hãy lắng nghe những ý kiến một cách tích cực. Đặc biệt là những đánh giá, ý kiến của những người hay phàn nàn. Những người này sẽ giúp cho bạn biết bạn nên sửa đổi những gì. Từ những chỉ trích đó cũng sẽ giúp bạn tìm ra được phương hướng giải quyết phù hợp. Bản thân bạn cần phải biết thay đổi và điều chỉnh cho mọi chuyện suôn sẻ hơn.
Bày tỏ lời khen ngợi với đồng nghiệp
Trong công việc, nếu những đồng nghiệp khác làm tốt đầu việc của họ thì bạn đừng tỏ ra ganh ghét. Cũng tuyệt đối không được nói ra những lời mỉa mai. Nó sẽ khiến cho bạn cảm thấy bản thân mình cần làm tốt hơn để nhận lại được lời khen ngợi.
Hãy dành cho họ những lời khen khích lệ chân thành và cùng chia sẻ niềm vui với nhau. Như vậy mối quan hệ giữa bạn và các đồng nghiệp sẽ được duy trì lâu dài hơn.
Không tụ tập nói xấu
Những lời đồn thổi, bịa đặt, nói xấu đồng nghiệp hoặc cấp trên. Đó là một thói quen xấu khiến bạn bị mất điểm trong mắt những người xung quanh. Đó là một điều tối kỵ bạn cần tránh trong giao tiếp công sở.
Điều này sẽ khiến cho bạn bị mất đi sự tin cậy và làm xấu hình ảnh của bản thân trong mắt người khác. Dù bản thân bạn có thích hay không thích ai thì cũng không được phép để hành động này xảy ra.
Càng không được kéo phe, nói xấu và tẩy chay họ. Điều này chỉ khiến cho bạn bị gán là người thích thị phi, thiếu chuyên nghiệp. Nếu có vấn đề nào khiến bạn thấy bất công, bất đồng thì cần phải biết góp ý tích cực để giúp họ trở nên tốt đẹp hơn.
Luôn luôn biết giúp đỡ
Hãy xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đồng nghiệp của bạn. Đừng ngần ngại mở lòng với họ. Đặc biệt là khi họ cần sự giúp đỡ của bạn.
Đây sẽ là cơ hội để bạn giúp đỡ, duy trì mối quan hệ và thân thiết với họ hơn. Nếu sau này bạn cần sự giúp đỡ thì họ sẽ luôn sẵn sàng để đền đáp lại bạn. Thậm chí bạn còn có thể nhận được nhiều hơn so với những gì bạn đã giúp đỡ trước đó.
Luôn luôn biết giúp đỡ
Tích cực tham gia các hoạt động nhóm
Bản thân bạn cần phải biết gắn kết, giao lưu và trao đổi với những người đồng nghiệp trong công ty. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng giải quyết các công việc, xây dựng mối quan hệ với mọi người xung quanh.
Đừng tự ý khép mình lại như hạn chế tham gia các buổi họp và tiếp xúc xã giao. Nếu như bạn có suy nghĩ buổi họp này không phù hợp với bạn và khiến bạn bị cô lập thì hãy gạt bỏ nó đi.
Hãy biết sắp xếp thời gian của bản thân để tham gia những sự kiện của công ty. Chăm chỉ khám phá những điều mới mẻ và hữu ích cho công việc của bạn.
Giữ liên lạc với đồng nghiệp
Hãy nhớ thường xuyên liên lạc với các đồng nghiệp của mình. Hãy chủ động xin số điện thoại, tài khoản mạng xã hội, email,… để có thể tưởng tác và liên lạc với bạn.
Ngoài những thứ liên quan đến công việc bạn có thể trao đổi thêm những thông tin về cuộc sống, cá nhân của họ để hiểu nhau hơn. Nếu không thường xuyên liên lạc thì việc có sẵn thông tin này sẽ giúp bạn chủ động tìm kiếm đồng nghiệp giúp đỡ khi có việc cần thiết.
Đa dạng chủ đề giao tiếp
Hãy khiến cho buổi làm việc của bạn không bị nhàm chán. Sau những giờ làm việc, cống hiến bạn có thể tạo ra những buổi nói chuyện mang tính xã giao hoặc lựa chọn chủ đề trò chuyện vui vẻ. Nó sẽ giúp bạn và đồng nghiệp giải tỏa căng thẳng, mệt mỏi và tỉnh táo hơn.
Hoặc bạn có thể lựa chọn những chủ đề về các kiến thức liên quan đến công việc của bản thân. Điều này sẽ giúp cho bạn trau dồi thêm kiến thức và trình độ chuyên môn đấy nhé!
Tuy nhiên bản thân bạn không nhất thiết phải biết tất tần tật mọi thứ. Đừng ngần ngại thử sức bản thân với những chủ đề “bạn chẳng biết gì về nó”. Điều đó sẽ mang lại hiệu quả bất ngờ đấy nhé!
Giữ không khí vui vẻ trong lúc làm việc
Bạn là một nhân viên văn phòng hay quản lý cấp cao thì cần phải biết duy trì không khí thoải mái. Cần phải thân thiện ở nơi làm việc và với những người xung quanh.
Ở bất kỳ môi trường làm việc nào cũng có những áp lực riêng. Bản thân bạn cần phải biết thích ứng và tìm cho mình giải pháp thư giãn, giải tỏa.
Tuy nhiên bạn cũng cần phải biết lồng ghép kỹ năng giao tiếp công sở vào. Điều đó sẽ khiến cho bạn tránh gây ảnh hưởng đến người khác. Hoặc xảy ra những tình huống hiểu lầm về sự châm biếng và gây áp lực cho đối phương.
Giữ bí mật
Nhiều người thường xuyên mắc phải sai lầm giao tiếp nơi công sở đó là không biết cách giữ bí mật. Đừng bao giờ kể những bí mật, bàn tán, nói xấu sau lưng ai đó. Điều đó là một hành động xấu và có thể gây ảnh hưởng đến hình ảnh của bạn.
Giữ bí mật
Nếu ai đó tin tưởng bạn và kể cho bạn những bí mật về cuộc sống. Đặc biệt là trong công việc của họ cho bạn. Mà bạn lại đi kể cho người khác, làm lộ bí mật. Thì đó là một hành không nên.
Hãy giữ thông tin đó cho riêng bạn. Ngoài ra bạn có thể chia sẻ, đưa ra lời khuyên cho họ. Điều đó là sự giúp đỡ lớn đối với họ tại thời điểm đó. Đừng để bản thân mất đi sự uy tín chỉ vì một chút “lỡ miệng”.
Không “Tán gẫu”
Cần phải hạn chế tán gẫu những chuyện không cần thiết. Đặc biệt là lúc rảnh rỗi. Đừng quá lạm dụng chúng.
Nếu đồng nghiệp hoặc cấp trên của bạn biết điều đó sẽ có cái nhìn không hay về bạn. Thậm chí họ sẽ ngán ngẩm và “chán” chẳng muốn nói chuyện với bạn. Nếu bạn cảm thấy bản thân thừa thời gian thì hãy rèn luyện lại bản thân hoặc tích cực đóng góp vào công việc để hoàn thiện bản thân.
Nói cảm ơn khi nhận được sự giúp đỡ
Khi bạn nhận được phân công công việc mới từ cấp trên và cần phải hoàn thành. Tuy nhiên trong quá trình triển khai bạn nhận được sự giúp đỡ từ đồng nghiệp hoặc cấp trên. Hãy biết cảm ơn họ vì sự giúp đỡ nhiệt tình đó. Đó là một kỹ năng giao tiếp công sở cơ bản bạn cần phải biết và thực hành.
Bạn có thể cảm ơn họ bằng những lời nói chân thành, cử chỉ kính trọng hoặc đôi khi là những món quà nhỏ cảm ơn. Như vậy đồng nghiệp sẽ cảm thấy bạn là một người xứng đáng
Đề xuất ý kiến theo hướng tích cực
Nếu bạn phải làm việc nhóm hoặc tham gia các buổi họp thì bản thân bạn cũng sẽ có quyền được phản bác và đề xuất những ý kiến của bản thân.
Một số trường hợp phản bác sẽ gây khó chịu cho người đưa ra ý kiến. Bạn cần phải điều chỉnh những ý kiến đó phù hợp và lựa chọn ý kiến có lợi cho công ty của mình.
Cần chú trọng đến thái độ và giọng điệu của bản thân. Điều chỉnh thái độ từ tốn chính là cách giao tiếp khôn khéo. Phân tích rõ ràng những lợi ích tích cực bạn có thể đề xuất ngay tại thời điểm đó.
Kỹ năng giao tiếp nơi công sở với cấp dưới
Lắng nghe, thấu hiểu
Bạn nên hiểu, trong công ty của bạn người lãnh có kỹ năng giao tiếp không kém phần quan trọng so với các kỹ năng giao tiếp thông thường. Vì thế nếu bạn tìm hiểu sâu về nghĩa của các từ thì bạn sẽ hiểu chữ nghe trong tiếng Hàn có 5 nghĩa: nhất, nhĩ, nhãn, tâm, vương.
Khi giao tiếp, người nghe cần xem người nói là duy nhất. Không chỉ sử dụng mỗi tai để nghe mà còn phải sử dụng tâm để cảm nhận. Như vậy mới có thể hiểu được tất cả ẩn ý trong lời nói.
Đặc biệt với một nhà lãnh đạo hoặc quản lý cấp trên của mình cần phải có kỹ năng lắng nghe và giao tiếp công sở đỉnh cao. Như vậy họ mới dễ dàng nhận được sự tôn trọng của nhiều người.
Và khi bạn lắng nghe một cách chân thành thì bạn sẽ dễ dàng thấu hiểu được những câu chuyện xung quanh cuộc sống nhân viên của mình. Hãy tạo nên sự gắn kết, thân mật để gần gũi hơn với cấp dưới của mình. Như vậy bạn sẽ học được cách hiểu cấp dưới và biết cách dùng người chuẩn xác tương ứng với từng vị trí công việc.
Khen ngợi, khích lệ
Hãy có những lời khen chân thành đối với nhân sự của mình. Như vậy nó sẽ có tác dụng động viên và khuyến khích nhân viên cấp dưới của mình. Như vậy họ sẽ cảm thấy phần khởi và có tinh thần hăng hái trong công việc. Bên cạnh đó những lời khen, khích lệ cũng giúp họ tự tin hơn với bản thân và tự tin với năng lực của mình.
Khen ngợi, khích lệ
Ví dụ trong một cuộc họp diễn ra vào cuối ngày tại công ty. Bên phía lãnh đạo đã dành lời khen cho anh Nguyễn Văn A:
” Hôm nay A đã làm rất tốt trong việc đàm phán với đối tác khó tính nhất của công ty chúng ta. Hãy cho A một tràng vỗ tay để tuyên dương em ấy! Anh rất mong em sẽ phát huy hơn nữa khả năng đàm phán của mình nhé. Và chắc chắn sẽ có phần thưởng nóng cho em rồi.”
Quả thực đây là một lời khen giúp cho anh A cảm thấy những nỗ lực, công sức mình bỏ ra, phấn đấu đã được công ty ghi nhận. Và phương án giải quyết đó hoàn toàn hợp lý.
Bạn thấy đấy, kỹ năng giao tiếp công sở của người lãnh đạo vô cùng quan trọng. Và người lãnh đạo thành công là người sở hữu kỹ năng giao tiếp khéo léo. Điều này giúp gắn kết nhân viên với công ty và đưa công ty cùng phát triển.
Trong các trường hợp ứng xử với cấp dưới thì người lãnh đạo cần biết sử dụng lời khen và giữ thái độ chuẩn mực. Với người lãnh đạo tuyệt đối không nên ra lệnh với cấp dưới.
Ví dụ một người giám đốc không nên nói với cô lao công:
“Này, cô lại đây lau sạch vết cafe tôi vừa làm đổ ngay!”
Hãy nhẹ nhàng nói chuyện theo cách sau:
“Chị có thể giúp tôi làm sạch chỗ cafe vừa đổ ra sàng được chứ?”
Đó chính là kỹ năng giao tiếp mà người quản lý cần phải có. Hãy làm cho cấp dưới của mình cảm thấy được tôn trọng. Khi họ biết mình quan trọng và được tôn trọng thì sẽ cảm thấy vui vẻ và hợp tác hoàn thành công việc được giao.
Kỹ năng giao tiếp nơi công sở với người ngang cấp
Kỹ năng giao tiếp công sở giữa các nhân viên ngang cấp với nhau cũng vô cùng quan trọng. Bởi vì trong môi trường này họ là những người bạn sẽ đồng hành cùng bạn trong nhiều nhiệm vụ.
Đặc biệt là với những đồng nghiệp cùng chuyên môn với bạn hoặc cùng phòng ban. Họ sẽ là người tiếp xúc thường xuyên và nhiều nhất. Bạn cần phải luôn luôn thân thiện, hòa đồng, vui vẻ với họ.
Cùng với đó bạn cần phải khiêm tốn và tuyệt đối không nên thể hiện bản thân quá mức. Như vậy sẽ làm cho đối phương cảm thấy bạn “khác biệt”.
Hãy luôn luôn tôn trọng và giúp đỡ họ trong công việc. Dù trong công việc, cuộc sống đời tư. Điều này sẽ giúp cho bạn chiếm được cảm tình của họ và trở nên thân thiết.
Tổng kết
Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết đã giúp bạn trang bị đầy đủ kỹ năng giao tiếp công sở. Hãy thường xuyên luyện tập kỹ năng này hàng ngày hoặc đăng ký tham gia khoá học kỹ năng giao tiếp để hoàn thiện bản thân và cũng là tiền để để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới của bạn.
Chúc bạn thành công!
